Checklist voor een goed georganiseerde klaverjasavond

Een klaverjasavond staat of valt met een strakke indeling: weet vooraf hoeveel deelnemers komen, aan welke tafel ze starten en hoe je de scores verwerkt. Regel uitnodigingen en dieetwensen op tijd, zodat je boodschappen en tafelschikking kloppen. Controleer kaartspellen, scoreblokken en pennen voordat de eerste speler binnenkomt. Op de avond zelf werk je van registratie naar speluitleg, rondes en prijsuitreiking zonder onnodige vertraging.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst opstellen
Tafelnummers indelen
Wedstrijdformulieren maken
Reserveringen bevestigen
Prijzen inkopen
Boodschappen doen
2 personen
Spelmateriaal controleren
2 personen
Wedstrijdindeling afdrukken
Locatie openen
2 personen
Ruimte ventileren
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Tafelnummers plaatsen
2 personen
Kaarten en scoreblokken klaarleggen
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes klaarzetten
2 personen
Prijzentafel inrichten
Muziek en verlichting testen

Event

Ontvangstbalie bemannen
2 personen
Deelnemers registreren
2 personen
Speluitleg geven
Eerste ronde begeleiden
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Scoreformulieren innemen
Tweede ronde begeleiden
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Scores controleren
2 personen
Winnaars bekendmaken
Prijzen uitreiken
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Spelmateriaal inpakken
2 personen
Voorraad terugbrengen
Geleende spullen retourneren
Eindafrekening verwerken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 52
Registratietafel
Prijzentafel

Servies

Koffiekopjesaantal 60
Glazenaantal 60
Mokkenaantal 20
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Serveerschalenaantal 8
Opscheplepelsaantal 8

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Bluetoothspeaker
Keukenwekkeraantal 2

Spelmateriaal

Klaverjaskaartspellenaantal 14
Scoreblokkenaantal 15
Scorepennenaantal 20
Tafelnummersaantal 12
Wedstrijdmappenaantal 12
Rekenmachinesaantal 3
Prijzenaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 12
Tafeldecoratiesaantal 12
Welkomstbord

Verlichting

Sfeerlampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Schoonmaakemmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Bezem en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Stuur de uitnodiging uiterlijk 2 tot 3 weken vooraf en sluit de aanmelding enkele dagen voor de avond. Dan kun je de deelnemerslijst, tafelnummers en wedstrijdindeling definitief maken.
Maak per tafel een wedstrijdmap met de formulieren, scoreblokken en pennen. Leg één reservekaartspel en extra scorepennen apart; die worden vaak pas gemist als een ronde al begonnen is.
Plan de opbouw minimaal 90 minuten voor ontvangst. Zet tafels en stoelen eerst neer, plaats daarna tafelnummers en controleer of elke tafel genoeg ruimte heeft voor kaarten, scoreblokken en drankjes.
Zet koffie en thee ongeveer 30 minuten voor aanvang klaar en koel dranken op tijd. Vraag dieetwensen vóór het boodschappen doen uit, zodat hapjes niet op het laatste moment vervangen moeten worden.
Test muziek, verlichting en verlengsnoeren vóór de registratie start. Houd de ontvangstbalie bemand vanaf 15 minuten voor aanvang en noteer afmeldingen meteen op de deelnemerslijst.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een klaverjasavond organiseren?: Begin 2 tot 3 weken vooraf met uitnodigingen en aanmeldingen. Leg de tafelschikking, boodschappen en wedstrijdformulieren uiterlijk 3 dagen voor de avond vast.
Hoeveel tafels heb ik nodig voor een klaverjasavond?: Je hebt per tafel 4 spelers nodig, dus deel het aantal deelnemers door 4 en rond bij een restgroep naar boven af. Reserveer bij 20 deelnemers bijvoorbeeld 5 speeltafels en houd ruimte voor een registratietafel en prijzentafel.
Hoeveel tijd moet ik rekenen voor de opbouw van een klaverjasavond?: Reken op minimaal 90 minuten met twee of drie organisatoren. Zet tafels, stoelen en tafelnummers eerst klaar; bereid daarna registratie, spelmateriaal, koffie, hapjes en de prijzentafel voor.
Wanneer moet ik de wedstrijdindeling afdrukken?: Druk de definitieve indeling 1 dag vooraf af, nadat de aanmeldingen zijn gesloten. Bewaar één extra exemplaar bij de registratiebalie voor wijzigingen of zoekgeraakte formulieren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.