Lentefeest organiseren: een praktische checklist

Een lentefeest loopt soepel als je eerst de datum, locatie en indeling vastlegt en daarna pas eten, materialen en activiteiten regelt. Houd rekening met buitenruimte, wisselvallig weer en een programma waarin kinderen én volwassenen iets te doen hebben. Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen en deel vrijwilligers vroeg in. In de laatste week draait alles om bevestigen, inkopen, voorbereiden en controleren of tafels, stoelen, tenten, servies en techniek beschikbaar zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie en buitenruimte controleren
2 personen
Activiteiten voor kinderen kiezen
3 personen
Muziekprogramma samenstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen registreren
2 personen
Dieetwensen verzamelen
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Reserveringen voor materialen maken
Weersverwachting controleren
Definitieve gastenlijst maken
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Materialen ophalen
2 personen
Versiering voorbereiden
3 personen
Spelmaterialen sorteren
2 personen
Cadeautjes voor spellen klaarzetten
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Groenten en fruit wassen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Broodjes en beleg klaarzetten
3 personen
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
Tafels en stoelen plaatsen
5 personen
Partytenten opzetten
5 personen
Podiumvrije muziekplek inrichten
3 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Stroomkabels veilig afplakken
2 personen
Versiering ophangen
4 personen
Kinderactiviteiten klaarzetten
4 personen
Schminktafel inrichten
2 personen
Speurtocht uitzetten
3 personen
Fotopunt inrichten
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
EHBO-materiaal klaarleggen

Event

Ontvangsttafel bemannen
2 personen
Gasten welkom heten
2 personen
Programma toelichten
Kinderen inschrijven voor spellen
2 personen
Speurtocht begeleiden
4 personen
Zaklopen begeleiden
3 personen
Blikgooien begeleiden
2 personen
Schminken uitvoeren
3 personen
Knutseltafel begeleiden
3 personen
Limonade schenken
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Servies en glazen aanvullen
2 personen
Allergenen zichtbaar aangeven
Muziek afspelen
Dansactiviteiten begeleiden
2 personen
Prijsjes uitreiken
2 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Barbecue begeleiden
3 personen
Tafels afruimen
3 personen
Kinderen naar ouders begeleiden
2 personen
Afscheid nemen van gasten
2 personen

Nazorg

Afval verzamelen
4 personen
Servies en glazen afwassen
3 personen
Keuken schoonmaken
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
5 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Terrein schoonmaken
5 personen
Geluidsapparatuur inpakken
2 personen
Spelmateriaal schoonmaken
2 personen
Overgebleven eten koelen
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen bewaren
Restafval wegbrengen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 80
Buffettafelsaantal 3
Barkrukkenaantal 6
Tafelkleedhoezenaantal 10

Servies

Herbruikbare bordenaantal 120
Herbruikbare kommenaantal 80
Herbruikbare bekersaantal 180
Koffiekopjesaantal 60
Theeglazenaantal 60
Vorkenaantal 120
Messenaantal 120
Lepelsaantal 120
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 12
Serveerplankenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudkannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Mengkommenaantal 6
Tangenaantal 8
Maatbekersaantal 3
Snijhandschoenenaantal 4

Apparatuur

Barbecueaantal 2
Partyspeakersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Koelelementenaantal 20
Mobiele telefoonladersaantal 3

Decoratie

Ballonnenaantal 150
Vlaggenlijnenaantal 12
Papieren bloemenaantal 30
Tafeldecoratieaantal 12
Fotopuntachtergrond
Naamkaartjesaantal 120
Pijlbordjesaantal 12

Verlichting

Lichtslingersaantal 8
Ledlampenaantal 10

Sportmateriaal

Jute zakkenaantal 12
Blikkenaantal 10
Zachte ballenaantal 12
Hoepelsaantal 8
Pionnenaantal 20
Touwtrektouw
Speurtochtkaartjesaantal 120
Medaillelintenaantal 40
Prijsjesaantal 40
Stoepkrijtaantal 12
Springtouwenaantal 8
Houten mikadoaantal 4
Waterpistolenaantal 20
Kinderkruiwagensaantal 4

Catering

Limonadekannenaantal 6
Drankdispensersaantal 3
IJsblokjesbakkenaantal 4
Buffetbordenaantal 10
Menukaartenaantal 8
Allergenenkaartjesaantal 20
Koffiefiltersaantal 100
Thermosflessenaantal 4
Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalzakhoudersaantal 8
Handzeepdispensersaantal 4
Schoonmaakemmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Handdoekenaantal 20
Toiletborstelsaantal 3
EHBO-koffer
Nitrilhandschoenenaantal 2

Tips

Controleer de buitenruimte uiterlijk twee weken vooraf en bepaal waar partytenten, tafels, stoelen en het koffie- en theepunt komen. Zo voorkom je opbouwstress als het weer omslaat.
Stuur uitnodigingen minstens vier weken voor het lentefeest en sluit de aanmeldingen ongeveer één week vooraf. Vraag in hetzelfde bericht naar dieetwensen, kinderen en hulp bij de organisatie.
Plan activiteiten voor kinderen in blokken van 30 tot 45 minuten en leg spelmaterialen en cadeautjes per activiteit klaar. Daardoor hoef je tijdens het feest niet meer te zoeken of te improviseren.
Koel dranken de avond ervoor en bereid groenten, fruit en hapjes uiterlijk enkele uren voor aanvang. Zet broodjes, beleg, serveerschalen en opscheplepels pas vlak voor het buffet klaar.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en bevestig dan de opstelling, partytenten en geluidsapparatuur. Test partyspeakers en microfoon minimaal één uur voor de start en houd een vrije plek voor muziek over.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een lentefeest organiseren?: Leg datum, programma en locatie bij voorkeur zes tot acht weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen ongeveer vier weken voor het feest en maak de definitieve gastenlijst één week vooraf.
Hoeveel drank heb ik nodig voor een lentefeest?: Reken voor het eerste uur op twee tot drie drankjes per persoon en daarna ongeveer één drankje per uur. Voorzie daarnaast extra water, zeker wanneer een deel van het programma buiten plaatsvindt.
Wanneer moet ik de boodschappen voor een lentefeest doen?: Doe houdbare boodschappen drie tot vijf dagen vooraf en haal verse groenten, fruit, brood en beleg op de dag zelf of maximaal één dag eerder. Koel dranken de avond ervoor.
Wanneer moet ik een partytent en materialen regelen?: Reserveer partytenten, tafels, stoelen, servies en apparatuur minstens twee tot drie weken vooraf. Controleer 48 uur voor het feest of alles beschikbaar is en plan het ophalen of bezorgen in.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.