Koningsdag organiseren: checklist en planning

Een Koningsdagviering vraagt om meer voorbereiding dan alleen oranje versiering en muziek. Leg eerst datum, programma en locatie vast en controleer daarna vergunningen, muziekrechten en stroomvoorziening. Regel vrijwilligers, catering en geluidsapparatuur ruim op tijd, zodat je op de dag zelf vooral hoeft op te bouwen en te begeleiden. In deze checklist staan 73 taken en 63 spullen overzichtelijk bij elkaar, van partytenten en tafels tot koelboxen, servies en microfoons.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Vergunningseisen controleren
Muziekrechten controleren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Leveranciers bevestigen
Cateringbestelling plaatsen
2 personen
Geluidsapparatuur reserveren
Koelkasten en koelboxen regelen
Versiering bestellen
Draaiboek afdrukken
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
Locatie inspecteren
2 personen
Stroompunten controleren
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Podiumzone afzetten
2 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
2 personen
Muziek testen
2 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Oranje vlaggen plaatsen
2 personen
Buffettafels inrichten
3 personen
Bar inrichten
3 personen
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Dieetvrije hapjes markeren
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Toiletten controleren
EHBO-koffer klaarzetten
Vrijwilligers briefen
2 personen

Event

Ingang bemannen
2 personen
Gasten welkom heten
2 personen
Programma aankondigen
Muziek verzorgen
2 personen
Dranken serveren
3 personen
Koffie en thee schenken
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Gebruikt servies afruimen
2 personen
Tafels tussentijds schoonmaken
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten tussentijds controleren
Kinderactiviteiten begeleiden
3 personen
Spelmaterialen uitgeven
2 personen
Fotomoment begeleiden
Lichtshow controleren
Laatste ronde serveren
3 personen
Muziek tijdig afronden
Gasten veilig uitgeleiden
2 personen

Nazorg

Barvoorraad afsluiten
2 personen
Voedsel veilig opbergen
2 personen
Afval verzamelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Geluidsapparatuur afkoppelen
2 personen
Verlichting verwijderen
2 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Materialen schoon en droog maken
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Restanten opslaan
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Locatie opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 3
Klaptafelaantal 10
Klapstoelaantal 100
Barkrukaantal 8
Statafelaantal 8
Buffettafelaantal 4
Bar
Afzetpaalaantal 8

Servies

Herbruikbaar bordaantal 120
Herbruikbare komaantal 60
Herbruikbaar glasaantal 150
Wijnglasaantal 40
Koffiekopaantal 60
Koffielepelaantal 60
Vorkaantal 120
Mesaantal 120
Serveerbestekaantal 12
Koffiekanaantal 4

Apparatuur

Koelboxaantal 6
Koelkastaantal 2
Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokeraantal 2
Geluidsinstallatie
Microfoonaantal 2
Luidsprekeraantal 2
Verlenghaspelaantal 4
Stekkerdoosaantal 6
Powerbankaantal 2
Thermoskanaantal 4

Keuken

Snijplankaantal 4
Koksmesaantal 4
Serveerschaalaantal 12
Serveertangaantal 8
Maatbekeraantal 2
Koelelementaantal 20
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudbakaantal 12

Decoratie

Oranje vlaggenlijnaantal 12
Nederlandse vlagaantal 4
Oranje ballonnenaantal 100
Ballonnenpompaantal 2
Oranje tafelloperaantal 10
Menustandaardaantal 6
Naamkaartjeaantal 120
Pijlbordaantal 8
Programmaposteraantal 6
Plakbandaantal 6

Verlichting

Lichtsnoeraantal 6
Ledlampaantal 12
Lantaarnaantal 8
Batterijaantal 24
Zaklampaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakaantal 8
Bezemaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Dweilaantal 3
Schoonmaakemmeraantal 3

Sportmateriaal

Juten zakaantal 12
Blikgooispel
Touwtrektouw
Stoepkrijtaantal 12
Kegelsaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Begin 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma en locatie. Controleer direct of een vergunning nodig is en welke eisen gelden voor geluid, tenten en publieksveiligheid.
Verstuur uitnodigingen uiterlijk 4 weken vooraf en sluit de aanmeldingen ongeveer 10 dagen voor het feest. Dan kun je aantallen, dieetwensen, vrijwilligers en catering nog aanpassen.
Plan geluidsapparatuur niet als laatste. Reserveer installatie, microfoon en luidsprekers minimaal 3 weken vooraf en test het geluid op de locatie met de beschikbare stroompunten.
Controleer het weer 7 dagen vooraf en opnieuw de avond ervoor. Bouw partytenten alleen op een veilige ondergrond op en houd een alternatief klaar voor regen, wind of kou.
Werk op de dag zelf met een draaiboek en een opbouwteam van minstens 3 personen. Zet tafels, stoelen, bar, koeling en buffet eerst klaar; koel dranken daarna minimaal 4 uur voordat gasten arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Koningsdagviering organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Voor een evenement met vergunning, podium, catering of veel bezoekers kan 3 maanden voorbereiding nodig zijn; controleer de vergunningseisen meteen na het vastleggen van datum en locatie.
Wanneer moet ik een vergunning voor Koningsdag aanvragen?: Controleer de eisen minimaal 10 tot 12 weken voor de viering. De termijn verschilt per gemeente en type evenement, dus wacht niet tot de uitnodigingen al zijn verstuurd.
Hoeveel drank moet ik inkopen voor Koningsdag?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna gemiddeld 1 tot 2 per uur. Koop de bederfelijke voorraad pas kort voor het feest en koel dranken uiterlijk 4 uur vooraf.
Wanneer moet ik catering en dieetwensen regelen?: Vraag dieetwensen bij de aanmelding uit en geef het definitieve aantal uiterlijk 10 dagen vooraf door aan de cateraar. Bevestig de bestelling vervolgens nogmaals 2 tot 3 dagen voor Koningsdag.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.