Checklist voor een Koningsdagfietstocht

Een Koningsdagfietstocht vraagt meer voorbereiding dan alleen een mooie route uitzetten. Je regelt vooraf de start- en finishlocatie, vergunningen, verkeersposten en fietsstalling, terwijl deelnemersinformatie en vrijwilligerswerk vaak te laat worden vastgelegd. Op de dag zelf komen daar routeborden, veiligheidsmateriaal, catering en een duidelijke inschrijving bij. Gebruik deze checklist om de tocht stap voor stap voor te bereiden en controleer de route kort voor vertrek nog een keer.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Fietsroute bepalen
2 personen
Start- en finishlocatie vastleggen
2 personen
Route op veiligheid controleren
2 personen
Vergunningen en meldingen aanvragen
Fietsstalling afspreken
Vrijwilligers werven
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Routekaart ontwerpen
Routekaart laten afdrukken
Vrijwilligersrooster maken
Verkeersposten indelen
2 personen
Deelnemerslijst bijwerken
Route opnieuw controleren
2 personen
Fietsen en helmen controleren
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Routeborden voorbereiden
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Sandwiches klaarmaken
3 personen
Tafels opstellen
3 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Fietsstalling inrichten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Routeborden plaatsen
4 personen
Verkeerskegels plaatsen
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Inschrijftafel klaarmaken
2 personen
EHBO-materiaal klaarleggen
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
4 personen
Deelnemers registreren
3 personen
Routekaarten uitdelen
2 personen
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
Fietstocht begeleiden
6 personen
Verkeersposten bemannen
6 personen
Routepunten controleren
2 personen
Pechgevallen ondersteunen
2 personen
Finishdeelnemers ontvangen
3 personen
Dranken serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Muziek verzorgen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Laatste deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Routeborden ophalen
4 personen
Verkeerskegels opruimen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Servies afwassen
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Afval afvoeren
2 personen
Materialen drogen en sorteren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 40
Fietsenrekkenaantal 8
Inschrijftafel

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Koffiekopjesaantal 40

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Serveerbladenaantal 8
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Opscheplepelsaantal 6

Apparatuur

Geluidsinstallatie
Microfoonaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Portofoonsaantal 8
Powerbanksaantal 4
Mobiele telefoonsaantal 4

Sportmateriaal

Fietspompenaantal 3
Reparatiesetsaantal 3
Reservebinnenbandenaantal 10
Fietslichtsetsaantal 10
Veiligheidshesjesaantal 12
Fietsvlaggenaantal 6
Helmenaantal 10
Verkeerskegelsaantal 20
Afzetlintaantal 4
Pionnenaantal 20
Routekaarthoudersaantal 80
Klembordenaantal 6
Stiftenaantal 12
Balpennenaantal 20

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtslangenaantal 4

Decoratie

Oranje vlaggetjesaantal 8
Oranje ballonnenaantal 100
Tafelkledenaantal 6
Routebordenaantal 24
Pijlenstickersaantal 60
Startfinishbanner
Polsbandjesaantal 80

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalzakkenaantal 50
Schoonmaakemmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Afwasborstelsaantal 3
Microvezeldoekenaantal 12
Bezemsetsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de route, start- en finishlocatie en fietsstalling vroeg vast. Controleer de route daarna minstens twee keer: eerst op veiligheid en later opnieuw op wegwerkzaamheden, omleidingen en lastige kruisingen.
Regel vergunningen en meldingen voordat je uitnodigingen verstuurt. Neem in je planning ook tijd op voor de routekaart, routeborden en een vrijwilligersrooster met vaste verkeersposten.
Maak de deelnemersinformatie concreet: vermeld starttijd, verzamelpunt, routeafstand, wat deelnemers zelf meenemen en hoe aanmelden werkt. Verzamel dieetwensen uiterlijk bij de aanmelding, niet pas op de dag zelf.
Plan de catering achteruit vanaf het startmoment. Koel dranken op tijd, bereid hapjes en sandwiches zo laat mogelijk en zet tafels, partytenten, bekers, servies en thermoskannen klaar voordat de eerste fietsers binnenkomen.
Zet een aparte fietsveiligheidscontrole klaar met fietspompen, reparatiesets, reservebinnenbanden, fietslichtsets en helmen. Deel portofoons, veiligheidshesjes en powerbanks uit voordat vrijwilligers naar hun verkeerspost vertrekken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Koningsdagfietstocht organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met route, locaties en vergunningen. Plan de vrijwilligers, uitnodigingen en materialen uiterlijk 3 tot 4 weken voor de tocht.
Wanneer moet ik een vergunning voor een Koningsdagfietstocht aanvragen?: Vraag dit na zodra de route, start- en finishlocatie en groepsgrootte bekend zijn, bij voorkeur 8 tot 12 weken voor Koningsdag. De exacte termijn verschilt per gemeente, dus controleer de lokale aanvraagtermijn meteen.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een Koningsdagfietstocht?: Dat hangt af van de route en het aantal kruisingen, maar plan voor elke verkeerspost minimaal 2 vrijwilligers per dienst. Voeg daarnaast mensen toe voor inschrijving, fietscontrole, catering en een coördinator die bereikbaar blijft.
Wanneer moet ik de route van een Koningsdagfietstocht opnieuw controleren?: Controleer de route eerst tijdens de voorbereiding en nogmaals 1 tot 3 dagen voor de tocht. Kijk dan specifiek naar wegafsluitingen, gevaarlijke oversteekplaatsen, routeborden en bereikbaarheid van start en finish.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.