Zo organiseer je een militaire loop
Een militaire loop vraagt meer voorbereiding dan alleen een route uitzetten en deelnemers laten starten. Leg eerst datum, parcours, vergunning en start- en finishlocatie vast. Daarna regel je inschrijving, vrijwilligers, veiligheid en de praktische inrichting van het terrein. Deelnemers moeten vooraf duidelijke informatie krijgen over route, starttijd en medische gegevens. Op de dag zelf draait alles om een gecontroleerde opbouw, zichtbare verkeersposten en voldoende tijd voor een laatste routecontrole.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en parcours vastleggen
2 personen
- 2
Parcoursvergunning aanvragen
- 3
Start- en finishlocatie reserveren
- 4
Toiletten reserveren
- 5
Veiligheidsplan opstellen
2 personen
- 6
Verkeersposten indelen
2 personen
- 7
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 8
Inschrijfformulier openen
- 9
Vrijwilligers werven
2 personen
- 10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 11
Dieetwensen verzamelen
- 12
Startnummers en deelnemerslijst maken
2 personen
- 13
Routebordjes voorbereiden
2 personen
- 14
Vrijwilligersrooster maken
- 15
Deelnemersinformatie versturen
- 16
Medische contactgegevens controleren
- 17
Boodschappen doen
3 personen
- 18
Startnummers sorteren
2 personen
- 19
Dranken koelen
2 personen
- 20
Route controleren
3 personen
Event
- 21
Terrein uitzetten
6 personen
- 22
Partytenten opbouwen
6 personen
- 23
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
- 24
Inschrijfbalie inrichten
3 personen
- 25
Waterposten opbouwen
4 personen
- 26
EHBO-materiaal klaarzetten
2 personen
- 27
Routepijlen plaatsen
6 personen
- 28
Verkeersposten bemannen
12 personen
- 29
Deelnemers aanmelden
4 personen
- 30
Startnummers uitdelen
3 personen
- 31
Bagage innemen
3 personen
- 32
Deelnemersbriefing geven
2 personen
- 33
Warming-up begeleiden
2 personen
- 34
Startschot geven
2 personen
- 35
Finishregistratie uitvoeren
4 personen
- 36
Medaillepost bemannen
3 personen
- 37
Dranken bijvullen
3 personen
- 38
Fruit en snacks uitdelen
3 personen
- 39
Warme maaltijd serveren
5 personen
- 40
Uitslagen publiceren
2 personen
- 41
Prijzen uitreiken
3 personen
- 42
Gevonden voorwerpen verzamelen
Nazorg
- 43
Routebordjes verwijderen
5 personen
- 44
Verkeersmaterialen verwijderen
4 personen
- 45
Tenten en meubilair afbreken
6 personen
- 46
Afval verzamelen
4 personen
- 47
Servies afwassen
3 personen
- 48
Terrein schoonmaken
4 personen
- 49
Materialen inventariseren
2 personen
- 50
Geleende materialen retourneren
2 personen
- 51
Deelnemersbedankje versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Klaptafelsaantal 10
- Klapstoelenaantal 30
- Biertafelsetsaantal 8
- Kledingrekkenaantal 2
Sportmateriaal
- Startnummersaantal 300
- Veiligheidsspeldenaantal 700
- Finishermedaillesaantal 300
- Start- en finishlintenaantal 4
- Routepijlenaantal 40
- Kilometermarkeringenaantal 10
- Verkeerskegelsaantal 60
- Dranghekkenaantal 20
- Waarschuwingsvestenaantal 20
- Stopbordenaantal 12
- Fluitjesaantal 20
- Startpistool
- Borstels en pionnenaantal 10
Apparatuur
- Megafoonaantal 2
- Draadloze microfoon
- Luidsprekeraantal 2
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Powerbanksaantal 6
- Stopwatchesaantal 6
- Laptopsaantal 2
- Mobiele telefoonsaantal 6
- Koelboxenaantal 8
- EHBO-koffersaantal 3
- AED
- Portofoonsaantal 12
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 400
- Bordenaantal 300
- Besteksetsaantal 300
- Koffiekopjesaantal 100
- Serveerbladenaantal 10
Keuken
- Thermoskannenaantal 6
- Waterkannenaantal 12
- Schenktangenaantal 8
- Snijplankenaantal 4
- Koksmessenaantal 4
- Warmhoudbakkenaantal 6
- Opscheplepelsaantal 8
- Handschoenenaantal 20
Verlichting
- Bouwlampenaantal 6
- Lichtslangenaantal 4
Decoratie
- Bannersaantal 8
- Vlaggenaantal 20
- Podiumdelenaantal 4
- Prijstrofeeënaantal 12
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 12
- Bezemsetsaantal 4
- Dweilsetsaantal 3
- Toiletpapierhoudersaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Begin 8 tot 12 weken vooraf met datum, parcours en vergunning. Reserveer tegelijk de start- en finishlocatie en de toiletten; die worden vaak vergeten wanneer eerst alleen naar de route wordt gekeken.
- Maak het veiligheidsplan uiterlijk 4 weken voor de loop. Verdeel daarna de verkeersposten, waarschuwingsvesten, stopborden en dranghekken per punt, zodat iedere vrijwilliger weet waar hij moet staan en wat hij nodig heeft.
- Sluit de inschrijving 5 tot 7 dagen voor de start en verwerk daarna dieetwensen, medische contactgegevens, startnummers en de deelnemerslijst. Verstuur de deelnemersinformatie minimaal 3 dagen vooraf, inclusief starttijd, route en praktische instructies.
- Plan de opbouw op de wedstrijddag minstens 3 uur voor de start. Zet eerst terrein, start- en finishlinten en routepijlen uit; bouw daarna de inschrijfbalie, partytenten en waterposten op.
- Reserveer voor de laatste routecontrole 60 tot 90 minuten vóór de start. Controleer dan niet alleen routepijlen en kilometermarkeringen, maar ook verkeersposten, bereikbaarheid met mobiele telefoons en de werking van megafoon, luidspreker en draadloze microfoon.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een militaire loop organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Een parcoursvergunning, start- en finishlocatie, toiletten en vrijwilligers vragen vaak meer doorlooptijd dan verwacht. Plan de definitieve veiligheidscontrole uiterlijk 1 week voor de loop.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een militaire loop?
- Reken minimaal op één vrijwilliger per verkeerspost en daarnaast op mensen voor inschrijving, waterposten, start en finish. Maak het rooster 2 tot 3 weken vooraf en houd per onderdeel minstens één reserve achter de hand.
- Wanneer stuur je de deelnemersinformatie voor een militaire loop?
- Stuur de informatie minimaal 3 dagen voor de start. Vermeld daarin de starttijd, locatie, route, bereikbaarheid, wat deelnemers zelf meenemen en hoe zij contact opnemen bij medische of praktische problemen.
- Wanneer zet je een militaire loop op de wedstrijddag klaar?
- Start de opbouw minstens 3 uur voor de eerste start. Reserveer de laatste 60 tot 90 minuten voor terrein- en routecontrole, het sorteren van startnummers, het koelen van dranken en het testen van de geluidsapparatuur.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!