LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Checklist voor een goed georganiseerde kunstfietstocht

Bij een kunstfietstocht regel je niet alleen een mooie route, maar ook veilige overgangen tussen kunstlocaties, duidelijke deelnemersinformatie en praktische ondersteuning onderweg. Begin met de route en de locaties, leg daarna deelname, promotie en reserveringen vast. In de laatste week verschuift de aandacht naar vrijwilligers, routekaarten, fietsen, catering en de startlocatie. Deze checklist helpt je bepalen wat eerst moet en welke zaken vaak pas op het laatste moment worden ontdekt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Route en kunstlocaties bepalen

    2 personen

  • Route op veiligheid controleren

    2 personen

  • Kunstenaars en locaties benaderen

    2 personen

  • Deelnamevoorwaarden opstellen

  • Aanmeldformulier publiceren

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Promotieposters verspreiden

    3 personen

  • Aanmeldingen verwerken

  • Dieetwensen verzamelen

  • Deelnemersinformatie versturen

  • Vrijwilligers inplannen

  • Kunstenaarsbriefing versturen

  • Reserveringen voor locaties maken

  • Vergunningen en meldingen controleren

  • Weersverwachting controleren

  • Routekaarten printen

    2 personen

  • Deelnemerslijst printen

  • Naambadges voorbereiden

    2 personen

  • Fietsen en materialen controleren

    2 personen

  • Boodschappen doen

    2 personen

  • Dranken koelen

    2 personen

  • Hapjes voorbereiden

    3 personen

  • Routeborden klaarleggen

    2 personen

  • Startlocatie inrichten

    4 personen

  • Registratietafel opstellen

    2 personen

  • Kunstwerken en bordjes plaatsen

    4 personen

  • Verlichting bij kunstwerken testen

    2 personen

  • Routeborden langs route plaatsen

    4 personen

  • Fietsenstalling markeren

    2 personen

  • Pechhulppunt inrichten

    2 personen

  • EHBO-materiaal klaarzetten

  • Vrijwilligersbriefing geven

    3 personen

Event

  • Kunstenaars ontvangen

    3 personen

  • Deelnemers registreren

    3 personen

  • Routekaarten uitdelen

    2 personen

  • Startinstructie geven

    2 personen

  • Fietsgroepen laten vertrekken

    3 personen

  • Routepost bij eerste locatie bemannen

    2 personen

  • Routepost bij tweede locatie bemannen

    2 personen

  • Routepost bij derde locatie bemannen

    2 personen

  • Kunstenaars begeleiden

    2 personen

  • Pechhulp bieden

    2 personen

  • Water en fruit uitdelen

    2 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Hapjes serveren

    3 personen

  • Koffie en thee schenken

    2 personen

  • Fietsenstalling bewaken

  • Deelnemers naar expositieruimte wijzen

    2 personen

  • Muziek afspelen

  • Lichtniveau controleren

  • Afval inzamelen

    2 personen

  • Aankomst van laatste fietsers registreren

    2 personen

  • Bedankmoment voor kunstenaars verzorgen

    2 personen

  • Laatste bezoekers uitzwaaien

    2 personen

Nazorg

  • Routeborden verzamelen

    3 personen

  • Kunstwerken veilig inpakken

    4 personen

  • Tafels en stoelen opruimen

    4 personen

  • Decoratie verwijderen

    2 personen

  • Afval sorteren en afvoeren

    3 personen

  • Servies afwassen

    2 personen

  • Locatie schoonmaken

    4 personen

  • Fietsenstalling vrijmaken

    2 personen

  • Materialen inventariseren

    2 personen

  • Geleende spullen retourneren

    2 personen

  • Routekaarten en afval afvoeren

  • Gevonden voorwerpen registreren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Partytentenaantal 2
  • Tafelsaantal 8
  • Klapstoelenaantal 30
  • Barkrukkenaantal 6
  • Fietsenrekkenaantal 8
  • Tafelkledenaantal 8

Servies

  • Herbruikbare bekersaantal 100
  • Wijnglazenaantal 60
  • Bordenaantal 80
  • Kommetjesaantal 30
  • Besteksetsaantal 80
  • Opscheplepelsaantal 8

