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Koningsdag-Feier organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Koningsdag-Feier braucht mehr Vorbereitung als nur orange Dekoration und Musik. Lege zuerst Datum, Programm und Veranstaltungsort fest, danach folgen Genehmigungen, Einladungen, Helfer und Lieferanten. In den letzten Tagen zählen gekühlte Getränke, haltbare Vorräte, funktionierende Stromanschlüsse und ein getestetes Mikrofon. Diese Checkliste führt dich durch die Planung bis zum Aufbau vor Ort.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Location reservieren

  • Genehmigungsanforderungen prüfen

  • Musikrechte prüfen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Lieferanten bestätigen

  • Cateringbestellung aufgeben

    2 Personen

  • Tonanlage reservieren

  • Kühlschränke und Kühlboxen organisieren

  • Dekoration bestellen

  • Drehbuch ausdrucken

  • Wettervorhersage prüfen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Haltbare Vorräte bereitstellen

    2 Personen

  • Location inspizieren

    2 Personen

  • Stromanschlüsse kontrollieren

    2 Personen

  • Tische und Stühle bereitstellen

    4 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • Bereich um die Bühne absperren

    2 Personen

  • Beschallungsanlage aufbauen

    2 Personen

  • Musik testen

    2 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Orange Fahnen aufstellen

    2 Personen

  • Buffettische einrichten

    3 Personen

  • Bar einrichten

    3 Personen

  • Geschirr und Besteck bereitstellen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Gerichte ohne Diätvorgaben kennzeichnen

    2 Personen

  • Müllstationen aufstellen

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Erste-Hilfe-Koffer bereitstellen

  • Freiwillige einweisen

    2 Personen

Event

  • Eingang besetzen

    2 Personen

  • Gäste willkommen heißen

    2 Personen

  • Programm ankündigen

  • Musik organisieren

    2 Personen

  • Getränke servieren

    3 Personen

  • Kaffee und Tee ausschenken

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet auffüllen

    2 Personen

  • Benutztes Geschirr abräumen

    2 Personen

  • Tische zwischendurch reinigen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten zwischendurch kontrollieren

  • Kinderaktivitäten betreuen

    3 Personen

  • Spielmaterialien ausgeben

    2 Personen

  • Fotomoment begleiten

  • Lichtshow kontrollieren

  • Letzte Runde servieren

    3 Personen

  • Musik rechtzeitig beenden

  • Gäste sicher verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Barvorrat abschließen

    2 Personen

  • Lebensmittel sicher verstauen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Tische und Stühle abbauen

    4 Personen

  • Partyzelte abbauen

    4 Personen

  • Audioausrüstung abkoppeln

    2 Personen

  • Beleuchtung entfernen

    2 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Materialien sauber und trocken machen

    3 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Reste einlagern

    2 Personen

  • Fundsachen sammeln

  • Veranstaltungsort übergeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • FestzeltAnz. 3
  • Klapp­tischAnz. 10
  • KlappstuhlAnz. 100
  • BarhockerAnz. 8
  • StehtischAnz. 8
  • Buffet-TischAnz. 4
  • Bar
  • AbsperrpfostenAnz. 8

Geschirr

  • Wiederverwendbarer TellerAnz. 120
  • Wiederverwendbare SchüsselAnz. 60
  • Wiederverwendbares GlasAnz. 150
  • WeinglasAnz. 40
  • KaffeetasseAnz. 60
  • KaffeelöffelAnz. 60
  • GabelAnz. 120
  • MesserAnz. 120
  • ServierbesteckAnz. 12
  • KaffeekanneAnz. 4

Ausstattung

  • KühlboxAnz. 6
  • KühlschrankAnz. 2
  • KaffeemaschineAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • Beschallungsanlage
  • MikrofonAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • SteckdosenleisteAnz. 6
  • PowerbankAnz. 2
  • ThermoskanneAnz. 4

Küche

  • SchneidebrettAnz. 4
  • KochmesserAnz. 4
  • ServierplatteAnz. 12
  • ServierzangeAnz. 8
  • MessbecherAnz. 2
  • KühlelementAnz. 20
  • AluminiumfolieAnz. 2
  • FrischhalteboxAnz. 12

Dekoration

  • Orange WimpelketteAnz. 12
  • Niederländische FlaggeAnz. 4
  • Orange BallonsAnz. 100
  • BallonpumpeAnz. 2
  • Oranger TischläuferAnz. 10
  • MenüaufstellerAnz. 6
  • NamensschildAnz. 120
  • PfeilschildAnz. 8
  • ProgrammplakatAnz. 6
  • KlebebandAnz. 6

Beleuchtung

  • LichterketteAnz. 6
  • LED-LampeAnz. 12
  • LaterneAnz. 8
  • BatterieAnz. 24
  • TaschenlampeAnz. 4

Reinigung

  • MülleimerAnz. 8
  • BesenAnz. 3
  • Handfeger und KehrblechAnz. 3
  • WischmoppAnz. 3
  • Reinigungs-EimerAnz. 3

Sportmaterial

  • JutesackAnz. 12
  • Dosenwerfen
  • Tauziehseil
  • KreideAnz. 12
  • KegelAnz. 12

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Prüfe Genehmigungen und Musikrechte frühzeitig, idealerweise mindestens vier Wochen vor der Feier. So bleibt Zeit, fehlende Unterlagen oder Auflagen zu klären.
  • Bearbeite Anmeldungen und Ernährungswünsche spätestens eine Woche vorher. Gib die endgültige Cateringbestellung erst danach auf und plane zusätzlich passende Teller, Schüsseln und Servierbesteck ein.
  • Plane die Kühlung nicht erst am Veranstaltungstag: Organisiere Kühlschränke und Kühlboxen vorher und stelle Getränke mindestens einige Stunden vor Beginn kalt.
  • Kontrolliere beim Location-Rundgang Stromanschlüsse, Verlängerungskabel und Steckdosenleisten. Baue Beschallungsanlage und Mikrofon früh genug auf, damit Musik und Ansagen vor dem Einlass getestet werden können.
  • Lege für den Aufbau eine feste Reihenfolge fest: zuerst Festzelt, Tische und Stühle, danach Buffet und Bar, anschließend Absperrpfosten und Technik. Prüfe am selben Tag auch die Wettervorhersage und sichere das Programm entsprechend ab.

Häufige Fragen

Wie früh sollte ich eine Koningsdag-Feier planen?
Beginne mindestens vier bis sechs Wochen vorher mit Datum, Programm und Location. Genehmigungen, Musikrechte, Lieferanten und Tonanlage solltest du möglichst direkt danach prüfen.
Wann sollte ich die Einladungen für eine Koningsdag-Feier verschicken?
Verschicke die Einladungen etwa drei bis vier Wochen vor der Feier. Setze die Rückmeldefrist auf ungefähr eine Woche vor dem Termin, damit Catering und Sitzplanung rechtzeitig angepasst werden können.
Wie viele Getränke brauche ich für eine Koningsdag-Feier?
Rechne für die erste Stunde mit zwei bis drei Getränken pro Person und danach mit etwa einem Getränk pro Stunde. Halte zusätzlich Wasser bereit und kühle die Getränke mehrere Stunden vor Beginn.
Wann muss die Technik bei einer Koningsdag-Feier aufgebaut werden?
Baue Beschallungsanlage, Lautsprecher und Mikrofon mindestens zwei Stunden vor dem Start auf. Reserviere anschließend mindestens 30 Minuten für einen vollständigen Musik- und Mikrofontest.

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