Zo organiseer je een lotgenotenweekend

Een lotgenotenweekend vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en een locatie. Je stemt persoonlijke behoeften, slaapplaatsen, vervoer en begeleiding vooraf op elkaar af. Begin met de deelnemerslijst en verzamel meteen dieetwensen, toegankelijkheidswensen en noodcontacten. Bevestig daarna de locatie, maak de kamerindeling en werk het programma uit. In de laatste dagen draait alles om communicatie, boodschappen, materialen en een rustige ontvangst.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Deelnemerslijst opstellen
2 personen
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldingen verwerken
2 personen
4
Dieetwensen verzamelen
5
Toegankelijkheidswensen verzamelen
6
Noodcontacten registreren
2 personen
7
Reservering locatie bevestigen
8
Slaapkamerindeling maken
2 personen
9
Programma definitief maken
3 personen
10
Begeleiders indelen
2 personen
11
Vervoersbehoeften inventariseren
2 personen
12
Welkomstpakket samenstellen
3 personen
13
Gesprekskaarten voorbereiden
2 personen
14
Creatieve materialen sorteren
2 personen
15
Muzieklijst samenstellen
16
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
17
Boodschappenlijst controleren
2 personen
18
Boodschappen doen
3 personen
19
Dranken koelen
2 personen
20
Welkomstpakketten klaarzetten
2 personen
21
Locatiesleutels ophalen
22
Ruimtes ventileren
2 personen
23
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
24
Slaapkamers gereedmaken
3 personen
25
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
26
Versiering ophangen
2 personen
27
Techniek testen
2 personen
28
Lunchbuffet voorbereiden
3 personen
29
Rustruimte inrichten
2 personen

Event

30
Registratiebalie bemannen
2 personen
31
Deelnemers welkom heten
3 personen
32
Welkomstpakketten uitdelen
2 personen
33
Koffie en thee serveren
2 personen
34
Kennismakingsronde begeleiden
3 personen
35
Dranken bijvullen
2 personen
36
Gespreksgroep begeleiden
3 personen
37
Dinerbuffet uitserveren
4 personen
38
Dieetmaaltijden uitgeven
2 personen
39
Avondprogramma begeleiden
3 personen
40
Late snack klaarzetten
2 personen
41
Rustruimte controleren
42
Avondafsluiting begeleiden
2 personen
43
Ontbijtbuffet voorbereiden
3 personen
44
Ontbijt serveren
3 personen
45
Ochtendwandeling begeleiden
3 personen
46
Creatieve workshop begeleiden
3 personen
47
Dranken bijvullen
2 personen
48
Lunchbuffet serveren
4 personen
49
Pauzeruimte bijvullen
2 personen
50
Verdiepende gespreksgroep begeleiden
3 personen
51
Pauzesnacks serveren
2 personen
52
Vrije ontmoetingsruimte begeleiden
2 personen
53
Diner voorbereiden
4 personen
54
Diner serveren
4 personen
55
Slotronde begeleiden
3 personen
56
Vertrektijd toelichten
2 personen
57
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

58
Ontbijtresten verpakken
2 personen
59
Servies afwassen
3 personen
60
Afval verzamelen
2 personen
61
Ruimtes schoonmaken
4 personen
62
Slaapkamers controleren
2 personen
63
Decoratie verwijderen
2 personen
64
Materialen inpakken
3 personen
65
Geleende spullen retourneren
2 personen
66
Gevonden voorwerpen afhandelen
67
Deelnemersbedankje versturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 40
Loungefauteuilsaantal 8
Kapstokkenaantal 3
Kledinghangersaantal 40
Tafellinnenaantal 8

Servies

Bordenaantal 50
Diepe bordenaantal 50
Kommenaantal 50
Mokkenaantal 50
Waterglazenaantal 50
Wijnglazenaantal 40
Vorkenaantal 50
Messenaantal 50
Lepelsaantal 50
Opscheplepelsaantal 10

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Mengkommenaantal 6
Serveerschalenaantal 10
Serveerschalen met dekselaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Snijplankmattenaantal 2

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 2
Microfoon
Beamer
Projectiescherm
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadkabelsaantal 6

Decoratie

Welkomstbord
Naamkaartjesaantal 45
Tafeldecoratiesaantal 8
Slingeraantal 6
Kussensaantal 12
Dekensaantal 8
Fotolijstjesaantal 6

Verlichting

Sfeerverlichtingaantal 4
Tafellampenaantal 6
Nachtlampjesaantal 12

Sportmateriaal

Wandelstokkenaantal 6
Yogamattenaantal 12
Lichte stretchbandenaantal 12

Catering

Welkomstmappenaantal 40
Notitieboekjesaantal 40
Balpennenaantal 50
Gesprekskaartenaantal 40
Kleurpotlodenaantal 40
Tekenpapieraantal 100
Flip-overaantal 2
Flip-overstiftenaantal 12
Pennenbakjesaantal 4
Boodschappen

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Stoffer en blikaantal 3
Vuilnisbakkenaantal 6
Wasmandenaantal 4
Handzeepdispensersaantal 6

Tips

Verzamel bij de aanmelding meteen dieetwensen, toegankelijkheidswensen, vervoersbehoeften en een noodcontact. Stuur deelnemersinformatie uiterlijk 7 dagen vooraf, zodat ontbrekende gegevens nog kunnen worden aangevuld.
Maak de slaapkamerindeling pas definitief nadat je alle toegankelijkheids- en slaapwensen hebt gecontroleerd. Deel de indeling uiterlijk 3 dagen vooraf, samen met informatie over aankomst en vertrek.
Plan naast inhoudelijke gesprekken ook rustmomenten. Zet gesprekskaarten, creatieve materialen en muziek vooraf per onderdeel klaar, zodat begeleiders tijdens het weekend niet hoeven te zoeken.
Controleer de boodschappenlijst aan de hand van het definitieve aantal deelnemers en dieetwensen. Koel dranken uiterlijk 2 uur voor ontvangst en gebruik waterkannen, thermoskannen en serveerschalen om bijvullen tijdens gesprekken te beperken.
Bereid de locatie in vaste volgorde voor: haal eerst de sleutels op, ventileer de ruimtes, zet tafels en stoelen klaar en maak daarna slaapkamers en ontvangsttafel gereed. Test microfoon, beamer en draagbare speakers minimaal 60 minuten voor de eerste activiteit.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een lotgenotenweekend organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de deelnemerslijst, locatie en uitnodigingen. Plan de definitieve programma- en kamerindeling uiterlijk 2 weken voor vertrek.
Wanneer stuur je de informatie voor een lotgenotenweekend?: Stuur praktische deelnemersinformatie 7 dagen vooraf. Vermeld daarin aankomsttijd, vervoer, slaapindeling, programma, contactgegevens en wat deelnemers zelf moeten meenemen.
Hoe maak je een goede kamerindeling voor een lotgenotenweekend?: Verwerk eerst toegankelijkheidswensen en eventuele gedeelde slaapvoorkeuren en verdeel daarna de overige kamers. Communiceer de indeling uiterlijk 3 dagen vooraf, zodat wijzigingen nog haalbaar zijn.
Wanneer doe je de boodschappen voor een lotgenotenweekend?: Controleer de boodschappenlijst 2 tot 3 dagen vooraf en doe de boodschappen uiterlijk 1 dag voor de start. Koel dranken en zet houdbare spullen klaar zodra je de locatie betreedt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.