Checkliste für dein LHBTQ+-Campingwochenende

Ein gemeinsames Campingwochenende braucht mehr Vorbereitung als nur Zelte und Verpflegung. Du musst Unterkunft, Anmeldungen, Anreise, Programm und Sicherheitsfragen rechtzeitig zusammenbringen. Besonders häufig fehlen am Ende geprüfte Kontaktdaten, barrierefreie Anforderungen oder ein klarer Ansprechpartner vor Ort. Diese Checkliste führt dich durch die Planung und hilft dir, Einkäufe, Technik und Gruppeneinteilung so vorzubereiten, dass am Anreisetag möglichst wenig offenbleibt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Campingplatz reservieren
Gruppenunterkunft bestätigen
Genehmigungen prüfen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldeformular öffnen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Anforderungen zur Barrierefreiheit sammeln
Kontaktdaten der Teilnehmenden prüfen
2 Personen
Teilnehmerinformationen versenden
Transportmöglichkeiten erfassen
Fahrgemeinschaften einteilen
2 Personen
Programm finalisieren
2 Personen
Workshopleiter bestätigen
2 Personen
Spielaktivitäten auswählen
2 Personen
Musikprogramm zusammenstellen
Sicherheitsplan ausarbeiten
2 Personen
Ansprechpartner vor Ort bestätigen
Wettervorhersage prüfen
Einkäufe bestellen
2 Personen
Campingausrüstung prüfen
2 Personen
Technik testen
2 Personen
Namensschilder erstellen
2 Personen
Gruppen einteilen
2 Personen
Einkäufe abholen
3 Personen
Frische Produkte kühlen
2 Personen
Materialien einladen
3 Personen
Route und Adresse teilen

Event

Gelände inspizieren
3 Personen
Campingplätze markieren
3 Personen
Partyzelte aufbauen
4 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Empfangstresen einrichten
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Licht und Strom anschließen
2 Personen
Beschallungsanlage aufbauen
2 Personen
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
Mittagessen vorbereiten
4 Personen
Sanitäre Anlagen kontrollieren
2 Personen
Infotafeln aufstellen
2 Personen
An der Registrierungstheke Dienst machen
2 Personen
Teilnehmer begrüßen
3 Personen
Campingplätze zuweisen
2 Personen
Willkommensgetränke servieren
2 Personen
Eröffnungsakt begleiten
2 Personen
Kennenlernspiel anleiten
2 Personen
Workshop begleiten
3 Personen
Abendessen zubereiten
5 Personen
Abendessen servieren
4 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Musikabend begleiten
3 Personen
Nachtbeleuchtung kontrollieren
2 Personen
Frühstück vorbereiten
4 Personen
Frühstück servieren
3 Personen
Morgenwanderung begleiten
2 Personen
Lagerfeuersession vorbereiten
3 Personen
Mittagsbuffet aufbauen
3 Personen
Mittagsbuffet auffüllen
2 Personen
Kreativen Workshop begleiten
3 Personen
Sport- und Spielnachmittag begleiten
4 Personen
Lagerfeuer sicher anzünden
2 Personen
Grill vorbereiten
5 Personen
Barbecue servieren
4 Personen
Karaoke moderieren
3 Personen
Nachtruhe bewachen
2 Personen
Morgenkaffee bereitstellen
2 Personen
Frühstück aufräumen
3 Personen
Abschlussaktivität betreuen
3 Personen
Abfahrtsregistrierung durchführen
2 Personen
Teilnehmende verabschieden
3 Personen
Zeltplätze überprüfen
3 Personen
Abfall sammeln
4 Personen

Nachbereitung

Partyzelte abbauen
4 Personen
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
Technik abbauen
2 Personen
Küche reinigen
4 Personen
Sanitäranlagen reinigen
3 Personen
Gelände reinigen
5 Personen
Vorräte sortieren
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen
Verlorene Gegenstände erfassen
Dankesnachricht versenden
Fotos sicher teilen
Kaution und Rechnungen abwickeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 70
BiertischeAnz. 6
LoungekissenAnz. 30
TischdeckenAnz. 10
KleiderständerAnz. 2

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 80
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 70
Wiederverwendbare BecherAnz. 120
KaffeetassenAnz. 60
BestecksetsAnz. 80
ServierlöffelAnz. 12
KuchengabelnAnz. 2

