Checklist voor een goed georganiseerde kloosterfietstocht

Een kloosterfietstocht vraagt om meer voorbereiding dan alleen een mooie route kiezen. Je regelt vooraf de bezoeken, rustlocaties en catering, maar controleert ook wegwerkzaamheden, verlichting en materiaal voor pech onderweg. Deze checklist helpt je de organisatie in de juiste volgorde aan te pakken. Zo weten deelnemers waar ze starten, hoeveel afstand ze fietsen en waar eten, drinken en hulp beschikbaar zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Route en afstand vastleggen
2 personen
Kloosterbezoeken reserveren
2 personen
Rustlocaties vastleggen
2 personen
Route volledig voorrijden
2 personen
Wegwerkzaamheden controleren
Alternatieve route uitwerken
2 personen
Deelnemersinformatie versturen
Deelnemerslijst afdrukken
Routekaarten afdrukken
Pijlen en routeborden maken
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Fietsgereedschap controleren
Verlichting en reflectie testen
2 personen
Eten voorbereiden
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Materialen naar startlocatie brengen
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Koffie- en theepunt klaarmaken
2 personen
Buffet en lunch klaarzetten
3 personen
Routepijlen plaatsen
3 personen
Fietsenstalling markeren
2 personen

Event

Deelnemers inchecken
3 personen
Routekaarten uitdelen
2 personen
Fietsveiligheid controleren
2 personen
Veiligheidsbriefing geven
2 personen
Groep begeleiden op de heenroute
3 personen
Eerste kloosterbezoek begeleiden
2 personen
Dranken en snacks bijvullen
2 personen
Groep begeleiden op de terugroute
3 personen
Tweede kloosterbezoek begeleiden
2 personen
Avondmaaltijd serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Fietsenstalling en route controleren
2 personen
Verlichting bij fietsen controleren
2 personen
Laatste deelnemers uitchecken
2 personen

Nazorg

Routepijlen verwijderen
3 personen
Tafels en stoelen afbreken
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen en scheiden
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Routeborden en materialen reinigen
2 personen
Gevonden voorwerpen afhandelen
Deelnemers een bedankbericht sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 45
Fietsenrekkenaantal 6
Afvalbakkenaantal 4

Servies

Herbruikbare bordenaantal 50
Herbruikbare kommenaantal 50
Herbruikbare bekersaantal 60
Koffiekopjesaantal 50
Besteksetsaantal 50
Serveerschalenaantal 10
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Waterkokersaantal 2
Soepketelsaantal 2
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Koelelementenaantal 18

Apparatuur

Megafonenaantal 2
Powerbanksaantal 4

Sportmateriaal

Fietspompenaantal 3
Reparatiestandaardsaantal 2
Fietsreparatiesetsaantal 3
Reservebinnenbandenaantal 8
Reflecterende hesjesaantal 8
Fietslampensetsaantal 8
Routekaarthoudersaantal 6
Waterbidonsaantal 12
EHBO-koffersaantal 2

Verlichting

Oplaadbare lantaarnsaantal 8
Batterijenaantal 24

Decoratie

Routepijlenaantal 30
Routebordenaantal 12
Krijtbordenaantal 3

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 3
Afwasborstelsaantal 4
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Rijd de volledige route vooraf, bij voorkeur op dezelfde dag van de week als de tocht. Controleer niet alleen de afstand, maar ook lastige kruisingen, onverharde stukken en plekken waar routepijlen kunnen verdwijnen.
Leg kloosterbezoeken en rustlocaties minimaal 4 weken vooraf vast. Vraag meteen naar openingstijden, groepsgrootte, toiletten en de tijd die je per locatie nodig hebt.
Stuur deelnemersinformatie uiterlijk 7 dagen voor vertrek. Vermeld de starttijd, routeafstand, verwachte fietstijd, kledingadvies, contactnummer en wat deelnemers zelf moeten meenemen.
Plan per rustmoment een controle van fietsen en verlichting. Zet minimaal één pomp, reparatieset, reservebinnenband en reparatiestandaard beschikbaar en wijs vooraf aan wie pechgevallen begeleidt.
Koel dranken en bereid het eten pas kort voor de start voor. Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en houd rekening met verzamelde dieetwensen bij de lunch.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kloosterfietstocht organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Reserveer kloosterbezoeken en rustlocaties uiterlijk 4 weken voor vertrek en verstuur de deelnemersinformatie 7 dagen van tevoren.
Hoeveel tijd moet ik rekenen voor een kloosterfietstocht?: Tel naast de fietstijd per kloosterbezoek ongeveer 45 tot 60 minuten op, plus 20 tot 30 minuten per rustmoment. Voeg minimaal 30 minuten marge toe voor groepsvertragingen en pech.
Hoeveel drinken heb ik nodig voor een kloosterfietstocht?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en vul daarna aan bij geplande rustlocaties. Neem daarnaast extra water mee voor minstens 10 procent van de deelnemers.
Wat moet ik meenemen voor pech onderweg tijdens een fietstocht?: Zorg per groep voor minimaal één fietspomp, reparatieset, reparatiestandaard en twee reservebinnenbanden. Neem ook een EHBO-koffer, powerbank en opgeladen communicatiemiddel mee.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.