Checklist para organizar tu festival de primavera

Organizar un festival de primavera requiere coordinar el programa, el recinto, los proveedores y muchas tareas pequeñas que suelen quedar para el último día. Esta checklist te ayuda a avanzar en orden, desde fijar la fecha y confirmar permisos hasta montar las carpas y cerrar el recinto. También incluye los puntos que más se olvidan: las preferencias dietéticas, los números definitivos, los cables y el plan alternativo si llueve. Empieza varias semanas antes y reserva los servicios clave en cuanto tengas fecha y ubicación.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Definir la ubicación y la distribución del recinto
3 personas
Confirmar la reserva del recinto
Comprobar permisos y notificaciones
2 personas
Contratar artistas y actividades
2 personas
Reservar proveedores
2 personas
Fijar el presupuesto y los medios de pago
2 personas
Diseñar invitaciones
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Reclutar voluntarios
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Repartir el programa
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Confirmar el plan para mal tiempo
2 personas
Comunicar los números definitivos
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Recoger los materiales
3 personas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Imprimir el programa y los carteles
Cerrar el recinto
3 personas
Montar las carpas
6 personas
Colocar mesas y sillas
5 personas
Montar los puntos de buffet y de servicio
4 personas
Delimitar zona de juego sin escenario
2 personas
Montar el equipo de sonido
3 personas
Asegurar la electricidad y los cables
2 personas
Colgar la decoración
4 personas
Colocar el cartel informativo
2 personas
Montar la entrada y el mostrador de recepción
3 personas
Preparar la lista de registro
Comprobar los baños
2 personas
Colocar el botiquín de primeros auxilios
Reponer los puestos de catering
4 personas
Preparar la vajilla y los cubiertos
3 personas
Preparar el material de actividades
3 personas
Realizar la prueba de sonido
2 personas
Instruir a los voluntarios
3 personas

Evento

Preparar al equipo de apertura
3 personas
Recibir a los visitantes
4 personas
Marcar las inscripciones
2 personas
Dar el discurso de apertura
Coordinar el programa musical
2 personas
Supervisar las actividades infantiles
4 personas
Coordinar el taller creativo
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Servir café y té
2 personas
Repartir bebidas
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el bufé
3 personas
Entregar comidas especiales
2 personas
Vaciar puntos de residuos
2 personas
Comprobar los baños periódicamente
2 personas
Comprobar el recinto y los accesos
2 personas
Anunciar el último punto del programa
Guiar a los visitantes hacia la salida
3 personas
Apagar la música y el equipo
2 personas

Seguimiento

Empaquetar los alimentos de forma segura
3 personas
Recoger materiales reutilizables
4 personas
Recoger y separar la basura
5 personas
Desmontar carpas y decoración
6 personas
Desmontar mesas y sillas
5 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el lugar
5 personas
Guardar el equipo limpio y seco
2 personas
Clasificar y guardar sobrantes
2 personas
Recoger objetos perdidos
Devolver los materiales
3 personas
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
Comprobar las entregas y la fianza

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Mesas plegablescant. 12
Mesas de cervezacant. 8
Sillas plegablescant. 100
Taburetes de barcant. 12
Mesas de buffetcant. 4
Percheroscant. 2
Perchascant. 100
Bancos de terrazacant. 8

Vajilla

Platos reutilizablescant. 180
Cuencos reutilizablescant. 100
Vasos reutilizablescant. 250
Copas de vinocant. 100
Tazas de cafécant. 100
Cubiertoscant. 180
Cucharonescant. 12
Tijerascant. 6

Equipo

Neveras portátilescant. 6
Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Altavocescant. 4
Mesa de mezclas
Reproductor de música
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Canaletas para cablescant. 12
Bateríascant. 24
Carritos de manocant. 2
Cajas de herramientascant. 2

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillo de chefcant. 4
Cuencos para mezclarcant. 6
Bandejas de servircant. 20
Termoscant. 8
Cubiterascant. 6
Acumuladores de fríocant. 20
Papel de aluminiocant. 4
Recipientes herméticoscant. 20

Decoración

Guirnaldascant. 12
Flores de papelcant. 40
Mantelescant. 16
Arreglos floralescant. 12
Pizarrascant. 8
Tarjetas de nombrecant. 200

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Lámparas LEDcant. 12
Linternascant. 6

Material deportivo

Mantas de picniccant. 12
Cuatro en raya gigante
Juego de kubbcant. 2
Cuerdas para saltarcant. 6
Tiza para aceracant. 12
Manteles para mesas de manualidadescant. 4

Limpieza

Papeleracant. 12
Soportes para bolsas de basuracant. 8
Sets de escobacant. 4
Limpiacristalescant. 2
Cuboscant. 6
Carros de limpiezacant. 2
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Dispensadores de toallascant. 6
Botiquines de primeros auxilioscant. 2

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el programa y la distribución del recinto antes de enviar las invitaciones. Deja definidos los espacios para actividades, buffet, bebidas, escenario y circulación entre carpas.
Comprueba los permisos y notificaciones al menos 4 semanas antes. La reserva del recinto no sustituye las autorizaciones necesarias para música, actividades o uso del espacio.
Recoge las inscripciones y preferencias dietéticas hasta 7 días antes, y comunica los números definitivos a proveedores y voluntarios. Así puedes ajustar la compra, los aperitivos y la vajilla reutilizable.
Haz una prueba técnica del sonido y la electricidad el día anterior: micrófonos inalámbricos, altavoces, mesa de mezclas, cables alargadores, regletas y canaletas. Lleva baterías de repuesto y mantén los cables fuera de las zonas de paso.
Consulta el pronóstico 48 horas antes y activa el plan para mal tiempo si es necesario. Monta las carpas con tiempo suficiente y prepara una zona cubierta para el buffet, las bebidas y el equipo sensible al agua.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que empezar a organizar un festival de primavera?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Durante las primeras 2 semanas fija la fecha, el programa, el recinto y el presupuesto; después reserva artistas, actividades y proveedores.
¿Cuántas carpas necesito para un festival de primavera?: Depende del aforo y del programa, pero separa como mínimo una zona cubierta para el buffet y otra para las actividades o el público. Confirma la cantidad con el plano del recinto y el plan para lluvia al menos 2 semanas antes.
¿Cuándo debo enviar las invitaciones y cerrar las inscripciones?: Envía las invitaciones entre 4 y 6 semanas antes y fija una fecha de cierre 7 días antes del festival. Usa ese plazo para confirmar dietas, compras, bebidas, sillas y voluntarios.
¿Qué hago si llueve el día del festival de primavera?: Decide el plan alternativo 48 horas antes, no el mismo día. Define qué actividades pasan a una zona cubierta, dónde se colocan las mesas y el buffet, y cómo se protegen los altavoces, cables y materiales.

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