Modderrun organiseren: checklist en planning

Een modderrun vraagt meer voorbereiding dan alleen obstakels en modderbakken klaarzetten. Leg eerst datum, parcours, terrein en vergunningen vast; regel daarna inschrijvingen, verzekering, verkeersmaatregelen en vrijwilligers. In de laatste week draait alles om startnummers, routekaarten, materiaal, terreinmarkering en de weersverwachting. Met deze checklist zie je wat je op welk moment moet regelen en welke zaken vaak pas op de ochtend zelf worden gemist.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en parcours vastleggen
2 personen
Vergunningen controleren
Terreininspectie uitvoeren
2 personen
Obstakelroute uitzetten
3 personen
Reserveringen maken
Verzekering controleren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Inschrijfformulier openen
Vrijwilligers werven
2 personen
Verkeersplan uitwerken
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Startvakken bepalen
2 personen
Routekaarten afdrukken
Deelnemerslijst controleren
2 personen
Startnummers voorbereiden
2 personen
Materiaalvoorraad controleren
2 personen
Boodschappenlijst afronden
Boodschappen doen
3 personen
Startnummers sorteren
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Weersverwachting controleren

Event

Terrein markeren
4 personen
Obstakels opbouwen
6 personen
Modderbakken vullen
4 personen
Start- en finishboog plaatsen
3 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Incheckbalie inrichten
2 personen
EHBO-punt inrichten
2 personen
Geluidsinstallatie plaatsen
2 personen
Verlichting plaatsen
3 personen
Routeborden plaatsen
4 personen
Waterpunten klaarzetten
3 personen
Dranken klaarzetten
3 personen
Hapjes klaarzetten
3 personen
Startpakketten klaarleggen
3 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen
Deelnemers ontvangen
4 personen
Startnummers uitdelen
4 personen
Bagage innemen
2 personen
Startuitleg geven
2 personen
Deelnemers laten starten
4 personen
Obstakels bemannen
10 personen
Route bewaken
8 personen
Deelnemers registreren
2 personen
Tijden registreren
3 personen
Water uitdelen
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
EHBO ondersteunen
2 personen
Finishers registreren
3 personen
Medaille-uitreiking verzorgen
3 personen
Kleding en bagage uitgeven
2 personen
Publiek informeren
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Muziek en omroep verzorgen
2 personen
Avondverlichting inschakelen
2 personen
Laatste deelnemers begeleiden
4 personen
Finish sluiten
3 personen
Catering afronden
3 personen

Nazorg

Obstakels afbreken
6 personen
Terrein grof schoonmaken
5 personen
Tenten afbreken
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Verlichting afbouwen
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoon opleveren
4 personen
Materialen sorteren
3 personen
Materialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen verwerken
Uitslagen publiceren
Deelnemersbericht versturen
Foto's delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 40
Biertafelsaantal 6
Kledingrekkenaantal 4
Transportbakkenaantal 12

Sportmateriaal

Start- en finishboog
Obstakelblokkenaantal 12
Touwladdersaantal 4
Klimnettenaantal 3
Houten palenaantal 30
Modderbakkenaantal 4
Rubberen mattenaantal 20
Medaillelintenaantal 250
Startnummersaantal 250
Tijdregistratiechipsaantal 250
Medaillehoudersaantal 250
Stopwatchesaantal 6
Fluitjesaantal 20
Routevlaggenaantal 80
Pionnenaantal 80
Dranghekkenaantal 30
Afzetlintrollenaantal 12
Routebordenaantal 25
Informatiebordenaantal 8

Apparatuur

Mobiele geluidsset
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 8

Verlichting

Bouwlampenaantal 8
LED-lichtslingersaantal 6
Hoofdlampenaantal 12

Servies

Herbruikbare drinkbekersaantal 300
Herbruikbare bordenaantal 200
Herbruikbaar bestekaantal 250
Koffiekopjesaantal 60

Keuken

Koelboxenaantal 8
Waterkannenaantal 12
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 8
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Afvalbakkenaantal 12

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 6
Bezemsaantal 6
Vuilgrijpersaantal 4
Dweilenaantal 6
Droogrekkenaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 3
Reddingsdekensaantal 20
Veiligheidshesjesaantal 30
Werkhandschoenenaantal 30
Zaklampenaantal 10

Communicatie

Portofoonsaantal 12
Megafonenaantal 3
Klembordenaantal 8
Pennenaantal 30
Regelboekenaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de terreininspectie vóór je de obstakelroute uitzet. Controleer ondergrond, waterafvoer en bereikbaarheid en markeer daarna de route met houten palen, routevlaggen, pionnen en afzetlint.
Wacht niet met vrijwilligers werven tot de inschrijvingen sluiten. Deel functies vooraf in voor startvakken, obstakels, verkeerspunten, registratie en finish, zodat je op de dag zelf geen open posten hebt.
Maak startnummers en tijdregistratiechips uiterlijk de dag vóór de run per startvak klaar. Leg ook routekaarten, fluitjes en stopwatches op vaste uitgiftepunten; zoeken naar klein materiaal kost tijdens de start direct tijd.
Controleer naast obstakels ook de infrastructuur. Partytenten, klaptafels, kledingrekken en transportbakken moeten droog en logisch geplaatst zijn, terwijl verlengkabels en stekkerdozen buiten het modder- en watertraject blijven.
Bekijk de weersverwachting opnieuw in de laatste 24 uur. Pas waar nodig de terreinmarkering, kledinginname, drankenkoeling en opstelling van rubberen matten aan; juist deze aanpassingen worden vaak te laat geregeld.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een modderrun organiseren?: Begin bij voorkeur minimaal 8 tot 12 weken vooraf. Vergunningen, verzekering, terreinreservering, verkeersplan en vrijwilligersindeling kunnen meerdere weken kosten; het parcours en de materiaalvoorraad controleer je uiterlijk 2 weken voor de run.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een modderrun?: Dat hangt af van het aantal deelnemers en obstakels, maar plan voor elk bemand obstakel minimaal 2 vrijwilligers en daarnaast mensen voor registratie, start, finish en verkeer. Maak de indeling uiterlijk 1 week vooraf en houd enkele reservekrachten achter de hand.
Wanneer moet ik de startnummers en routekaarten klaarmaken?: Druk de routekaarten en controleer de deelnemerslijst 2 tot 3 dagen vooraf. Sorteer startnummers en tijdregistratiechips per startvak uiterlijk de avond vóór de modderrun, zodat de registratie op de dag zelf vlot verloopt.
Wat moet ik de dag voor een modderrun controleren?: Controleer dan de weersverwachting, materiaalvoorraad, terreinmarkering, geluidsset, stroomvoorziening en gekoelde dranken. Loop het volledige parcours nog één keer na en zet routeborden, pionnen en dranghekken klaar voordat de deelnemers arriveren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.