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Kunstfahrradtour organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Kunstfahrradtour verbindet mehrere Kunstorte, eine gemeinsame Fahrradroute und viele praktische Details am Start und unterwegs. Lege zuerst Route, Ausstellungsorte und Sicherheitsprüfung fest, bevor du Künstler, Veranstaltungsorte und Teilnehmende verbindlich einplanst. In den letzten Tagen zählen Wettercheck, Routenkarten, Namensschilder, Getränke und funktionierende Fahrradausrüstung. Diese Checkliste führt dich von der ersten Planung bis zur Registrierung am Start.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Route und Kunstorte festlegen

    2 Personen

  • Route auf Sicherheit prüfen

    2 Personen

  • Künstler und Veranstaltungsorte kontaktieren

    2 Personen

  • Teilnahmebedingungen ausarbeiten

  • Anmeldeformular veröffentlichen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Promotionsplakate verteilen

    3 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Teilnehmerinformationen versenden

  • Freiwillige einplanen

  • Künstler-Info versenden

  • Reservierungen für Veranstaltungsorte vornehmen

  • Genehmigungen und Meldungen prüfen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Routenkarten ausdrucken

    2 Personen

  • Teilnehmerliste ausdrucken

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Fahrräder und Materialien kontrollieren

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Wegweiser bereitlegen

    2 Personen

  • Startbereich einrichten

    4 Personen

  • Registrierungstisch aufstellen

    2 Personen

  • Kunstwerke und Schilder aufstellen

    4 Personen

  • Beleuchtung bei Kunstwerken testen

    2 Personen

  • Wegweiser entlang der Strecke aufstellen

    4 Personen

  • Fahrradabstellplatz markieren

    2 Personen

  • Pannenhilfestand einrichten

    2 Personen

  • Erste-Hilfe-Material bereitstellen

  • Volunteer-Briefing geben

    3 Personen

Event

  • Künstler empfangen

    3 Personen

  • Teilnehmer registrieren

    3 Personen

  • Routenpläne austeilen

    2 Personen

  • Startanweisung geben

    2 Personen

  • Fahrradgruppen starten lassen

    3 Personen

  • Posten an der ersten Station besetzen

    2 Personen

  • Posten an der Route am zweiten Standort besetzen

    2 Personen

  • Posten an der dritten Station besetzen

    2 Personen

  • Künstler begleiten

    2 Personen

  • Pannenhilfe anbieten

    2 Personen

  • Wasser und Obst ausgeben

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Kaffee und Tee ausschenken

    2 Personen

  • Fahrradständer bewachen

  • Teilnehmende zum Ausstellungsraum weisen

    2 Personen

  • Musik abspielen

  • Lichtniveau prüfen

  • Müll einsammeln

    2 Personen

  • Ankunft der letzten Radfahrer registrieren

    2 Personen

  • Dankesmoment für Künstler gestalten

    2 Personen

  • Die letzten Besucher verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Wegweiser einsammeln

    3 Personen

  • Kunstwerke sicher verpacken

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Abfall trennen und entsorgen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Fahrradständer freimachen

    2 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Routenkarten und Müll entsorgen

  • Fundgegenstände registrieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 2
  • TischeAnz. 8
  • KlappstühleAnz. 30
  • BarhockerAnz. 6
  • FahrradständerAnz. 8
  • TischdeckenAnz. 8

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 100
  • WeingläserAnz. 60
  • TellerAnz. 80
  • SchälchenAnz. 30
  • BestecksetsAnz. 80
  • ServierlöffelAnz. 8

Catering

  • ThermoskannenAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 6
  • GetränkespenderAnz. 3
  • ServiertablettsAnz. 8
  • EtagerenAnz. 4
  • Einkäufe

Ausstattung

  • Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
  • PowerbanksAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • FunkgeräteAnz. 8
  • MegafoneAnz. 2
  • TelefonladegeräteAnz. 6

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 8
  • LED-LaternenAnz. 12
  • ErsatzbatterienAnz. 24

Sportmaterial

  • PumpstationenAnz. 2
  • FahrradpumpenAnz. 4
  • ReparatursetsAnz. 4
  • SchläucheAnz. 12
  • FahrradwerkzeugAnz. 4
  • WarnwestenAnz. 12
  • FahrradschlösserAnz. 10

Dekoration

  • WegweiserAnz. 30
  • WegweiserAnz. 40
  • Künstler-SchilderAnz. 12
  • Programmatische PosterAnz. 20
  • BallonsAnz. 100
  • WimpelkettenAnz. 8
  • TischdekorationAnz. 12

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • MesserAnz. 8
  • ZangenAnz. 6
  • ScherenAnz. 6
  • KühlelementeAnz. 24
  • MessbecherAnz. 4

Reinigung

  • EimerAnz. 4
  • BesensetsAnz. 3
  • WischmopsAnz. 4
  • Handfeger und KehrblechAnz. 3
  • AbfallbehälterAnz. 8
  • Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
  • VerkehrskegelAnz. 12

Tipps

  • Plane die Route erst nach der Sicherheitsprüfung endgültig. Prüfe Engstellen, Straßenquerungen, Steigungen und sichere Haltepunkte an jedem Kunstort; drucke danach die Routenkarten in der benötigten Teilnehmerzahl aus.
  • Verschicke die Teilnehmerinformationen spätestens 3 bis 5 Tage vor der Tour. Nenne Startzeit, Treffpunkt, Streckenlänge, Kunstorte, benötigte Fahrradausrüstung und eine Kontaktmöglichkeit für kurzfristige Änderungen.
  • Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit der Anmeldung und schließe die Einkaufsliste 2 bis 3 Tage vorher ab. Getränke sollten vor dem Start gekühlt sein, Snacks in Schälchen oder auf Etageren bereitstehen.
  • Plane pro 10 bis 15 Teilnehmende mindestens eine eingewiesene helfende Person ein. Eine Person kann die Registrierung übernehmen, während andere die Gruppe an Kreuzungen, Kunstorten oder bei Pausen unterstützen.
  • Kontrolliere Fahrräder und Reparaturmaterial spätestens am Vortag. Stelle Fahrradpumpen, Pumpstationen, Reparatursets, Schläuche und Fahrradwerkzeug gemeinsam bereit, damit bei einer Panne nicht erst gesucht werden muss.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich eine Kunstfahrradtour organisieren?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Route, Kunstorten, Künstlerkontakten und Genehmigungen. Anmeldungen, Helferplanung und Reservierungen sollten spätestens 2 bis 3 Wochen vor dem Termin laufen.
Wie viele Helfer brauche ich für eine Kunstfahrradtour?
Plane mindestens eine helfende Person pro 10 bis 15 Teilnehmende ein. Bei vielen Straßenquerungen, mehreren Gruppen oder langen Pausen ist eine zusätzliche Person an jedem kritischen Streckenpunkt sinnvoll.
Wann soll ich die Route für die Kunstfahrradtour drucken?
Drucke die Routenkarten erst nach dem letzten Sicherheits- und Wettercheck, am besten 1 bis 2 Tage vor der Tour. Halte zusätzlich eine digitale Version und einige Reserveexemplare bereit.
Wie viel Getränke brauche ich für eine Kunstfahrradtour?
Rechne bei einer mehrstündigen Tour mit mindestens 0,5 bis 0,75 Litern Getränken pro Person und plane bei warmem Wetter mehr ein. Kühle die Getränke am Veranstaltungstag frühzeitig in Kühlboxen oder Getränkespendern.

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