Checklist voor een klassieke schepenrace organiseren

Een klassieke schepenrace vraagt meer voorbereiding dan alleen een parcours en een startmoment. Je moet de wedstrijdlocatie, vergunningen, veiligheidsorganisatie en communicatie op het water tijdig vastleggen. Daarna volgen de inschrijvingen, deelnemersinformatie en materialen voor start, finish en jury. Deze checklist helpt je om de 66 taken stap voor stap af te werken, van wedstrijdconcept tot gekoelde dranken op de wedstrijddag.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijdconcept vastleggen
2 personen
Wedstrijdlocatie reserveren
Vergunningen aanvragen
Start- en finishgebied bepalen
3 personen
Wedstrijdparcours uitzetten
3 personen
Deelnemersvoorwaarden opstellen
2 personen
Inschrijfformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst bijwerken
Startnummers toewijzen
2 personen
Schippersbrief opstellen
2 personen
Wedstrijdreglement drukken
Juryleden bevestigen
Veiligheidsboot regelen
Marifoonkanalen afspreken
2 personen
Havenmeester informeren
Weersverwachting controleren
Alternatief weerplan bevestigen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen controleren
3 personen
Startnummers voorbereiden
2 personen
Prijzen klaarzetten
Dranken koelen
2 personen
Terrein inspecteren
3 personen
Wedstrijdboeien plaatsen
4 personen
Startlijn installeren
3 personen
Finishlijn installeren
3 personen
Inschrijftafel opstellen
2 personen
Cateringpunt opbouwen
3 personen
Publiekszone inrichten
3 personen
Jurytafel inrichten
2 personen
Veiligheidsmiddelen klaarleggen
2 personen
Geluid en portofoons testen
2 personen
Schippersbriefing voorbereiden
2 personen

Event

Registratie bemannen
2 personen
Startnummers uitdelen
2 personen
Schepen naar start begeleiden
3 personen
Schippersbriefing geven
2 personen
Publiek naar kijkzones verwijzen
2 personen
Startprocedure uitvoeren
3 personen
Race vanaf start volgen
4 personen
Tussentijden registreren
2 personen
Veiligheidsboot positioneren
3 personen
Finishende schepen registreren
3 personen
Bezoekers informeren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee schenken
2 personen
Uitslag controleren
2 personen
Prijsuitreiking begeleiden
3 personen
Borrel verzorgen
3 personen
Verlichting inschakelen
2 personen
Laatste gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Boeien en lijnen verwijderen
4 personen
Veiligheidsboot afmelden
Catering opruimen
3 personen
Meubilair afbreken
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Terrein schoonmaken
3 personen
Uitslagen archiveren
Deelnemers bedanken
Geleende materialen retourneren
2 personen
Restanten opslaan
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Biertafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 60
Inschrijftafelsaantal 2
Jurytafel
Afvalbakkenaantal 8
Dranktafelsaantal 3

Sportmateriaal

Wedstrijdboeienaantal 12
Startlijn
Finishlijn
Startvlaggenaantal 3
Finishvlaggenaantal 2
Startnummersaantal 30
Nummerhoudersaantal 30
Stopwatchesaantal 4
Meetlintenaantal 2
Zaklampenaantal 6

Veiligheid

Reddingsvestenaantal 12
Reddingsboeienaantal 4
Werplijnenaantal 4
EHBO-koffersaantal 2
Nooddekensaantal 10
Antislipmattenaantal 6

Communicatie

Portofoonsaantal 8
Portofoonheadsetsaantal 6
Megafoon
Marifoonaantal 2

Apparatuur

Laptopaantal 2
Tabletaantal 2
Printer
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 8
Luidsprekersaantal 2
Microfoon

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 6

Decoratie

Windvaantjesaantal 12
Routebordenaantal 10
Pijlbordenaantal 8
Informatiebordenaantal 4
Krijtbordenaantal 3
Tafelkledenaantal 10

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Schaaltjesaantal 20

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 6
IJsboxenaantal 3
Serveerbladenaantal 8
Opscheplepelsaantal 8
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Tangenaantal 6
Waterkannenaantal 8
Opbergboxenaantal 12

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Handvegersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Afvalgrijpersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het wedstrijdconcept en de deelnemersvoorwaarden vast voordat je het inschrijfformulier publiceert. Zo kunnen schippers zich inschrijven met dezelfde informatie over parcours, categorieën, tijden en regels.
Reserveer de locatie en vraag vergunningen vroeg aan. Plan daarnaast het start- en finishgebied, informeer de havenmeester en bevestig een alternatief weerplan voordat de uitnodigingen uitgaan.
Maak de veiligheidsorganisatie concreet met een veiligheidsboot, reddingsvesten, reddingsboeien, werplijnen en EHBO-koffers. Spreek marifoonkanalen af en test portofoons en headsets uiterlijk één dag voor de race.
Werk de deelnemerslijst wekelijks bij zodra aanmeldingen binnenkomen. Wijs startnummers toe, verzamel dieetwensen en stuur de schippersbrief en het wedstrijdreglement uiterlijk een week voor de start.
Controleer de materialen in twee rondes: eerst de boeien, start- en finishlijnen, vlaggen en stopwatches, daarna de tafels, tenten, printer en drankvoorziening. Zet prijzen en startnummers klaar en koel de dranken op de wedstrijddag.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een klassieke schepenrace organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf. Reserveer eerst de wedstrijdlocatie, controleer vergunningen en bevestig de veiligheidsboot; daarna kun je inschrijving en uitnodigingen openen.
Welke veiligheidsmaterialen heb ik nodig voor een klassieke schepenrace?: Reken minimaal op reddingsvesten, reddingsboeien, werplijnen, EHBO-koffers en nooddekens. Regel ook een veiligheidsboot en test de communicatie met portofoons, marifoon en afgesproken kanalen uiterlijk de dag vóór de race.
Wanneer stuur ik de schippersbrief en het wedstrijdreglement?: Stuur beide documenten uiterlijk 7 dagen voor de start. Zo hebben deelnemers tijd om parcours, startnummer, voorwaarden en communicatieafspraken te controleren en vragen te stellen.
Hoeveel tijd moet ik reserveren voor de opbouw van de schepenrace?: Plan minimaal 3 uur voor het plaatsen van wedstrijdboeien, start- en finishlijnen, vlaggen, tafels, tenten en inschrijfapparatuur. Laat daarna nog 30 minuten over voor een laatste controle van veiligheid en communicatie.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.