Zo organiseer je een kinderoptocht met carnaval

Begin niet met versiering of hapjes, maar met de route, datum en toestemming. Voor een kinderoptocht moet je vroeg rekening houden met een vergunning, verkeersregelaars, verzekering en duidelijke informatie voor ouders. Daarna bouw je de organisatie op rond aanmeldingen, vrijwilligers en een veilig start- en eindpunt. Dit plan helpt je om de optocht stap voor stap voor te bereiden, zonder dat routeborden, deelnemersnummers, prijzen of stroom voor muziek pas op het laatste moment worden geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route en datum vastleggen
3 personen
2
Vergunning aanvragen
3
Verzekering controleren
4
Locatie voor start reserveren
5
Verkeersregelaars regelen
2 personen
6
Vrijwilligers werven
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Deelnemerslijst bijwerken
11
Ouderinformatie versturen
2 personen
12
Route inspecteren
3 personen
13
Start- en eindpunt markeren
2 personen
14
Verkeersplan verspreiden
15
Muziek afspeellijst maken
16
Prijzen voor kostuums inkopen
2 personen
17
Decoratie controleren
2 personen
18
Vrijwilligersindeling maken
2 personen
19
Boodschappen doen
3 personen
20
Materialen ophalen
3 personen
21
Kostuumprijzen verpakken
2 personen
22
Deelnemersnummers voorbereiden
2 personen
23
Dranken koelen
2 personen
24
Hapjes voorbereiden
4 personen
25
Routeborden klaarzetten
2 personen
26
Weersverwachting controleren
27
Weerswaarschuwing versturen

Event

28
Startgebied afzetten
4 personen
29
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
30
Partytenten opbouwen
4 personen
31
Versiering ophangen
4 personen
32
Geluidsinstallatie opstellen
2 personen
33
Stroom en kabels beveiligen
2 personen
34
Drankuitgiftepunt inrichten
3 personen
35
Hapjesbuffet klaarzetten
3 personen
36
Deelnemersbalie inrichten
2 personen
37
Prijzentafel inrichten
2 personen
38
Routeposten bemannen
8 personen
39
Vrijwilligers instrueren
2 personen
40
Deelnemers ontvangen
4 personen
41
Deelnemersnummers uitdelen
3 personen
42
Ouders naar kijkplaatsen verwijzen
3 personen
43
Optocht openen
2 personen
44
Optocht begeleiden
10 personen
45
Verkeerspunten bewaken
8 personen
46
Muziek verzorgen
2 personen
47
Foto's maken
2 personen
48
Dranken serveren
4 personen
49
Dranken bijvullen
2 personen
50
Hapjes serveren
3 personen
51
Afvalbakken legen
2 personen
52
Kinderen begeleiden bij spelletjes
4 personen
53
Kostuumprijzen uitreiken
3 personen
54
Gevonden voorwerpen registreren
55
Eindtijd omroepen

Nazorg

56
Geluidsinstallatie afbouwen
2 personen
57
Decoratie verwijderen
4 personen
58
Meubilair afbreken
4 personen
59
Overgebleven eten verpakken
2 personen
60
Afval verzamelen
4 personen
61
Terrein schoonmaken
4 personen
62
Sanitair schoonmaken
2 personen
63
Routeborden verwijderen
3 personen
64
Materialen terugbrengen
3 personen
65
Geleende spullen retourneren
2 personen
66
Gevonden voorwerpen afhandelen
67
Foto's delen met deelnemers
68
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 40
Biertafelsaantal 4
Tafelkledenaantal 12
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Herbruikbare bordenaantal 180
Herbruikbaar bestekaantal 200
Opscheplepelsaantal 8
Thermoskannenaantal 4

Apparatuur

Accuspeakeraantal 2
Microfoonaantal 2
Verlenghaspelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Draagbare opladersaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Ballonnenaantal 200
Ballonpompenaantal 4
Confettivrije slingersaantal 20
Carnavalspostersaantal 20
Themakledenaantal 6
Prijzendozenaantal 20

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 8
Batterijenaantal 24

Veiligheid

Verkeershesjesaantal 12
Afzethekkenaantal 16
Afzetlintaantal 6
Routepijlenaantal 20
Verkeerskegelsaantal 24
Zaklampenaantal 6
EHBO-koffersaantal 2
Wegwerphandschoenenaantal 2

Organisatie

Deelnemersnummersaantal 200
Pennenaantal 20
Klembordenaantal 8
Naamstickersaantal 250
Programmabordenaantal 8
Prijslintenaantal 20
Opbergboxenaantal 8
Portofoonsaantal 8
Polsbandjesaantal 250

Spelmateriaal

Hoepelsaantal 10
Pionnenaantal 20
Springtouwenaantal 10
Kleurplatenaantal 200
Kleurpotlodenaantal 100
Stoepkrijtaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Stoffer en blikaantal 4
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Leg route en datum minimaal 8 tot 12 weken vooraf vast. Reserveer tegelijk het startpunt en controleer of de route tijdelijke verkeersmaatregelen of extra afzetting nodig heeft.
Vraag de vergunning minstens 6 weken vooraf aan en controleer direct de verzekering. Deel het verkeersplan daarna met verkeersregelaars, vrijwilligers en ouders, zodat iedereen dezelfde route en afspraken gebruikt.
Sluit de inschrijving ongeveer 2 weken voor de optocht. Verwerk deelnemersnummers, dieetwensen en ouderinformatie in één bijgewerkte deelnemerslijst; stuur de praktische informatie uiterlijk 5 dagen vooraf.
Maak de vrijwilligersindeling uiterlijk 1 week van tevoren. Plan aparte mensen voor routeposten, start en finish, ontvangst, hapjes en prijzen, zodat één vrijwilliger niet tegelijk kinderen moet begeleiden en materialen moet ophalen.
Inspecteer de route in de laatste week en markeer start- en eindpunt op de ochtend zelf. Test microfoon, accuspeaker, verlenghaspels en stekkerdozen vooraf en zet routeborden, verkeershesjes en afzetlint klaar voordat deelnemers aankomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kinderoptocht carnaval organiseren?: Begin 8 tot 12 weken vooraf met datum, route en locatie. Regel de vergunning en verkeersmaatregelen bij voorkeur minimaal 6 weken voor de optocht, omdat aanpassingen daarna lastig worden.
Hoeveel verkeersregelaars heb ik nodig voor een kinderoptocht?: Dat hangt af van het aantal kruisingen en de route; plan minimaal één verkeersregelaar per punt waar verkeer de optocht kan kruisen. Laat het benodigde aantal bevestigen in het verkeersplan en regel een reserve voor uitval.
Wanneer stuur ik informatie naar ouders van deelnemers?: Stuur de eerste informatie bij de inschrijving en de definitieve brief uiterlijk 5 dagen voor de optocht. Vermeld daarin starttijd, verzamelplek, route, eindtijd, kledingadvies, contactnummer en eventuele dieetafspraken.
Wat moet ik de dag voor een kinderoptocht klaarzetten?: Zet deelnemersnummers, kostuumprijzen, routeborden, verkeershesjes, afzetlint en decoratie de dag ervoor bij elkaar. Koel dranken, controleer de accu van de speaker en laad draagbare opladers op; zo blijft op de ochtend alleen het markeren en opbouwen over.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.