Checklist voor een goed georganiseerd LHBTQ+-kampeerweekend

Een LHBTQ+-kampeerweekend vraagt meer voorbereiding dan alleen een terrein en tenten regelen. Je stemt kampeerplaatsen en groepsaccommodatie af, verzamelt dieet- en toegankelijkheidswensen en maakt vooraf duidelijke afspraken over vervoer, veiligheid en contactpersonen. Met 85 taken en 68 benodigdheden werk je van reservering naar uitvoering zonder belangrijke details te missen. Begin met de locatie en vergunningen, leg daarna deelnemers en programma vast en controleer in de laatste week het weer, de boodschappen en de techniek.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Kampeerterrein reserveren
Groepsaccommodatie bevestigen
Vergunningen controleren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Toegankelijkheidswensen verzamelen
Contactgegevens deelnemers controleren
2 personen
Deelnemersinformatie versturen
Vervoersmogelijkheden inventariseren
Carpoolindeling maken
2 personen
Programma definitief maken
2 personen
Workshopbegeleiders bevestigen
2 personen
Spelactiviteiten selecteren
2 personen
Muziekprogramma samenstellen
Veiligheidsplan uitwerken
2 personen
Contactpersoon terrein bevestigen
Weersverwachting controleren
Boodschappen bestellen
2 personen
Kampeermateriaal controleren
2 personen
Techniek testen
2 personen
Naamkaartjes maken
2 personen
Groepsindeling maken
2 personen
Boodschappen ophalen
3 personen
Verse producten koelen
2 personen
Materialen inladen
3 personen
Route en adres delen

Event

Terrein inspecteren
3 personen
Kampeerplaatsen markeren
3 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Welkomstbalie inrichten
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Licht en stroom aansluiten
2 personen
Geluidsinstallatie opstellen
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Lunch voorbereiden
4 personen
Sanitaire voorzieningen controleren
2 personen
Infoborden plaatsen
2 personen
Registratietafel bemannen
2 personen
Deelnemers verwelkomen
3 personen
Kampeerplaatsen aanwijzen
2 personen
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
Openingsmoment begeleiden
2 personen
Kennismakingsspel begeleiden
2 personen
Workshop begeleiden
3 personen
Avondmaaltijd bereiden
5 personen
Avondmaaltijd serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Muziekavond begeleiden
3 personen
Nachtverlichting controleren
2 personen
Ontbijt voorbereiden
4 personen
Ontbijt serveren
3 personen
Ochtendwandeling begeleiden
2 personen
Kampvuursessie voorbereiden
3 personen
Lunchbuffet klaarzetten
3 personen
Lunchbuffet aanvullen
2 personen
Creatieve workshop begeleiden
3 personen
Sport- en spelmiddag begeleiden
4 personen
Kampvuur veilig aansteken
2 personen
Barbecue voorbereiden
5 personen
Barbecue serveren
4 personen
Karaoke begeleiden
3 personen
Nachtelijke rust bewaken
2 personen
Ochtendkoffie verzorgen
2 personen
Ontbijt opruimen
3 personen
Afsluitende activiteit begeleiden
3 personen
Vertrekregistratie uitvoeren
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
3 personen
Tentplaatsen controleren
3 personen
Afval verzamelen
4 personen

Nazorg

Partytenten afbreken
4 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Techniek demonteren
2 personen
Keuken schoonmaken
4 personen
Sanitair schoonmaken
3 personen
Terrein schoonmaken
5 personen
Voorraad sorteren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Verloren voorwerpen registreren
Bedankbericht versturen
Foto's veilig delen
Borg en facturen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 70
Biertafelsaantal 6
Loungekussensaantal 30
Tafelkledenaantal 10
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Herbruikbare bordenaantal 80
Herbruikbare kommenaantal 70
Herbruikbare bekersaantal 120
Koffiekopjesaantal 60
Besteksetsaantal 80
Opscheplepelsaantal 12
Scharen voor taartaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 8
Koks messenaantal 8
Mengkommenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 8
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Gasbarbecuesaantal 3
Gasflessenaantal 4
Grilltangenaantal 6
Serveerschalenaantal 16
Snijplanken voor broodaantal 4

