Koningsdagfeest organiseren: checklist en planning

Een Koningsdagfeest vraagt vooral om tijdige afstemming: locatie, vergunningen, materialen en vrijwilligers moeten vóór de feestdag vaststaan. Begin enkele weken vooraf met de datum, meldingen en reserveringen. Werk daarna het programma uit, verzamel aanmeldingen en dieetwensen en bevestig leveringen. In de laatste week controleer je de voorraad, bereid je de versiering en spelmaterialen voor en leg je een regenplan klaar. De dag ervoor haal je boodschappen op en koel je verse producten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
2 personen
Vergunningen en meldingen controleren
Reservering van materialen maken
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Buurtinformatie verspreiden
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Leveringen en reserveringen bevestigen
Programma en tijden vastleggen
2 personen
Muziek en spelactiviteiten kiezen
2 personen
Vrijwilligers voor taken indelen
Sleutels en toegang regelen
Weersverwachting controleren
Alternatief regenplan klaarzetten
2 personen
Voorraad en materialen controleren
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen bestellen
Versiering voorbereiden
2 personen
Spelmaterialen controleren
2 personen
Prijzentafel voorbereiden
2 personen
Koelboxen schoonmaken
Kleding en accessoires klaarleggen
2 personen
Boodschappen ophalen
2 personen
Verse producten koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Groenten en fruit wassen
2 personen
Sausjes en dips portioneren
2 personen
Koffie- en theepunt voorbereiden
2 personen
Apparatuur opladen
Transport naar locatie regelen
2 personen
Locatie openen
2 personen
Materialen uitladen
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Stroom en verlichting aansluiten
2 personen
Geluidsinstallatie opstellen
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Buffettafels inrichten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Hapjes op schalen leggen
3 personen
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
Spelstations inrichten
3 personen
Prijzen en spelregels plaatsen
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Toiletten controleren
Veilige looproutes controleren
2 personen
Muziek testen
2 personen

Event

Opening en welkom verzorgen
2 personen
Gasten ontvangen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Kinderactiviteiten begeleiden
3 personen
Muziek verzorgen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Spelronde begeleiden
2 personen
Prijswinnaars bekendmaken
Warme snacks serveren
3 personen
Afvalpunten legen
2 personen
Toiletten tussentijds controleren
Lichtverlichting inschakelen
Laatste ronde dranken serveren
2 personen
Afsluiting aankondigen
Gasten uitgeleiden
2 personen

Nazorg

Voedsel veilig verpakken
3 personen
Servies en bestek verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven eten verdelen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 80
Buffettafelsaantal 3
Statafelsaantal 4
Klapbankenaantal 4
Garderoberek

Servies

Herbruikbare bordenaantal 100
Herbruikbare kommenaantal 80
Herbruikbare bekersaantal 150
Wijnglazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 50
Koffielepelsaantal 50
Vorkenaantal 100
Messenaantal 100
Lepelsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Serveerbestekaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Maatbekersaantal 2
Mengkommenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Koelelementenaantal 20
Aluminiumfoliehoudersaantal 2

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonaantal 2
Microfoonstandaard
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Telefoonladersaantal 3
Powerbanksaantal 2

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4
Ledlampenaantal 6
Lantaarnsaantal 4

Decoratie

Nederlandse vlaggenaantal 8
Oranje vlaggetjeslijnenaantal 6
Oranje ballonnenaantal 100
Ballonnenpompaantal 2
Oranje tafelkledenaantal 8
Tafeldecoratieaantal 12
Plakbandaantal 6
Touwrollenaantal 3
Tie-wrapsaantal 100

Sportmateriaal

Ringwerpsetsaantal 2
Blikwerpsetsaantal 2
Zakloopzakkenaantal 10
Springtouwenaantal 6
Voetballenaantal 3
Pionnenaantal 20
Stoepkrijtaantal 12
Spelkaartenaantal 4
Bordspellenaantal 6
Touwtrektouw
Scorebordenaantal 4
Stiftenaantal 12
Prijzenaantal 30

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Stoffer en blikaantal 2
Bezemaantal 2
Vuilnisgrijpersaantal 2
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Wasmandenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer uiterlijk vier weken vooraf of voor het feest een vergunning of melding nodig is. Bevestig tegelijk de locatie, toegang en eventuele sleutels, zodat opbouw en levering niet op elkaar botsen.
Leg het programma minstens twee weken vooraf vast, inclusief muziek, spelactiviteiten en de taakverdeling onder vrijwilligers. Geef iedere vrijwilliger een concrete taak en een starttijd.
Bevestig reserveringen en leveringen zeven dagen vooraf opnieuw. Controleer daarbij niet alleen partytenten, tafels en stoelen, maar ook bekers, serveerbestek, koelboxen, speakers en het mengpaneel.
Plan de boodschappen niet pas op de feestdag: bestel houdbare producten enkele dagen eerder en haal verse producten de dag ervoor op. Zet gekoelde producten direct in koelboxen met voldoende koelelementen.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en maak het regenplan dan definitief. Bepaal waar partytenten, buffettafels, spelmaterialen en de muziekapparatuur komen te staan als buitenactiviteiten niet doorgaan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Koningsdagfeest organiseren?: Begin bij voorkeur zes tot acht weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en materiaalreserveringen. Verstuur uitnodigingen ongeveer vier weken vooraf en bevestig de laatste details in de week voor het feest.
Heb ik een vergunning nodig voor een Koningsdagfeest?: Dat hangt af van de locatie, omvang en openbare activiteiten. Controleer uiterlijk vier weken vooraf bij je gemeente of een vergunning of melding nodig is, zodat je tijd hebt om aanvullende voorwaarden te regelen.
Wanneer moet ik de boodschappen voor een Koningsdagfeest doen?: Bestel houdbare boodschappen drie tot vijf dagen vooraf. Haal verse producten de dag ervoor op en koel ze meteen; controleer op de ochtend zelf nog de volledige voorraad en dieetwensen.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een Koningsdagfeest?: Plan minimaal één vrijwilliger voor ontvangst, één voor eten en drinken, één voor spelactiviteiten en één voor techniek of muziek. Bij een programma langer dan vier uur werken wisselende diensten van twee uur beter dan één vaste bezetting.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.