Lentefeest organiseren: een praktische checklist

Een lentefeest buiten vraagt meer voorbereiding dan alleen hapjes en versiering klaarzetten. Leg eerst datum, programma en locatie vast en controleer daarna vergunningen, reserveringen en de weersgevoelige onderdelen. Werk met aanmeldingen en dieetwensen, deel vrijwilligers op tijd in en druk het draaiboek af. In de laatste week controleer je voorraad, boodschappen, tenten, tafels, servies en geluidsapparatuur, zodat je op de dag zelf vooral hoeft op te bouwen en te begeleiden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie en terrein controleren
2 personen
Vergunningen controleren
Reserveringen maken
Vrijwilligers werven
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotie ophangen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Draaiboek afdrukken
Weersverwachting controleren
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Voorraad controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Groenten wassen en snijden
2 personen
Tafelnummers maken
Naamkaartjes maken
2 personen
Muziek afspeellijst maken
Weerbestendige opslag klaarzetten
2 personen
Terrein afzetten
3 personen
Partytenten opbouwen
6 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen neerzetten
4 personen
Buffet opbouwen
4 personen
Bar inrichten
3 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Spelmaterialen klaarzetten
3 personen
Versiering ophangen
4 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Muziek aansluiten
2 personen
Toiletvoorzieningen controleren
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Eten en drinken uitstallen
4 personen
Allergenenkaartjes plaatsen
2 personen
Kassalade vullen
2 personen
Briefing ontvangstteam geven
2 personen
Laatste veiligheidsronde doen
2 personen

Event

Bezoekers ontvangen
4 personen
Programma aankondigen
Koffie en thee serveren
3 personen
Gebak serveren
3 personen
Kinderactiviteiten begeleiden
4 personen
Lentewandeling begeleiden
2 personen
Muziek verzorgen
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet openen
2 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Tafels afruimen
3 personen
Servies verzamelen
2 personen
Avondactiviteit begeleiden
3 personen
Verlichting controleren
Laatste ronde serveren
2 personen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Eten veilig opbergen
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Servies afwassen
4 personen
Bar schoonmaken
2 personen
Buffet schoonmaken
3 personen
Muziekapparatuur uitschakelen
2 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Partytenten afbreken
6 personen
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
Terrein schoonmaken
5 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Materialen sorteren
3 personen
Voorraad retourneren
2 personen
Geleende spullen terugbrengen
2 personen
Afval afvoeren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Inklaptafelsaantal 12
Biertafelsaantal 8
Stoelenaantal 120
Buffettafelsaantal 4
Barkrukkenaantal 8
Klapstokkenaantal 4
Kleedjesaantal 12

Servies

Dinerbordenaantal 120
Gebaksbordenaantal 100
Soepkommenaantal 80
Glazenaantal 180
Koffiekopjesaantal 100
Messenaantal 120
Vorkenaantal 120
Lepelsaantal 100
Opscheplepelsaantal 12
Serveertraysaantal 10

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Papieren bloemenaantal 80
Tafeldecoratiesaantal 16
Vazenaantal 12
Kunstbloemenaantal 24
Ballonnenaantal 100
Ballonlintaantal 2
Tafelkledenaantal 16
Naambordjesaantal 120
Allergenenkaartjesaantal 20

Apparatuur

Draadloze speakersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 4
Inductieplatenaantal 2
Thermoskannenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 8
Koks messenaantal 6
Mengkommenaantal 8
Steel pannenaantal 4
Tangenaantal 8
Maatbekersaantal 4
Koelbakkenaantal 8
Serveerschalenaantal 16
Broodmandenaantal 8
Foliehoudersaantal 3

Verlichting

Lichtslingersaantal 8
Ledlampenaantal 12
Batterijlantaarnsaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalcontainersaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Handvegersaantal 6

Sportmateriaal

Ringwerpsetsaantal 3
Houten spellenaantal 4
Voetballenaantal 4
Kleurpotlodenaantal 30
Kleurplatenaantal 100
Springtouwenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de buitentaken niet allemaal op dezelfde ochtend. Zet partytenten, terreinafzetting en tafels vroeg klaar en houd een alternatief achter de hand voor regen of harde wind.
Verzamel dieetwensen zodra de aanmeldingen binnenkomen en controleer ze opnieuw vóór je boodschappen doet. Leg allergenenkaartjes bij de juiste gerechten, niet pas tijdens het buffet.
Tel servies per onderdeel van het programma. Voor een feest met soep, een hoofdgerecht, gebak en koffie heb je meerdere soorten borden en kopjes nodig; reken daarnaast extra glazen voor tussentijdse drankjes.
Maak één aparte controle voor geluid en stroom. Test draadloze speakers en mengpaneel vóór de gasten komen en houd de muziekafspeellijst offline beschikbaar.
Controleer het weer uiterlijk de dag ervoor en nogmaals op de ochtend zelf. Zet drankkoeling, hapjes en weerbestendige opslag pas klaar nadat je weet welke delen beschut moeten blijven.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een lentefeest organiseren?: Leg datum, programma en locatie bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen daarna zo snel mogelijk, zodat je vrijwilligers, dieetwensen, reserveringen en hoeveelheden tijdig kunt regelen.
Wanneer moet ik de weersverwachting voor een lentefeest controleren?: Controleer het weer 3 dagen vooraf, de dag ervoor en opnieuw op de ochtend van het lentefeest. Gebruik die laatste controle om partytenten, terreinindeling, opslag en opbouwvolgorde definitief te bepalen.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een lentefeest?: Plan minimaal 1 aanspreekpunt voor de organisatie en verdeel daarnaast aparte mensen over opbouw, ontvangst, buffet en opruimen. Maak de indeling uiterlijk 1 week vooraf en zet de namen ook in het draaiboek.
Wanneer moet ik boodschappen en hapjes voor een lentefeest regelen?: Controleer de boodschappenlijst en voorraad 3 tot 5 dagen vooraf. Doe houdbare boodschappen dan al; haal verse groenten en bereid hapjes zo kort mogelijk voor het feest, zodat wassen, snijden en koelen beheersbaar blijven.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.