Ein Wochenende für Gleichgesinnte organisieren
Ein gemeinsames Wochenende gelingt, wenn Unterkunft, Teilnehmerdaten und Programm früh zusammenpassen. Beginne mit der Teilnehmerliste und kläre Ernährungswünsche, Barrierefreiheit, Notfallkontakte und Transportbedarf, bevor du die Zimmer und die Betreuung einteilst. Danach bestätigst du die Location, finalisierst das Programm und bereitest Verpflegung, Willkommenspakete und Gesprächsmaterial vor. Am Anreisetag zählen klare Abläufe: Räume lüften, Schlafzimmer herrichten, Getränke kühlen und den Empfangstisch vorbereiten.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Teilnehmerliste erstellen
2 Personen
- 2
Einladungen verschicken
2 Personen
- 3
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 4
Ernährungswünsche erfassen
- 5
Anforderungen zur Barrierefreiheit sammeln
- 6
Notfallkontakte erfassen
2 Personen
- 7
Reservierung der Location bestätigen
- 8
Schlafzimmeraufteilung erstellen
2 Personen
- 9
Programm finalisieren
3 Personen
- 10
Betreuer einteilen
2 Personen
- 11
Transportbedarf erfassen
2 Personen
- 12
Willkommenspaket zusammenstellen
3 Personen
- 13
Gesprächskarten vorbereiten
2 Personen
- 14
Kreative Materialien sortieren
2 Personen
- 15
Musikliste zusammenstellen
- 16
Teilnehmerinformationen versenden
2 Personen
- 17
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 18
Einkaufen gehen
3 Personen
- 19
Getränke kühlen
2 Personen
- 20
Willkommenspakete bereitstellen
2 Personen
- 21
Standortschlüssel abholen
- 22
Räume lüften
2 Personen
- 23
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 24
Schlafzimmer herrichten
3 Personen
- 25
Empfangstisch einrichten
2 Personen
- 26
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 27
Technik testen
2 Personen
- 28
Mittagsbuffet vorbereiten
3 Personen
- 29
Ruheraum einrichten
2 Personen
Event
- 30
Anmeldetresen besetzen
2 Personen
- 31
Teilnehmer begrüßen
3 Personen
- 32
Willkommenspakete verteilen
2 Personen
- 33
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 34
Kennenlernrunde moderieren
3 Personen
- 35
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 36
Gesprächsgruppe leiten
3 Personen
- 37
Dinnerbuffet ausgeben
4 Personen
- 38
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
- 39
Abendprogramm betreuen
3 Personen
- 40
Später Snack bereitlegen
2 Personen
- 41
Ruheraum überprüfen
- 42
Abschluss des Abends moderieren
2 Personen
- 43
Frühstücksbuffet vorbereiten
3 Personen
- 44
Frühstück servieren
3 Personen
- 45
Morgenwanderung begleiten
3 Personen
- 46
Kreativen Workshop begleiten
3 Personen
- 47
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 48
Mittagsbuffet servieren
4 Personen
- 49
Pausenraum auffüllen
2 Personen
- 50
Vertiefende Gesprächsgruppe begleiten
3 Personen
- 51
Pausensnacks servieren
2 Personen
- 52
Freien Begegnungsraum betreuen
2 Personen
- 53
Abendessen vorbereiten
4 Personen
- 54
Abendessen servieren
4 Personen
- 55
Abschlussrunde begleiten
3 Personen
- 56
Abfahrtszeit erläutern
2 Personen
- 57
Teilnehmende verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
- 58
Frühstücksreste verpacken
2 Personen
- 59
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 60
Abfall sammeln
2 Personen
- 61
Räume reinigen
4 Personen
- 62
Schlafzimmer kontrollieren
2 Personen
- 63
Dekoration entfernen
2 Personen
- 64
Materialien einpacken
3 Personen
- 65
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 66
Fundsachen bearbeiten
- 67
Dankeschön an Teilnehmer versenden
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 40
- Lounge-SesselAnz. 8
- KleiderständerAnz. 3
- KleiderbügelAnz. 40
- TischwäscheAnz. 8
Geschirr
- TellerAnz. 50
- Tiefe TellerAnz. 50
