Checklist pour organiser une Fête du Roi

Une Fête du Roi réussie se prépare dans un ordre précis : d’abord la date, le lieu et les autorisations, puis les invitations, les réservations et les bénévoles. Cette checklist regroupe les 79 tâches et 70 éléments à prévoir, des tentes et tables jusqu’aux gobelets réutilisables, glacières et enceintes. Elle couvre aussi les oublis fréquents : besoins alimentaires, accès au site, plan pluie et réfrigération des produits frais. Utilise-la pour avancer semaine après semaine, puis pour contrôler les derniers détails avant l’ouverture.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Vérifier les autorisations et les déclarations
Réserver le matériel
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Diffuser les informations du quartier
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les livraisons et les réservations
Consigner le programme et les horaires
2 personnes
Choisir la musique et les activités ludiques
2 personnes
Répartir les volontaires pour les tâches
Organiser les clés et l’accès
Vérifier les prévisions météo
Préparer un plan pluie de rechange
2 personnes
Vérifier le stock et le matériel
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Commander les courses
Préparer la décoration
2 personnes
Vérifier le matériel de jeu
2 personnes
Préparer la table des prix
2 personnes
Nettoyer les glacières
Préparer les vêtements et accessoires
2 personnes
Récupérer les courses
2 personnes
Réfrigérer les produits frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Laver les légumes et les fruits
2 personnes
Portionner les sauces et les dips
2 personnes
Préparer l'espace café et thé
2 personnes
Recharger les appareils
Organiser le transport vers le lieu
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Décharger le matériel
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Brancher l’alimentation et l’éclairage
2 personnes
Installer le système son
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer les tables de buffet
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Disposer les amuse-bouches sur des plateaux
3 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Installer les stations de jeu
3 personnes
Afficher les prix et les règles du jeu
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Vérifier les toilettes
Vérifier les itinéraires de circulation sûrs
2 personnes
Tester la musique
2 personnes

Événement

Assurer l’ouverture et l’accueil
2 personnes
Accueillir les invités
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Encadrer les activités pour enfants
3 personnes
Fournir la musique
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Animer le tour de jeu
2 personnes
Annoncer les gagnants
Servir des snacks chauds
3 personnes
Vider les points de collecte des déchets
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
Allumer les éclairages
Servir le dernier tour de boissons
2 personnes
Annoncer la clôture
Accompagner les invités à la sortie
2 personnes

Suivi

Emballer les aliments en toute sécurité
3 personnes
Rassembler la vaisselle et les couverts
3 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Éteindre l'installation sonore
2 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Distribuer les restes
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 8
Chaisesqté 80
Tables de buffetqté 3
Tables hautesqté 4
Bancs pliantsqté 4
Portant à vêtements

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 100
Bols réutilisablesqté 80
Gobelets réutilisablesqté 150
Verres à vinqté 60
Tasses à caféqté 50
Cuillères à caféqté 50
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 100
Cuillèresqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Couverts de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Verres doseursqté 2
Saladiersqté 4
Glacièresqté 4
Pains de glaceqté 20
Supports pour papier aluminiumqté 2

Équipement

Enceintes portablesqté 2
Table de mixage
Microphoneqté 2
Pied de microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Chargeurs de téléphoneqté 3
Batteries externesqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes LEDqté 6
Lanternesqté 4

Décoration

Drapeaux néerlandaisqté 8
Guirlandes de fanions orangeqté 6
Ballons orangeqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Nappes orangeqté 8
Décoration de tableqté 12
Ruban adhésifqté 6
Rouleaux de cordeqté 3
Attaches-câblesqté 100

Matériel de sport

Jeux de lancer d'anneauxqté 2
Jeux de lancer de boîtesqté 2
Sacs de course en sacqté 10
Cordes à sauterqté 6
Ballons de footballqté 3
Cônesqté 20
Craie de trottoirqté 12
Cartes de jeuqté 4
Jeux de sociétéqté 6
Corde de tir à la corde
Panneaux de scoreqté 4
Marqueursqté 12
Prixqté 30

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balayette et pelleqté 2
Balaiqté 2
Pinces à déchetsqté 2
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Gants de nettoyageqté 6
Paniers à lingeqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commence 4 à 6 semaines avant la fête par la date, le lieu, les autorisations, les invitations et la réservation du matériel. Les tentes, tables, chaises et équipements audio sont souvent les premiers éléments indisponibles.
Fixe une date limite d’inscription 7 jours avant l’événement. À ce moment-là, note le nombre de participants, les besoins alimentaires et le volume de vaisselle, de boissons et de nourriture à prévoir.
Prépare le programme avec des horaires précis et attribue chaque mission à un bénévole identifié. Prévois au moins une personne pour l’accès et les clés, une pour les livraisons et une pour la table des prix.
Ne garde pas le plan pluie pour le dernier jour : vérifie les prévisions à 5 jours, puis confirme les tentes et l’aménagement de repli 48 heures avant. Vérifie aussi que les jeux et la sonorisation peuvent être déplacés.
Récupère les courses le jour prévu, réfrigère immédiatement les produits frais et nettoie les glacières avant de les remplir. Prépare la décoration, les vêtements et accessoires, ainsi que la table des prix au plus tard la veille.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une Fête du Roi ?: Commence idéalement 4 à 6 semaines avant la date prévue. Les autorisations, invitations, bénévoles, tentes, tables et matériel audio doivent être confirmés assez tôt.
Quand envoyer les invitations pour une Fête du Roi ?: Envoie-les 3 à 4 semaines avant l’événement et fixe une date limite de réponse environ 7 jours avant. Tu auras ainsi le temps de recueillir les besoins alimentaires et d’ajuster les achats.
Que prévoir pour une Fête du Roi en cas de pluie ?: Vérifie la météo à 5 jours, puis arrête le plan de repli 48 heures avant. Prévois des tentes ou un espace couvert, et vérifie que les tables, jeux, décorations et enceintes peuvent y être installés.
Quand acheter et réfrigérer les produits frais ?: Récupère ou commande les courses selon les créneaux de livraison confirmés, idéalement la veille ou le matin même. Réfrigère les produits frais dès leur arrivée et garde les glacières et pains de glace prêts pour le service.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.