Kloster-Fahrradtour organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Kloster-Fahrradtour braucht mehr Vorbereitung als eine normale Radtour: Neben Strecke und Fahrradsicherheit müssen Klosterbesuche, Pausen, Verpflegung und ein klarer Treffpunkt abgestimmt werden. Plane die Route nicht nur auf der Karte, sondern fahre sie vollständig ab und prüfe Baustellen sowie eine Ausweichstrecke. Diese Checkliste führt dich von den ersten Anmeldungen bis zum Aufbau am Startort. So weißt du rechtzeitig, was reserviert, gedruckt, gekühlt und transportiert werden muss.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Route und Entfernung festlegen
2 Personen
Klosterbesuche reservieren
2 Personen
Ruhezonen festlegen
2 Personen
Die Route vollständig abfahren
2 Personen
Straßenarbeiten prüfen
Alternative Route ausarbeiten
2 Personen
Teilnehmerinformationen versenden
Teilnehmerliste ausdrucken
Routenpläne drucken
Pfeile und Wegweiser anbringen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Fahrradwerkzeug überprüfen
Beleuchtung und Reflexion testen
2 Personen
Essen vorbereiten
3 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Materialien zum Startort bringen
3 Personen
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
Empfangstheke einrichten
2 Personen
Kaffee- und Teestation vorbereiten
2 Personen
Buffet und Mittagessen vorbereiten
3 Personen
Wegweiser aufstellen
3 Personen
Fahrradabstellplatz markieren
2 Personen

Event

Teilnehmer einchecken
3 Personen
Routenpläne austeilen
2 Personen
Fahrradsicherheit überprüfen
2 Personen
Sicherheitsbriefing geben
2 Personen
Gruppe auf der Hinroute begleiten
3 Personen
Ersten Klosterbesuch begleiten
2 Personen
Getränke und Snacks auffüllen
2 Personen
Gruppe auf der Rückroute begleiten
3 Personen
Zweiten Klosterbesuch begleiten
2 Personen
Abendessen servieren
4 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Fahrradständer und Weg kontrollieren
2 Personen
Beleuchtung bei Fahrrädern prüfen
2 Personen
Letzte Teilnehmer auschecken
2 Personen

Nachbereitung

Wegweiser entfernen
3 Personen
Tische und Stühle abbauen
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Abfall sammeln und trennen
2 Personen
Location reinigen
3 Personen
Materialien zurückbringen
3 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Routenbeschilderung und Materialien reinigen
2 Personen
Fundsachen bearbeiten
Teilnehmern eine Dankesnachricht senden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 6
KlappstühleAnz. 45
FahrradständerAnz. 6
AbfallbehälterAnz. 4

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 50
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 50
Wiederverwendbare BecherAnz. 60
KaffeetassenAnz. 50
BestecksetsAnz. 50
ServierschalenAnz. 10
ServierlöffelAnz. 8

Küche

ThermoskannenAnz. 6
WasserkocherAnz. 2
SuppenkesselAnz. 2
SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 6
KühlboxenAnz. 6
KühlelementeAnz. 18

Ausstattung

MegafoneAnz. 2
PowerbanksAnz. 4

Sportmaterial

FahrradpumpenAnz. 3
ReparaturständerAnz. 2
FahrradreparatursetsAnz. 3
ErsatzschläucheAnz. 8
WarnwestenAnz. 8
FahrradlampensetsAnz. 8
StreckenkaartenhalterAnz. 6
WasserflaschenAnz. 12
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2

Beleuchtung

Wiederaufladbare LaternenAnz. 8
BatterienAnz. 24

Dekoration

WegweiserAnz. 30
WegweiserAnz. 12
KreidetafelnAnz. 3

Reinigung

PutzeimerAnz. 3
SpülbürstenAnz. 4
Wiederverwendbare ReinigungstücherAnz. 12

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Route, Entfernung und Ruhezonen mindestens 4 Wochen vorher fest. Fahre die Strecke anschließend vollständig ab und prüfe Straßenarbeiten; eine alternative Route sollte spätestens 2 Wochen vor der Tour feststehen.
Reserviere die Klosterbesuche, sobald die Teilnehmerzahl absehbar ist. Verschicke die Teilnehmerinformationen spätestens 7 Tage vorher mit Treffpunkt, Abfahrtszeit, Streckenplan, Pausen und Hinweisen zu Ernährungswünschen.
Plane für jede Person mindestens eine Wasserflasche für die Strecke ein und kühle Getränke am Vortag. Für Kaffee, Tee und das Mittagessen brauchst du außerdem Thermoskannen, einen Wasserkocher oder Suppenkessel sowie ausreichend Geschirr und Servierbesteck.
Prüfe Fahrradwerkzeug, Pumpen, Ersatzschläuche, Beleuchtung und Reflexion mindestens 3 Tage vor der Tour. Nimm pro Gruppe mindestens ein Reparaturset, eine Pumpe und einen Erste-Hilfe-Koffer mit; bei später Rückkehr gehören Powerbanks und Fahrradlampen ebenfalls ins Material.
Baue Empfangstheke, Fahrradabstellplatz, Wegweiser und Verpflegungsbereich mindestens 60 Minuten vor dem Start auf. Drucke Teilnehmerliste und Routenpläne vorher aus und bringe Klappische, Klappstühle, Kühlboxen und alle Materialien gesammelt zum Startort.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich eine Kloster-Fahrradtour planen?: Beginne mindestens 4 Wochen vorher mit Route, Entfernung und Klosterreservierungen. Die vollständige Streckenprüfung und eine Ausweichroute sollten spätestens 2 Wochen vor dem Termin erledigt sein.
Wie viele Getränke brauche ich für eine Kloster-Fahrradtour?: Plane mindestens eine Wasserflasche pro Person für die Fahrt und zusätzlich gekühlte Getränke für die Pausen ein. Getränke und Kühlelemente sollten am Vortag bereitstehen, damit am Veranstaltungstag nur noch verteilt und nachgefüllt werden muss.
Wann verschicke ich die Informationen an die Teilnehmer?: Sende Treffpunkt, Startzeit, Route, Pausen, Klosterbesuche und Hinweise zu Ernährungswünschen spätestens 7 Tage vor der Tour. Änderungen an der Strecke solltest du sofort nach der letzten Prüfung weitergeben.
Was muss ich am Veranstaltungstag zuerst aufbauen?: Beginne mindestens 60 Minuten vor dem Start mit Empfangstheke, Fahrradabstellplatz, Wegweisern und dem Verpflegungsbereich. Danach stellst du Teilnehmerliste und Routenpläne bereit und prüfst noch einmal Beleuchtung, Reparaturmaterial und Erste-Hilfe-Koffer.

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