- SchalenAnz. 50
- TassenAnz. 50
- WassergläserAnz. 50
- WeingläserAnz. 40
- GabelnAnz. 50
- MesserAnz. 50
- LöffelAnz. 50
- ServierlöffelAnz. 10
Küche
- SchneidebretterAnz. 4
- KüchenmesserAnz. 4
- RührschüsselnAnz. 6
- ServierschalenAnz. 10
- Servierplatten mit DeckelAnz. 6
- ThermoskannenAnz. 6
- WasserkannenAnz. 6
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 4
- SchneidemattenAnz. 2
Ausstattung
- Tragbare LautsprecherAnz. 2
- Mikrofon
- Beamer
- Projektionsleinwand
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 6
- LadekabelAnz. 6
Dekoration
- Willkommensschild
- NamensschilderAnz. 45
- TischdekorationenAnz. 8
- GirlandeAnz. 6
- KissenAnz. 12
- DeckenAnz. 8
- FotorahmenAnz. 6
Beleuchtung
- StimmungsbeleuchtungAnz. 4
- TischlampenAnz. 6
- NachtlichterAnz. 12
Sportmaterial
- GehstöckeAnz. 6
- YogamattenAnz. 12
- Leichte StretchbänderAnz. 12
Catering
- WillkommensmappenAnz. 40
- NotizbücherAnz. 40
- KugelschreiberAnz. 50
- GesprächskartenAnz. 40
- BuntstifteAnz. 40
- ZeichenpapierAnz. 100
- FlipchartAnz. 2
- Flipchart-MarkerAnz. 12
- StiftehalterAnz. 4
- Einkäufe
Reinigung
- EimerAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- BesensetsAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 3
- MülleimerAnz. 6
- WäschekörbeAnz. 4
- HandseifenspenderAnz. 6
Tipps
- Lege die Teilnehmerliste früh an und verschicke die Einladungen erst mit einer klaren Rückmeldefrist. So bleiben Anmeldungen, Ernährungswünsche, Barrierefreiheit und Notfallkontakte an einer Stelle nachvollziehbar.
- Bestätige die Reservierung der Location spätestens vor dem Versand der Teilnehmerinformationen. Prüfe dabei auch Schlüsselübergabe, Schlafraumaufteilung, Tische, Stühle und die technische Ausstattung wie Beamer, Mikrofon und Lautsprecher.
- Finalisiere das Programm, bevor du Betreuer einteilst. Plane für jede Programmrunde eine verantwortliche Person und bereite Gesprächskarten sowie kreative Materialien nach Aktivität sortiert vor.
- Erfasse den Transportbedarf nicht erst am Anreisetag. Verschicke die Teilnehmerinformationen mit Ankunftszeit, Treffpunkt und Zuständigkeit, damit Fahrten und die Schlüsselabholung rechtzeitig geklärt sind.
- Plane den Aufbau rückwärts von der Ankunft: Getränke kühlen, Willkommenspakete bereitstellen, Räume lüften, Schlafzimmer herrichten und den Empfangstisch einrichten. Prüfe die Einkaufsliste außerdem anhand der benötigten Teller, Tassen, Gläser, Schalen und Thermoskannen.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte ich ein Wochenende für Gleichgesinnte planen?
- Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Teilnehmerliste, Einladungen und der Location. So bleibt Zeit, Rückmeldungen, Zimmeraufteilung, Transport und besondere Anforderungen zu bearbeiten.
- Wann sollte ich Ernährungswünsche und Barrierefreiheit abfragen?
- Frage beides direkt mit der Einladung ab und setze eine Rückmeldefrist von etwa 2 bis 3 Wochen. Prüfe die Angaben anschließend vor der Einkaufsplanung und der finalen Zimmer- und Programmplanung.
- Wie teile ich die Schlafzimmer bei einem gemeinsamen Wochenende ein?
- Erstelle die Zimmeraufteilung erst, wenn die Anmeldungen und besonderen Anforderungen erfasst sind, idealerweise 1 bis 2 Wochen vor der Anreise. Sende die Einteilung mit den Teilnehmerinformationen und halte am Empfang eine aktuelle Version bereit.
- Was muss am Anreisetag zuerst vorbereitet werden?
- Hole zuerst den Standortschlüssel ab und lüfte die Räume. Danach richtest du Schlafzimmer, Tische und Stühle sowie Empfangstisch her, stellst die Willkommenspakete bereit und kühlst die Getränke vor dem Eintreffen der Gruppe.
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