Checklist pour organiser une course classique de voiliers

Une course classique de voiliers demande une préparation à terre aussi précise que sur l’eau. Commencez par définir le parcours, les zones de départ et d’arrivée, puis sécurisez les autorisations et les moyens de communication. Les inscriptions, les numéros de départ et le briefing des skippers doivent être finalisés avant le jour de la course. Prévoyez aussi un bateau de sécurité, un plan météo de secours et un accueil capable de gérer les participants rapidement.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir le concept de la compétition
2 personnes
Réserver le lieu du concours
Demander les autorisations
Définir la zone de départ et d’arrivée
3 personnes
Délimiter le parcours de compétition
3 personnes
Rédiger les conditions de participation
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Mettre à jour la liste des participants
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
Rédiger le brief des skippers
2 personnes
Imprimer le règlement de la compétition
Confirmer les jurés
Prévoir un bateau de sécurité
Définir les canaux radio
2 personnes
Informer le capitaine du port
Vérifier les prévisions météo
Confirmer le plan météo de secours
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Vérifier le matériel
3 personnes
Préparer les dossards
2 personnes
Préparer les prix
Refroidir les boissons
2 personnes
Inspecter le site
3 personnes
Installer les bouées de compétition
4 personnes
Installer la ligne de départ
3 personnes
Installer la ligne d’arrivée
3 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Monter le point de restauration
3 personnes
Aménager la zone du public
3 personnes
Installer la table du jury
2 personnes
Préparer le matériel de sécurité
2 personnes
Tester le son et les talkies-walkies
2 personnes
Préparer le briefing des skippers
2 personnes

Événement

Tenir l’accueil
2 personnes
Distribuer les dossards
2 personnes
Guider les bateaux jusqu’au départ
3 personnes
Faire le briefing des skippers
2 personnes
Orienter le public vers les zones d’observation
2 personnes
Exécuter la procédure de départ
3 personnes
Suivre la course dès le départ
4 personnes
Enregistrer les temps intermédiaires
2 personnes
Positionner le bateau de sécurité
3 personnes
Enregistrer les bateaux à l’arrivée
3 personnes
Informer les visiteurs
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Vérifier les résultats
2 personnes
Animer la remise des prix
3 personnes
Assurer le service des boissons
3 personnes
Allumer l’éclairage
2 personnes
Accompagner les derniers invités
2 personnes

Suivi

Retirer les amarres et les lignes
4 personnes
Désinscrire le bateau de sécurité
Ranger le service traiteur
3 personnes
Démonter le mobilier
4 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le site
3 personnes
Archiver les résultats
Remercier les participants
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger les restes
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables de bièreqté 10
Chaises pliantesqté 60
Tables d’inscriptionqté 2
Table du jury
Poubellesqté 8
Tables pour boissonsqté 3

Matériel de sport

Bouées de compétitionqté 12
Ligne de départ
Ligne d’arrivée
Drapeaux de départqté 3
Fanions d’arrivéeqté 2
Numéros de départqté 30
Porte-numérosqté 30
Chronomètresqté 4
Mètres rubansqté 2
Lampes de pocheqté 6

Sécurité

Gilets de sauvetageqté 12
Bouées de sauvetageqté 4
Lignes de lancerqté 4
Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 10
Tapis antidérapantsqté 6

Communication

Talkies-walkiesqté 8
Casques pour talkie-walkiesqté 6
Mégaphone
VHFqté 2

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Tabletteqté 2
Imprimante
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 8
Haut-parleursqté 2
Microphone

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes à pilesqté 6

Décoration

Fanionsqté 12
Panneaux de directionqté 10
Panneaux indicateursqté 8
Panneaux d'informationqté 4
Panneaux en ardoiseqté 3
Nappesqté 10

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Petits bolsqté 20

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 6
Bacs à glaceqté 3
Plateaux de serviceqté 8
Louchesqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pincesqté 6
Carafes d’eauqté 8
Boîtes de rangementqté 12

Nettoyage

Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Balais à mainqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Pinces à déchetsqté 3

Catering

Courses

Conseils

Fixez les limites du parcours et les zones de départ et d’arrivée au moins 2 semaines avant la course. Signalez-les clairement avec les bouées, la ligne de départ, la ligne d’arrivée et les drapeaux correspondants.
Clôturez les inscriptions suffisamment tôt pour attribuer les numéros de départ et mettre à jour la liste des participants. Gardez une version imprimée et une version numérique pour l’accueil et le jury.
Ne laissez pas le briefing des skippers au dernier moment : envoyez les règles et les canaux radio au moins 48 heures avant le départ, puis rappelez les consignes sur place.
Vérifiez la météo la veille et le matin même. Le plan de secours doit préciser qui décide d’un report ou d’une modification du parcours, et comment l’information sera transmise à tous les équipages.
Contrôlez le matériel de sécurité avant l’installation : gilets, bouées, lignes de lancer, trousses de premiers secours et couvertures de survie doivent être accessibles dans le bateau de sécurité et à terre.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course classique de voiliers ?: Prévoyez au minimum 6 à 8 semaines pour réserver le lieu, demander les autorisations, ouvrir les inscriptions et confirmer le jury. Ajoutez une semaine de marge pour les changements de parcours ou les contraintes météo.
Quand faut-il vérifier la météo pour une course de voiliers ?: Faites une première vérification 72 heures avant, puis une autre la veille et le matin du départ. La décision finale et la procédure de report doivent être communiquées avant l’arrivée des équipages.
Que faut-il prévoir pour la sécurité d’une course de voiliers ?: Prévoyez au moins un bateau de sécurité équipé de gilets, bouées, lignes de lancer, trousse de premiers secours et couvertures de survie. Définissez aussi les canaux radio et testez les talkies-walkies et la VHF avant le départ.
Quand attribuer les numéros de départ ?: Attribuez-les dès que les inscriptions sont closes, idéalement 3 à 5 jours avant la course. Préparez les numéros, leurs porte-numéros et une liste de correspondance pour accélérer l’accueil le jour même.

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