Knutselwedstrijd organiseren: checklist van voorbereiding tot prijsuitreiking

Een knutselwedstrijd loopt soepel als deelnemers vooraf weten wat ze maken, met welke materialen en volgens welke regels. Regel eerst het thema, de jury en de locatie; verwerk daarna de aanmeldingen en deel de teams in. In de laatste dagen draait alles om werkpakketten, tafels, beschermfolie en een duidelijke jurytafel. Deze checklist helpt je bovendien met details die vaak te laat worden geregeld, zoals dieetwensen, gekoelde dranken, stroompunten en geprinte deelnemerslijsten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijdthema vaststellen
2 personen
Wedstrijdregels uitschrijven
2 personen
Juryleden benaderen
Locatie reserveren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Teams indelen
2 personen
Jurycriteria afdrukken
Deelnemerslijst afdrukken
Prijzen inkopen
Boodschappen doen
2 personen
Knutselmaterialen sorteren
3 personen
Werkpakketten samenstellen
3 personen
Prijzen inpakken
2 personen

Event

Tafels opstellen
4 personen
Stoelen klaarzetten
3 personen
Beschermfolie neerleggen
3 personen
Knutselmaterialen uitstallen
4 personen
Jurytafel inrichten
2 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Deelnemers ontvangen
3 personen
Teams registreren
2 personen
Wedstrijdregels toelichten
Werkpakketten uitdelen
3 personen
Wedstrijd begeleiden
5 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Tussentijds opruimen
3 personen
Werkstukken verzamelen
3 personen
Jurybeoordeling begeleiden
3 personen
Buffet klaarzetten
4 personen
Buffet serveren
4 personen
Prijsuitreiking houden
2 personen
Werkstukken fotograferen
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Materialen terugsorteren
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Ruimte schoonmaken
4 personen
Overgebleven eten verpakken
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Foto's delen
Deelnemers bedanken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 50
Inschrijftafel
Jurytafel

Servies

Herbruikbare bekersaantal 60
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Schaaltjesaantal 12
Serveerschalenaantal 8

Apparatuur

Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparaat
Koelboxenaantal 3
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Fotocamera

Knutselmateriaal

Gekleurd papieraantal 10
Kartonvellenaantal 60
Krantenpapieraantal 2
Schortenaantal 45
Scharenaantal 30
Lijmpistolenaantal 8
Lijmpatronenaantal 40
Plakbandrollenaantal 12
Kwastenaantal 50
Mengbakjesaantal 30
Verfpalettenaantal 20
Kleurpotlodenaantal 12
Viltstiftenaantal 12
Waskrijtaantal 8
Linialenaantal 20
Knutseltouwaantal 6
Wolaantal 10
Houten stokjesaantal 300
Kurkjesaantal 100
Pomponsaantal 200
Wiebelogenaantal 200
Kralenaantal 500
Pijpenragersaantal 200
Kleimattenaantal 10
Boetseerkleiaantal 10
Satéprikkersaantal 200
Elastiekjesaantal 200
Placematonderleggersaantal 50
Naamstickersaantal 60
Werkstukkaartjesaantal 60
Juryformulierenaantal 20
Pennensetsaantal 20

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Ballonnenaantal 50
Slingersaantal 6
Prijsbekersaantal 3
Medaillelintenaantal 3
Rangbordjesaantal 3

Schoonmaak

Stofzuiger
Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Afwasbakkenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het thema en de wedstrijdregels uiterlijk twee weken vooraf vast. Vermeld ook de beschikbare knutselmaterialen, de maximale werktijd en hoe de jury beoordeelt.
Maak per team een werkpakket met papier, karton, scharen, lijm, plakband en tekenmateriaal. Sorteer dit vooraf, zodat je tijdens de start geen materialen meer hoeft te verdelen.
Reserveer naast de werktafels ook een aparte inschrijftafel en jurytafel. Leg jurycriteria en deelnemerslijst geprint klaar; zoeken naar bestanden op een telefoon kost bij de ontvangst onnodig tijd.
Leg beschermfolie neer voordat je materialen uitstalt en zet schorten klaar. Controleer bovendien vooraf hoeveel stekkerdozen en verlengsnoeren nodig zijn voor lijmpistolen, waterkokers en het koffiezetapparaat.
Zet dranken koud en maak koffie en thee pas vlak voor ontvangst klaar. Reken voor de start op gekoeld water en bekers voor alle deelnemers, en controleer de verzamelde dieetwensen voordat je boodschappen doet.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een knutselwedstrijd organiseren?: Begin ongeveer vier weken vooraf met thema, regels, jury en locatie. Verstuur de uitnodigingen uiterlijk twee weken voor de wedstrijd, zodat je teams en dieetwensen nog kunt verwerken.
Hoeveel tijd heb je nodig om een knutselwedstrijd klaar te zetten?: Plan minimaal 2 uur opbouwtijd voor tafels, stoelen, beschermfolie, materialen, inschrijving en jurytafel. Zet werkpakketten en geprinte lijsten de dag ervoor al klaar.
Wat moet ik per team klaarleggen voor een knutselwedstrijd?: Maak per team één werkpakket met de afgesproken basisvoorraad, zoals gekleurd papier, karton, scharen, plakband, lijm en tekenmateriaal. Voeg extra lijmpatronen en plakbandrollen achter de hand toe.
Hoeveel juryleden heb je nodig voor een knutselwedstrijd?: Plan minimaal 2 juryleden, zodat beoordelingen naast elkaar kunnen worden uitgevoerd en besproken. Geef ieder jurylid vooraf dezelfde geprinte criteria en deelnemerslijst.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.