Catering

  • Thermoskannenaantal 6
  • Koelboxenaantal 6
  • Drankdispensersaantal 3
  • Serveerbladenaantal 8
  • Etagèresaantal 4
  • Boodschappen

Apparatuur

  • Bluetoothspeakersaantal 2
  • Powerbanksaantal 4
  • Verlengsnoerenaantal 4
  • Stekkerdozenaantal 4
  • Koffiezetapparatenaantal 2
  • Portofoonsaantal 8
  • Megafonenaantal 2
  • Telefoonladersaantal 6

Verlichting

  • Lichtslingersaantal 8
  • LED-lantaarnsaantal 12
  • Reservebatterijenaantal 24

Sportmateriaal

  • Pompstationsaantal 2
  • Fietspompenaantal 4
  • Reparatiesetsaantal 4
  • Binnenbandenaantal 12
  • Fietsgereedschapaantal 4
  • Reflecterende hesjesaantal 12
  • Fietsslotenaantal 10

Decoratie

  • Routebordenaantal 30
  • Pijlbordjesaantal 40
  • Kunstenaarsbordjesaantal 12
  • Programmapostersaantal 20
  • Ballonnenaantal 100
  • Vlaggenlijnenaantal 8
  • Tafeldecoratieaantal 12

Keuken

  • Snijplankenaantal 4
  • Messenaantal 8
  • Tangenaantal 6
  • Scharenaantal 6
  • Koelelementenaantal 24
  • Maatbekersaantal 4

Schoonmaak

  • Emmersaantal 4
  • Bezemsetsaantal 3
  • Dweilenaantal 4
  • Stoffer en blikaantal 3
  • Afvalbakkenaantal 8
  • Eerstehulpkofferaantal 2
  • Verkeerskegelsaantal 12

Tips

  • Plan de route ruim vóór de uitnodigingen uitgaan en controleer elk traject op kruisingen, smalle paden en plekken waar groepen fietsers kunnen ophopen. Reken per tussenstop extra tijd voor parkeren, uitleg en het bekijken van kunst.
  • Leg deelnamevoorwaarden en de uiterste aanmelddatum vast voordat je het formulier publiceert. Vraag meteen dieetwensen en stuur deelnemersinformatie uiterlijk enkele dagen voor vertrek, met starttijd, route, contactnummer en fietsadvies.
  • Reserveer locaties en controleer vergunningen of meldingen vroeg in het traject. Wacht niet tot de laatste week met bevestigen: een afwezige locatie kan de hele route en de routekaarten beïnvloeden.
  • Maak voor iedere groep een aanspreekpunt en plan vrijwilligers voor registratie, routebegeleiding en technische hulp. Zet bij de start een registratietafel klaar met deelnemerslijst en naambadges; leg pompstations, fietspompen en reparatiesets op een herkenbare plek.
  • Controleer twee dagen vooraf de weersverwachting en pas de inrichting daarop aan. Zet routeborden, routekaarten, verlichting, koelboxen en stroomvoorziening apart klaar, zodat je op de dag zelf niet tussen boodschappen en techniek hoeft te zoeken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kunstfietstocht organiseren?
Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met route, kunstlocaties en vergunningen. Plan promotie en aanmeldingen daarna, zodat je uiterlijk 1 tot 2 weken voor de tocht de deelnemers en vrijwilligers kunt indelen.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een kunstfietstocht?
Plan minimaal 1 vrijwilliger voor registratie en daarnaast per fietsgroep een begeleider. Voeg 1 persoon toe voor technische hulp en onverwachte problemen, zeker wanneer de route meerdere locaties of drukke kruisingen heeft.
Wanneer moet ik de routekaarten printen?
Print de routekaarten 2 tot 3 dagen voor de tocht, nadat route en locaties definitief zijn. Maak daarnaast een digitale versie en houd enkele extra exemplaren achter de hand voor late deelnemers of beschadigde kaarten.
Wat moet ik op de dag zelf klaarzetten bij de start?
Zet minimaal 60 minuten voor vertrek de registratietafel, deelnemerslijst, naambadges, routeborden en fietsenrekken klaar. Controleer ook drank, hapjes, routebegeleiding en de reparatiesets voordat de eerste deelnemers aankomen.

Plannen die hierop lijken

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!