Checklist pour organiser une course d’aviron côtière

Une course d’aviron côtière demande une préparation sportive, administrative et logistique menée dans le bon ordre. Commencez par fixer le format, la date et les horaires, puis sécurisez le site, le parcours et les autorisations avant d’ouvrir les inscriptions. Les dernières semaines servent à répartir les bénévoles, confirmer le matériel et transmettre les consignes aux équipages. Cette checklist rassemble les étapes à suivre pour éviter les oublis fréquents le jour de la compétition.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir le concept de la compétition
2 personnes
Confirmer la date et les heures
Demander les autorisations
Informer le gestionnaire des eaux
Réserver un lieu de plage
Réserver les secours
Vérifier l’assurance
Établir le règlement du concours
2 personnes
Mettre en place le parcours
3 personnes
Définir les zones de départ et d’arrivée
2 personnes
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
Vérifier l’assurance des participants
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Contacter les sponsors
2 personnes
Commander les imprimés
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les bénévoles
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
Envoyer les informations aux participants
Vérifier les prévisions météo
Récupérer le matériel
3 personnes
Faire les courses
3 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Trier les dossards
2 personnes
Préparer les dossiers du concours
2 personnes
Prendre la décision météo et sécurité
3 personnes
Balisage du site
4 personnes
Monter les tentes
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
Aménager le point de restauration
3 personnes
Installer les bouées du parcours
4 personnes
Installer la ligne de départ
3 personnes
Installer la ligne d'arrivée
3 personnes
Vérifier le matériel de sécurité
2 personnes
Tester les radios de communication
2 personnes
Inspecter les bateaux à rames
3 personnes
Amener les bateaux au départ
4 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes
Briefing du jury
2 personnes

Événement

Accueillir les participants
4 personnes
Distribuer les numéros de départ
3 personnes
Enregistrer les participants
3 personnes
Accompagner les rameurs au briefing
2 personnes
Donner le briefing de sécurité
3 personnes
Accompagner les rameurs au départ
4 personnes
Lancer la course
3 personnes
Surveiller le parcours
6 personnes
Enregistrer les temps intermédiaires
3 personnes
Enregistrer les arrivants
3 personnes
Accueillir les participants
3 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les résultats
2 personnes
Remettre les prix
3 personnes
Guider le public
2 personnes
Allumer l’éclairage
2 personnes
Servir le dernier tour
2 personnes
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

Retirer les bouées du parcours
4 personnes
Démonter la ligne de départ et d’arrivée
3 personnes
Démonter les tentes
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Nettoyer le site
5 personnes
Évacuer les déchets
3 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Nettoyer le matériel
3 personnes
Retourner le matériel
2 personnes
Publier les résultats
Remercier les participants
Annuler les autorisations
Vérifier les factures
Archiver les photos

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 60
Tables de bièreqté 6
Tabourets de barqté 8
Portants à vêtementsqté 2
Éléments de podiumqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Plateaux de serviceqté 12
Pichets à caféqté 4
Carafes d’eauqté 8

Équipement

Glacièresqté 8
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Talkies-walkiesqté 10
Mégaphonesqté 2
Chronomètresqté 6
Ordinateurs portablesqté 2
Imprimantes
Batteries externesqté 8
Trousses de premiers secoursqté 2
DAE
Postes VHFqté 4

Matériel de sport

Bateaux à ramesqté 12
Ramesqté 24
Pagaies de rechangeqté 4
Numéros de départqté 80
Bracelets de dossardqté 80
Bouées de parcoursqté 12
Ancresqté 12
Lignes d’ancrageqté 12
Bouées de sauvetageqté 6
Lignes de lancerqté 6
Gilets de sauvetageqté 20
Sacs étanchesqté 8
Couvertures thermiquesqté 20
Drapeaux de matchqté 12
Cloche de départ
Horloge d’arrivée
Mètres rubansqté 2
Aussièresqté 12
Échafaudagesqté 2
Passerellesqté 2
Bottes en caoutchoucqté 8
Capes de pluieqté 20
Toiles d’ombrageqté 4
Coupes du podiumqté 3
Médaillesqté 40
Prixqté 12

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6

Décoration

Bannièresqté 12
Drapeaux de plageqté 8
Panneaux indicateursqté 14
Panneaux d'informationqté 8
Bannières de départ et d’arrivéeqté 2
Badges nominatifsqté 80
Braceletsqté 250
Stylosqté 30

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Pincesqté 6
Tapis rafraîchissantsqté 8
Thermosqté 6
Tire-bouchonsqté 3
Tire-bouchonsqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 12
Supports de sacs poubelleqté 8
Sets de serpillièreqté 3
Seauxqté 6
Sets de balaiqté 4
Balais à mainqté 6
Brosses de toilettesqté 2

Catering

Courses

Conseils

Demandez les autorisations et informez le gestionnaire des eaux plusieurs semaines avant la course : le parcours, les horaires et les zones de départ et d’arrivée doivent être validés avant toute communication aux participants.
Réservez les secours dès que la date est confirmée et formalisez un plan de sécurité. Prévoyez aussi un moyen de communication pour chaque zone opérationnelle, notamment des talkies-walkies et un mégaphone.
N’attendez pas la clôture des inscriptions pour organiser les bénévoles. Répartissez les rôles au moins 7 jours avant l’épreuve et envoyez à chacun son poste, son horaire et la personne à contacter.
Contrôlez le matériel avant son arrivée sur la plage : bateaux, rames, pagaies de rechange, chronomètres, numéros de départ et bracelets de dossard doivent être comptés et associés au déroulé de la course.
Vérifiez la météo à 72 heures puis à 24 heures du départ. Gardez une procédure claire pour prévenir les équipages, les bénévoles et les secours en cas de modification des horaires ou du parcours.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour une course d’aviron côtière ?: Ouvrez le formulaire environ 6 à 8 semaines avant la course. Fixez une date de clôture au moins 7 jours avant l’épreuve afin de traiter les inscriptions, attribuer les numéros de départ et recueillir les besoins alimentaires.
Combien de temps avant faut-il réserver les secours ?: Réservez les secours dès que la date, les horaires et le lieu sont confirmés, idéalement 6 à 8 semaines à l’avance. Leur présence doit être intégrée au plan de sécurité avant l’ouverture des inscriptions.
Quand envoyer les informations aux participants ?: Envoyez un premier dossier 10 à 14 jours avant la course avec les horaires, l’accès, le règlement et les consignes de sécurité. Faites un rappel 48 heures avant, après la vérification des prévisions météo.
Quand préparer le parcours et les zones de départ et d’arrivée ?: Définissez le parcours et les zones au plus tard 3 à 4 semaines avant l’épreuve, après validation des autorisations. Vérifiez ensuite leur installation sur place le jour précédent ou suffisamment tôt le matin de la course.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.