Lentefestival organiseren: checklist en planning

Een lentefestival vraagt om meer voorbereiding dan alleen een datum, muziek en hapjes. Je regelt eerst locatie, vergunningen, programma en leveranciers, daarna de uitnodigingen, vrijwilligers en materialen. In de laatste week draait alles om aantallen, het weer, koeling, opbouw en duidelijke taakverdeling. Met deze checklist houd je overzicht over de 73 taken en 64 spullen die bij het plan horen, zonder de laatste praktische zaken te vergeten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie en terreinindeling bepalen
3 personen
Reservering locatie bevestigen
Vergunningen en meldingen controleren
2 personen
Artiesten en activiteiten boeken
2 personen
Leveranciers reserveren
2 personen
Begroting en betaalmiddelen vastleggen
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Draaiboek uitdelen
2 personen
Weersverwachting controleren
Slechtweerplan bevestigen
2 personen
Definitieve aantallen doorgeven
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Materialen ophalen
3 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Programma en bordjes printen
Terrein afzetten
3 personen
Partytenten opbouwen
6 personen
Tafels en stoelen plaatsen
5 personen
Buffet- en uitgiftepunten inrichten
4 personen
Podiumvrije speelruimte markeren
2 personen
Geluidsapparatuur opstellen
3 personen
Stroom en kabels beveiligen
2 personen
Versiering ophangen
4 personen
Informatiebord plaatsen
2 personen
Ingang en ontvangstbalie inrichten
3 personen
Registratielijst klaarleggen
Toiletten controleren
2 personen
EHBO-koffer plaatsen
Cateringstations vullen
4 personen
Servies en bestek klaarzetten
3 personen
Activiteitenmateriaal klaarleggen
3 personen
Geluidscheck uitvoeren
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

Openingsteam klaarzetten
3 personen
Bezoekers ontvangen
4 personen
Aanmeldingen afvinken
2 personen
Openingswoord verzorgen
Muziekprogramma begeleiden
2 personen
Kinderactiviteiten begeleiden
4 personen
Creatieve workshop begeleiden
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Koffie en thee schenken
2 personen
Dranken uitgeven
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Dieetmaaltijden uitgeven
2 personen
Afvalpunten legen
2 personen
Toiletten tussentijds controleren
2 personen
Terrein en doorgangen controleren
2 personen
Laatste programmaonderdeel aankondigen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
3 personen
Muziek en apparatuur uitschakelen
2 personen

Nazorg

Etenswaren veilig verpakken
3 personen
Hergebruikbare materialen verzamelen
4 personen
Afval verzamelen en scheiden
5 personen
Tenten en decoratie afbouwen
6 personen
Tafels en stoelen afbouwen
5 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
5 personen
Apparatuur schoon en droog opbergen
2 personen
Restanten sorteren en bewaren
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Materialen terugbrengen
3 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Leveringen en borg controleren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Klaptafelsaantal 12
Biertafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 100
Barkrukkenaantal 12
Buffettafelsaantal 4
Garderoberekkenaantal 2
Kledinghangersaantal 100
Terrasbankenaantal 8

Servies

Herbruikbare bordenaantal 180
Herbruikbare kommenaantal 100
Herbruikbare bekersaantal 250
Wijnglazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 100
Besteksetsaantal 180
Opscheplepelsaantal 12
Scharenaantal 6

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 4
Mengpaneel
Muziekspeler
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kabelgotenaantal 12
Batterijenaantal 24
Handkarrenaantal 2
Gereedschapskistenaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 4
Mengkommenaantal 6
Serveerschalenaantal 20
Thermoskannenaantal 8
IJsblokbakkenaantal 6
Koelelementenaantal 20
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudbakkenaantal 20

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Papieren bloemenaantal 40
Tafelkledenaantal 16
Bloemstukkenaantal 12
Krijtbordenaantal 8
Naamkaartjesaantal 200

Verlichting

Lichtslingersaantal 8
Ledlampenaantal 12
Zaklampenaantal 6

Sportmateriaal

Picknickkledenaantal 12
Reuzenvier-op-een-rij
Kubbspelaantal 2
Springtouwenaantal 6
Stoepkrijtaantal 12
Knutseltafellakensaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalzakhoudersaantal 8
Bezemsetsaantal 4
Vloertrekkersaantal 2
Emmersaantal 6
Schoonmaakkarrenaantal 2
Handzeepdispensersaantal 6
Handdoekdispensersaantal 6
EHBO-koffersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de locatie en terreinindeling vroeg vast en controleer daarna direct welke vergunningen of meldingen nodig zijn. Houd rekening met ruimte voor partytenten, buffettafels, garderoberekken, geluidsapparatuur en looproutes.
Boek artiesten, activiteiten en leveranciers voordat je uitnodigingen verstuurt. Geef bezoekers bij de aanmelding meteen de mogelijkheid om dieetwensen door te geven, zodat je niet pas tijdens het boodschappen doen hoeft te improviseren.
Plan vrijwilligers in per blok en deel het draaiboek uiterlijk enkele dagen voor het festival uit. Wijs naast ontvangst en catering ook iemand aan voor microfoons, luidsprekers, kabelgoten en het terrein.
Controleer de weersverwachting uiterlijk 48 uur vooraf en bevestig dan het slechtweerplan. Partytenten, klaptafels en zitplaatsen moeten niet alleen beschikbaar zijn, maar ook op tijd worden opgehaald en opgebouwd.
Geef de definitieve bezoekersaantallen op tijd door aan leveranciers en controleer daarna de boodschappenlijst. Koelboxen, dranken, herbruikbare bekers, borden, bestek, koffiezetapparaten en waterkokers worden vaak te laat klaargezet; maak hiervoor opbouwdag een aparte controle.

Veelgestelde vragen

Hoe vroeg moet ik een lentefestival organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie, programma en vergunningen. Reserveer artiesten, activiteiten en leveranciers zodra de basisdatum vaststaat.
Wanneer moet ik uitnodigingen voor een lentefestival versturen?: Verstuur uitnodigingen ongeveer 6 tot 8 weken vooraf. Sluit de aanmeldingen 7 tot 10 dagen voor het festival, zodat je dieetwensen en definitieve aantallen kunt doorgeven.
Wanneer controleer ik het weer voor een lentefestival?: Controleer de verwachting 7 dagen vooraf voor een eerste inschatting en opnieuw 48 uur vooraf voor de definitieve uitvoering. Bevestig dan ook de partytenten en het slechtweerplan.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een lentefestival?: Plan minimaal 1 vrijwilliger per vaste taak of post en voeg voor opbouw en afbouw een aparte ploeg toe. Deel het draaiboek uiterlijk 3 dagen vooraf uit, inclusief starttijd, contactpersonen en pauzes.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.