Boodschappenlijst voor een kunstbeurs

Voor een kunstbeurs koop en regel je meer dan alleen tafels voor de stands. Bezoekers moeten kunnen rondkijken, afrekenen en pauzeren; kunstenaars hebben verlichting, stroom en duidelijke standinformatie nodig. Denk daarom naast meubilair ook aan pinapparaten, verlengkabels, expositiespots, printwerk en catering. Gebruik deze boodschappenlijst samen met de toegewezen standindeling en controleer uiterlijk een week vooraf wat je huurt, koopt of al op locatie hebt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 24
Stoelenaantal 80
Expositiewandenaantal 24
Barkrukkenaantal 6
Kleedkamerspiegelsaantal 2

Apparatuur

Kassa'saantal 2
Pinapparatenaantal 2
Laptopsaantal 2
Printers
Beeldschermenaantal 2
Speakersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 10
Oplaadstationsaantal 2
Gereedschapskoffersaantal 2

Verlichting

Expositiespotsaantal 24
Staande lampenaantal 6
Lichtslangenaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Waterglazenaantal 120
Wijn glazenaantal 100
Bordenaantal 120
Vorkenaantal 120
Messenaantal 120
Lepelsaantal 100

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Serveerbladenaantal 8
Scharenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Messen voor bereidingaantal 4
Tangenaantal 8
Schaaltjesaantal 16
Afvalbakkenaantal 8

Decoratie

Tafelkledenaantal 24
Wegwijzerbordenaantal 10
Standbordjesaantal 24
Prijskaartjesaantal 120
Naamkaartjesaantal 60
Kleefstripsaantal 8
Kabelgotenaantal 12
Fotowand

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakkar
Handzeepdispensersaantal 6

Catering

Boodschappen
- Koffie - 4 pakken
- Thee - 6 dozen
- Suiker - 2 kilo
- Melk - 12 liter
- Havermelk - 6 liter
- Citroenen - 2 kilo
- Mineraalwater plat - 12 flessen
- Mineraalwater bruisend - 8 flessen
- Cola - 8 flessen
- Cola Zero - 8 flessen
- Sinas - 6 flessen
- Tonic - 4 flessen
- Gemberbier - 4 flessen
- Appelsap - 6 pakken
- Sinaasappelsap - 6 pakken
- Alcoholvrij bier - 48 flesjes
- Witbier - 36 flesjes
- Rosé - 12 flessen
- Witte wijn - 12 flessen
- Rode wijn - 6 flessen
- Bierglazen voor eenmalig gebruik - 150 stuks
- Papieren koffiebekers - 150 stuks
- Papieren servetten - 500 stuks
- Roerstaafjes - 200 stuks
- Papieren rietjes - 150 stuks
- Kleine broodjes - 180 stuks
- Volkoren brood - 8 broden
- Croissants - 60 stuks
- Roomboter - 2 kilo
- Roomkaas - 2 kilo
- Hummus - 2 kilo
- Jonge kaas - 3 kilo
- Brie - 2 kilo
- Gerookte kipfilet - 2 kilo
- Hummus met gegrilde groente - 1 kilo
- Komkommers - 3 kilo
- Tomaten - 3 kilo
- Rucola - 1 kilo
- Paprika's - 2 kilo
- Druiven - 4 kilo
- Appels - 60 stuks
- Bananen - 40 stuks
- Aardbeien - 3 kilo
- Gemengde noten - 2 kilo
- Paprikachips - 8 zakken
- Naturelchips - 8 zakken
- Olijven - 3 potten
- Zoute stengels - 6 zakken
- Crackers - 8 pakken
- Miniquiches - 120 stuks
- Groenteloempia's - 120 stuks
- Kaassoufflés - 100 stuks
- Vegan bladerdeeghapjes - 100 stuks
- Mayonaise - 2 flessen
- Ketchup - 2 flessen
- Mosterd - 2 potten
- Pesto - 3 potten
- Olijfolie - 2 flessen
- Balsamicoazijn - 1 fles
- Zout - 1 pak
- Peper - 1 pot
- IJsblokjes - 20 kilo
- Aluminiumfolie - 2 rollen
- Vershoudfolie - 2 rollen
- Bakpapier - 2 rollen
- Keukenpapier - 12 rollen
- Toiletpapier - 48 rollen
- Afvalzakken - 100 stuks
- Vaatwastabletten - 1 pak
- Afwasmiddel - 3 flessen
- Allesreiniger - 3 flessen
- Glasreiniger - 2 flessen
- Desinfecterende doekjes - 6 pakken
- Sponzen - 12 stuks
- Microvezeldoeken - 24 stuks
- Papieren handdoeken - 12 pakken
- Handdesinfectiegel - 8 flessen
- Pleisters - 2 dozen
- Batterijen AA - 24 stuks
- Batterijen AAA - 24 stuks
- Balpennen - 30 stuks
- Notitieblokken - 10 stuks
- A4-papier - 2 pakken
- Polsbandjes - 250 stuks
- Enveloppen - 100 stuks
- Betaalbewijzen - 250 stuks

