Kustroeirace organiseren: checklist en planning

Een kustroeirace vraagt meer voorbereiding dan alleen boten en een parcours. Je regelt tegelijk toestemming voor het water en strand, veiligheid, deelnemersadministratie en een werkbare planning voor de wedstrijddag. Begin met het wedstrijdconcept, de datum en de locatie voordat je inschrijvingen opent. Daarna leg je parcours, start- en finishzones, vrijwilligers en materiaal vast. Deze checklist helpt je bepalen wat eerst moet en welke zaken vaak pas te laat aandacht krijgen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijdconcept vastleggen
2 personen
Datum en tijden bevestigen
Vergunningen aanvragen
Waterbeheerder informeren
Strandlocatie reserveren
Reddingsdienst reserveren
Verzekering controleren
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
Parcours uitzetten
3 personen
Start- en finishzones bepalen
2 personen
Veiligheidsplan opstellen
2 personen
Deelnemersverzekering controleren
Inschrijfformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Sponsoren benaderen
2 personen
Drukwerk bestellen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligers indelen
Startnummers toewijzen
2 personen
Deelnemersinformatie versturen
Weersverwachting controleren
Materiaal ophalen
3 personen
Boodschappen doen
3 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Startnummers sorteren
2 personen
Wedstrijdmappen klaarmaken
2 personen
Weer- en veiligheidsbesluit nemen
3 personen
Terrein afzetten
4 personen
Tenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
Cateringpunt inrichten
3 personen
Parcoursboeien plaatsen
4 personen
Startlijn plaatsen
3 personen
Finishlijn plaatsen
3 personen
Veiligheidsmateriaal controleren
2 personen
Communicatieradio's testen
2 personen
Roeiboten inspecteren
3 personen
Boten naar start brengen
4 personen
Briefing vrijwilligers geven
3 personen
Jurybriefing geven
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
4 personen
Startnummers uitgeven
3 personen
Deelnemers registreren
3 personen
Roeiers naar briefing begeleiden
2 personen
Veiligheidsbriefing geven
3 personen
Roeiers naar start begeleiden
4 personen
Race starten
3 personen
Parcours bewaken
6 personen
Tussentijden registreren
3 personen
Finishers registreren
3 personen
Deelnemers opvangen
3 personen
Dranken serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Uitslagen controleren
2 personen
Prijzen uitreiken
3 personen
Publiek begeleiden
2 personen
Verlichting inschakelen
2 personen
Laatste ronde serveren
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Parcoursboeien verwijderen
4 personen
Start- en finishlijn afbreken
3 personen
Tenten afbreken
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Koelboxen legen
2 personen
Terrein schoonmaken
5 personen
Afval afvoeren
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Materialen schoonmaken
3 personen
Materiaal retourneren
2 personen
Uitslagen publiceren
Deelnemers bedanken
Vergunningen afmelden
Facturen controleren
Foto's archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 60
Biertafelsaantal 6
Barkrukkenaantal 8
Kledingrekkenaantal 2
Podiumdelenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Serveerschalenaantal 12
Koffiekannenaantal 4
Waterkannenaantal 8

Apparatuur

Koelboxenaantal 8
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Portofoonsaantal 10
Megafonenaantal 2
Stopwatchesaantal 6
Laptopsaantal 2
Printers
Powerbanksaantal 8
EHBO-koffersaantal 2
AED
VHF-marifoonsaantal 4

Sportmateriaal

Roeibotenaantal 12
Roeispanenaantal 24
Reservepeddelsaantal 4
Startnummersaantal 80
Startnummerbandenaantal 80
Parcoursboeienaantal 12
Ankersaantal 12
Ankerlijnenaantal 12
Reddingsboeienaantal 6
Werplijnenaantal 6
Reddingsvestenaantal 20
Waterdichte tassenaantal 8
Thermische dekensaantal 20
Wedstrijdvlaggenaantal 12
Startbel
Finishklok
Meetlintenaantal 2
Landvastenaantal 12
Steigersaantal 2
Loopplankenaantal 2
Rubberlaarzenaantal 8
Regencapesaantal 20
Zonweringsdoekenaantal 4
Podiumbekersaantal 3
Medaillesaantal 40
Prijzenaantal 12

Verlichting

Ledbouwlampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 6

Decoratie

Banierenaantal 12
Beachflagsaantal 8
Pijlbordenaantal 14
Informatiebordenaantal 8
Start- en finishbannersaantal 2
Naamkaartjesaantal 80
Polsbandjesaantal 250
Pennenaantal 30

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Tangenaantal 6
Koelmattenaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Kurkentrekkersaantal 3
Flessenopenersaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalzakhoudersaantal 8
Dweilsetsaantal 3
Emmersaantal 6
Bezemsetsaantal 4
Handvegersaantal 6
Toiletborstelsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Vraag vergunningen en toestemming van de waterbeheerder vroeg aan: houd minimaal 8 tot 12 weken aan, omdat je veiligheidsplan en parcoursinformatie mogelijk moeten worden beoordeeld.
Reserveer de reddingsdienst voordat je inschrijvingen publiceert. Leg vast hoeveel mensen nodig zijn per startgroep en hoe zij elkaar met portofoons of een megafonische instructie bereiken.
Maak het parcours schaalbaar voor slecht weer en beperkte zichtbaarheid. Zet start- en finishzones duidelijk uit en controleer op de wedstrijddag minimaal 2 keer of boeien, boten en reservepeddels op hun plaats liggen.
Stuur deelnemersinformatie uiterlijk 7 dagen voor de race. Vermeld startnummer, starttijd, verzamelpunt, wedstrijdreglement, verzekeringsinformatie en wat deelnemers zelf moeten meenemen.
Plan de opbouw achteruit vanaf de eerste starttijd. Reserveer minstens 2 uur voor tenten, tafels, registratie, koffie- en waterpunten, nummeruitgifte en een laatste veiligheidscontrole; test stopwatches, portofoons en stroom vooraf.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kustroeirace organiseren?: Begin 12 tot 16 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en waterbeheer. Regel reddingsdienst, verzekering en veiligheidsplan uiterlijk 8 weken voor de race, zodat je nog kunt bijsturen.
Wanneer moet de inschrijving voor een kustroeirace open?: Open de inschrijving pas nadat wedstrijdconcept, reglement, parcours en veiligheidskaders zijn vastgesteld. Een praktische termijn is 6 tot 8 weken voor de wedstrijddag; sluit de inschrijving ongeveer 7 dagen vooraf voor startnummers en indeling.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een kustroeirace?: Plan minimaal 2 uur opbouw vóór de eerste start en 30 minuten extra voor onvoorziene vertraging. Een grotere locatie met meerdere tenten, registratiepunten en start- en finishzones vraagt vaak 3 tot 4 uur.
Wanneer controleer je het weer voor een kustroeirace?: Controleer de verwachting 7 dagen en opnieuw 48 uur voor de race. Neem de definitieve beslissing over parcours, veiligheidsmaatregelen en doorgaan of afgelasten uiterlijk 12 tot 24 uur vooraf, met een duidelijke melding aan deelnemers.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.