Apparatuur

Bluetoothspeakersaantal 2
Microfoonaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 8
Powerbanksaantal 6
Projectiescherm
EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 2
Zaklampenaantal 6
Walkietalkiesaantal 6
Gereedschapskistenaantal 2

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 8
LED-lantaarnsaantal 12
Hoofdlampenaantal 8
Reservebatterijenaantal 24

Decoratie

Pridevlaggenaantal 12
Progressvlaggenaantal 6
Papieren slingersaantal 10
Naamkaartjesaantal 80
Stiftenaantal 20
Pijlbordenaantal 12

Sportmateriaal

Voetballenaantal 3
Volleybalnet
Volleybalaantal 2
Frisbeesaantal 6
Spelkaartenaantal 8
Bordspellenaantal 10
Yoga mattenaantal 20
Knutselsetsaantal 6
Karaokescherm
Kampvuurroosteraantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Emmersaantal 6
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Handvegersaantal 4
Rubberen handschoenenaantal 12
Microvezeldoekenaantal 20
Toiletborstelsaantal 4
Handzeepdispensersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer het kampeerterrein en bevestig de groepsaccommodatie zodra de datum vaststaat. Controleer meteen vergunningen, huisregels, geluidsafspraken en wie tijdens het weekend het aanspreekpunt op het terrein is.
Open de aanmelding met een vaste sluitingsdatum, bijvoorbeeld vier weken voor vertrek. Vraag naast contactgegevens ook dieetwensen, toegankelijkheidswensen en vervoersbehoeften uit; die informatie heb je nodig voor de groepsindeling, carpool en maaltijden.
Maak het programma pas definitief nadat workshopbegeleiders zijn bevestigd. Plan naast workshops en spelactiviteiten ook rustige momenten, duidelijke verzamelpunten en een muziekprogramma waarbij microfoon, mengpaneel, speakers en verlengkabels vooraf getest zijn.
Werk het veiligheidsplan uit vóór je de deelnemersinformatie verstuurt. Vermeld daarin wie aanspreekpunt is, hoe deelnemers hulp vragen en waar zij terechtkunnen bij een incident; stuur deze informatie uiterlijk één week voor vertrek.
Controleer kampeermateriaal, partytenten, tafels, stoelen en keukenmateriaal uiterlijk zeven dagen vooraf. Bestel boodschappen daarna op basis van het definitieve aantal deelnemers en haal gekoelde producten zo laat mogelijk op, zodat koelboxen en thermoskannen bruikbaar blijven.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een LHBTQ+-kampeerweekend organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met het kampeerterrein, de groepsaccommodatie en eventuele vergunningen. Verstuur de uitnodigingen daarna en sluit de aanmelding ongeveer 4 weken voor vertrek, zodat je programma, vervoer en boodschappen op tijd kunt vastleggen.
Wanneer vraag ik dieetwensen en toegankelijkheidswensen uit?: Vraag beide gegevens meteen op het aanmeldformulier en controleer ze opnieuw bij het sluiten van de aanmelding. Gebruik de definitieve informatie uiterlijk 2 weken vooraf voor maaltijden, slaapindeling, vervoer en eventuele aanpassingen op het terrein.
Wanneer stuur ik de deelnemersinformatie voor een kampeerweekend?: Stuur de praktische informatie uiterlijk 7 dagen voor vertrek. Neem het adres, aankomsttijd, vervoers- en carpoolafspraken, programma, paklijst, contactpersoon en veiligheidsafspraken op; bij wijzigingen stuur je dezelfde dag een update.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de laatste controle?: Plan 2 controlemomenten: een materiaal- en techniekcheck 7 dagen vooraf en een weer-, boodschappen- en contactcheck 24 tot 48 uur voor vertrek. Zo kun je ontbrekende kampeer- of keukenmaterialen nog vervangen en het programma aanpassen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.