Tips

Plan per stand minimaal één stroompunt en leg per rij een paar extra verlengkabels en stekkerdozen klaar. Test alle aansluitingen vóór de opening, zodat je niet tijdens de beurs kabels hoeft te zoeken.
Voorzie elke kassa van een pinapparaat, oplaadmogelijkheid en wisselgeld. Controleer de betaalapparatuur uiterlijk de dag ervoor en houd minstens één reserveoplossing achter de hand.
Gebruik per expositieruimte voldoende gerichte expositiespots en test ze wanneer de kunstwerken al hangen. Zo zie je vóór de opening of er geen schilderijen in de schaduw vallen of hinderlijke reflecties ontstaan.
Bestel servies op basis van het bezoekersaantal en een marge van ongeveer 10 procent. Voor koffie en thee heb je naast kopjes ook waterkokers, koffiezetapparaten en thermoskannen nodig; zet gekoelde dranken in koelboxen klaar.
Print naamkaartjes, standbordjes, het programma en de plattegrond minimaal drie dagen vooraf. Neem extra exemplaren mee: reken op ongeveer 10 procent reserve voor beschadiging, wijzigingen of ontbrekende bewegwijzering.

Veelgestelde vragen

Wat heb ik nodig voor een kunstbeurs?: Reken op tafels, stoelen, expositiewanden, verlichting, kassa’s en pinapparaten per verkoop- of informatiestand. Voeg laptops, printers, standbordjes, naamkaartjes, programma’s, drank, servies en catering toe. Voor techniek zijn verlengkabels, stekkerdozen en oplaadstations nodig.
Hoeveel tafels heb ik nodig voor een kunstbeurs?: Tel eerst het aantal toegewezen stands en controleer daarna hoeveel tafels per stand in de plattegrond staan. Bestel daarnaast ongeveer 10 procent extra tafels voor ontvangst, catering, registratie of een last-minute wijziging.
Hoeveel drank en servies moet ik inkopen voor een kunstbeurs?: Gebruik het bevestigde bezoekersaantal als basis en houd ongeveer 10 procent reserve aan voor glazen, kopjes en borden. Voor alcoholische dranken kun je voor het eerste uur rekenen op twee tot drie drankjes per persoon; stem koffie, thee en water af op de verwachte verblijfsduur.
Wanneer moet ik spullen voor een kunstbeurs bestellen?: Reserveer tafels, stoelen, expositiewanden, beveiliging en techniek zodra de locatie en deelnemersindeling vaststaan, bij voorkeur enkele weken vooraf. Doe de boodschappen uiterlijk één tot twee dagen voor de beurs en test pinapparaten, printers, speakers en verlichting de dag ervoor.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!