Koningsdag-Radtour organisieren: die praktische Checkliste

Eine Koningsdag-Radtour steht und fällt mit einer sicheren Strecke, klaren Zuständigkeiten und einem gut vorbereiteten Start. Plane Route, Start- und Zielort sowie nötige Genehmigungen frühzeitig und prüfe die Strecke kurz vor dem Termin erneut. Für die Verpflegung solltest du Getränke kühlen, Snacks und Sandwiches vorbereiten und den Aufbau von Zelten und Tischen einplanen. Diese Checkliste hilft dir, die 58 Aufgaben in der richtigen Reihenfolge abzuarbeiten.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Fahrradroute festlegen
2 Personen
Start- und Zielort festlegen
2 Personen
Route auf Sicherheit prüfen
2 Personen
Genehmigungen und Meldungen beantragen
Fahrradabstellplatz festlegen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Routenkarte gestalten
Streckenkarte drucken lassen
Freiwilligenplan erstellen
Verkehrsposten einteilen
2 Personen
Teilnehmerliste aktualisieren
Route erneut prüfen
2 Personen
Fahrräder und Helme kontrollieren
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
Einkaufen gehen
2 Personen
Routenschilder vorbereiten
2 Personen
Materialien zusammenstellen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Sandwiches vorbereiten
3 Personen
Tische aufstellen
3 Personen
Partyzelte aufbauen
4 Personen
Fahrradstellplatz einrichten
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Wegweiser aufstellen
4 Personen
Verkehrskegel aufstellen
2 Personen
Musikanlage anschließen
2 Personen
Anmeldetisch vorbereiten
2 Personen
Erste-Hilfe-Material bereitlegen
Freiwillige einweisen
2 Personen

Event

Teilnehmende empfangen
4 Personen
Teilnehmer registrieren
3 Personen
Routenpläne austeilen
2 Personen
Sicherheitsanweisung geben
2 Personen
Fahrradtour begleiten
6 Personen
Verkehrsposten besetzen
6 Personen
Routepunkte kontrollieren
2 Personen
Pannenfälle unterstützen
2 Personen
Zielteilnehmer empfangen
3 Personen
Getränke servieren
3 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Musik organisieren
Getränke nachfüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Letzte Teilnehmer verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

Wegweiser abholen
4 Personen
Verkehrskegel wegräumen
2 Personen
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
Partyzelte abbauen
4 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Location reinigen
4 Personen
Abfall entsorgen
2 Personen
Materialien trocknen und sortieren
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Fundsachen bearbeiten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
KlappischeAnz. 6
KlappstühleAnz. 40
FahrradständerAnz. 8
Anmeldetisch

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 120
TellerAnz. 80
BestecksetsAnz. 80
KaffeetassenAnz. 40

Küche

ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 6
ServiertablettsAnz. 8
SchneidebretterAnz. 3
BrotmesserAnz. 3
ServierlöffelAnz. 6

Ausstattung

Beschallungsanlage
MikrofonAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
FunkgeräteAnz. 8
PowerbanksAnz. 4
MobiltelefoneAnz. 4

Sportmaterial

FahrradpumpenAnz. 3
ReparatursetsAnz. 3
ErsatzschläucheAnz. 10
FahrradlichtsetsAnz. 10
SicherheitswestenAnz. 12
FahrradflaggenAnz. 6
HelmeAnz. 10
VerkehrskegelAnz. 20
AbsperrbandAnz. 4
KegelAnz. 20
StreckenkaartenhalterAnz. 80
KlemmbretterAnz. 6
StifteAnz. 12
KugelschreiberAnz. 20

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
LichtschläucheAnz. 4

Dekoration

Orange WimpelAnz. 8
Orange BallonsAnz. 100
TischdeckenAnz. 6
WegweiserAnz. 24
PfeilaufkleberAnz. 60
Start-Ziel-Banner
ArmbänderAnz. 80

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
MüllsäckeAnz. 50
PutzeimerAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 6
SpülbürstenAnz. 3
MikrofasertücherAnz. 12
BesensetsAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Route, Start und Ziel mindestens 6 bis 8 Wochen vorher fest. Prüfe Kreuzungen, Engstellen und mögliche Baustellen nicht nur bei der ersten Planung, sondern noch einmal in der letzten Woche.
Beantrage Genehmigungen und erforderliche Meldungen möglichst 6 Wochen vor der Tour. Kläre außerdem früh, wo Fahrräder abgestellt werden und wie der Anmeldetisch erreichbar bleibt.
Plane pro 15 bis 20 Teilnehmende mindestens eine verantwortliche Person für Verkehrsposten oder Gruppenbetreuung ein. Erstelle den Freiwilligenplan spätestens 7 Tage vorher und teile Funkgeräte oder Powerbanks zu.
Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und kühle sie am Vorabend. Bereite Sandwiches und Snacks so vor, dass sie höchstens 1 bis 2 Stunden vor dem Start ausgegeben werden.
Kontrolliere Fahrräder, Helme, Fahrradpumpen und Reparatursets spätestens am Vortag. Nimm Ersatzschläuche, Fahrradlichtsets, Sicherheitswesten und Fahrradflaggen mit, damit kleine Defekte oder schlechte Sicht nicht zum Abbruch führen.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich eine Koningsdag-Radtour anmelden?: Beginne 6 bis 8 Wochen vor dem Termin mit Genehmigungen und Meldungen. Je nach Strecke und Verkehrsaufkommen können Behörden zusätzliche Unterlagen verlangen, daher solltest du nicht bis zur letzten Woche warten.
Wie viele Helfer brauche ich für eine Koningsdag-Radtour?: Plane mindestens eine eingeteilte Person pro 15 bis 20 Teilnehmende ein, zusätzlich zu Anmeldung und Verpflegung. Für eine größere Gruppe solltest du den Freiwilligenplan spätestens 7 Tage vorher abschließen.
Wie viel Getränke brauche ich für eine Radtour?: Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und plane bei warmem Wetter eine zusätzliche Reserve ein. Kühlboxen und Thermoskannen sollten am Vorabend bereitstehen, damit am Veranstaltungstag nichts gesucht werden muss.
Wann muss ich die Fahrradroute noch einmal prüfen?: Prüfe die Strecke zunächst bei der Planung und ein zweites Mal in der letzten Woche vor der Tour. Achte dann besonders auf Baustellen, Umleitungen, gefährliche Kreuzungen und den Zustand der Routenschilder.

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