Küche

SchneidebretterAnz. 8
KüchenmesserAnz. 8
RührschüsselnAnz. 8
KühlboxenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 8
WasserkocherAnz. 3
KaffeemaschinenAnz. 2
GasgrillsAnz. 3
GasflaschenAnz. 4
GrillzangenAnz. 6
ServierschalenAnz. 16
Schneidebretter für BrotAnz. 4

Ausstattung

Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
MikrofonAnz. 2
Mischpult
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 8
PowerbanksAnz. 6
Projektionsleinwand
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
FeuerlöscherAnz. 2
TaschenlampenAnz. 6
Walkie-TalkiesAnz. 6
WerkzeugkistenAnz. 2

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 8
LED-LaternenAnz. 12
StirnlampenAnz. 8
ErsatzbatterienAnz. 24

Dekoration

Pride-FlaggenAnz. 12
Progress-FahnenAnz. 6
PapiergirlandenAnz. 10
NamensschilderAnz. 80
StifteAnz. 20
WegweiserAnz. 12

Sportmaterial

FußbälleAnz. 3
Volleyballnetz
VolleyballAnz. 2
FrisbeesAnz. 6
SpielkartenAnz. 8
BrettspieleAnz. 10
YogamattenAnz. 20
BastelsetsAnz. 6
Karaoke-Bildschirm
LagerfeuergitterAnz. 2

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
EimerAnz. 6
BesensetsAnz. 4
WischmopsAnz. 4
HandfegerAnz. 4
GummihandschuheAnz. 12
MikrofasertücherAnz. 20
ToilettenbürstenAnz. 4
HandseifenspenderAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege die Anmeldung früh an und frage dabei direkt Ernährungswünsche, Barrierefreiheitsanforderungen und Transportmöglichkeiten ab. Prüfe die Kontaktdaten vor dem Versand der Teilnehmerinformationen ein zweites Mal.
Bestätige Campingplatz und Gruppenunterkunft nicht nur mündlich: Halte Anzahl der Plätze, Anreisezeiten und Bedingungen schriftlich fest und prüfe erforderliche Genehmigungen rechtzeitig vor dem Wochenende.
Plane das Programm mit festen Zeitblöcken für Workshops, Spiele und Musik. Bestätige Workshopleiter und Ansprechpartner vor Ort spätestens eine Woche vorher, damit kurzfristige Ausfälle nicht den ganzen Ablauf verändern.
Teste Lautsprecher, Mikrofon, Mischpult und Verlängerungskabel vor der Abfahrt gemeinsam. Bei einem Campingwochenende sollte außerdem geklärt sein, wo Technik bei Regen geschützt steht und wer sie bedient.
Bestelle verderbliche Einkäufe so, dass sie erst kurz vor der Abfahrt abgeholt werden, und prüfe Kühlboxen, Gasflaschen sowie Campingausrüstung am Vortag. Rechne für den Aufbau zusätzlich mindestens 60 Minuten vor dem offiziellen Beginn ein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte ich ein LHBTQ+-Campingwochenende planen?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Campingplatz, Gruppenunterkunft und Genehmigungen. Verschicke die Einladungen mindestens 6 Wochen vor dem Termin, damit Anmeldungen und Fahrgemeinschaften rechtzeitig organisiert werden können.
Wann sollte das Anmeldeformular für ein Campingwochenende geöffnet werden?: Öffne das Formular etwa 6 Wochen vor dem Wochenende und setze eine Anmeldefrist von 2 bis 3 Wochen. So bleiben dir noch mindestens 14 Tage, um Ernährungswünsche, Barrierefreiheit und Transport zu klären.
Wie viel Zeit brauche ich am Anreisetag für den Aufbau?: Plane mindestens 60 bis 90 Minuten für Partyzelte, Tische, Stühle, Küche und Technik ein. Wenn Einkäufe abgeholt oder Gruppenunterkünfte bezogen werden müssen, ist ein zusätzlicher Puffer von 30 Minuten sinnvoll.
Was muss ich bei der Sicherheit eines LHBTQ+-Campingwochenendes beachten?: Erstelle spätestens 2 Wochen vorher einen Sicherheitsplan mit Notfallkontakten, Treffpunkt und klarer Zuständigkeit vor Ort. Prüfe außerdem am Veranstaltungstag die Wettervorhersage und kommuniziere Änderungen unmittelbar an alle Teilnehmenden.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.