Kinderconferentie organiseren: checklist en planning

Een kinderconferentie vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en een locatie. Je regelt tegelijk de deelnemers, oudercontacten, workshopgroepen, materialen, catering en techniek. Begin met datum, programma en ruimtes en werk daarna toe naar bevestigde aanmeldingen en een definitieve dagindeling. Met deze checklist zie je wat je op tijd vastlegt, wat je kort voor de bijeenkomst controleert en welke spullen je per ruimte klaarzet.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Zalen en ruimtes indelen
2 personen
Sprekers en begeleiders benaderen
2 personen
Workshops samenstellen
3 personen
Aanmeldformulier maken
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Oudercontacten bevestigen
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vervoersbehoeften verzamelen
Definitieve deelnemerslijst maken
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Workshopgroepen indelen
3 personen
Programma afdrukken
Werkbladen afdrukken
2 personen
Presentaties controleren
2 personen
Techniek testen
2 personen
Ouders praktische informatie sturen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Koelproducten opslaan
2 personen
Materialen per workshop bundelen
3 personen
Catering voorbereiden
3 personen
Bewegwijzering maken
2 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Zaalindeling uitzetten
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
5 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Techniek aansluiten
2 personen
Workshopruimtes inrichten
6 personen
Versiering ophangen
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Lunchbuffet klaarzetten
4 personen
Registratiemateriaal klaarleggen
2 personen
Briefing begeleiders geven
3 personen
Ontvangstbalie bemannen
2 personen
Deelnemers registreren
3 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Openingsprogramma begeleiden
3 personen
Pauzedranken klaarzetten
3 personen
Eerste workshops begeleiden
12 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Fruit en snacks serveren
4 personen
Workshopruimtes wisselen
4 personen
Tweede workshops begeleiden
12 personen
Werkresultaten verzamelen
4 personen
Avondmaaltijd uitserveren
6 personen
Dieetmaaltijden apart serveren
2 personen
Tafels afruimen
4 personen
Avondprogramma begeleiden
6 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Uitkomsten presenteren
4 personen
Afsluiting begeleiden
3 personen
Ouders informeren over ophalen
2 personen
Deelnemers bij vertrek registreren
3 personen

Nazorg

Overgebleven eten verpakken
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Servies afwassen
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
Workshopmaterialen verzamelen
4 personen
Techniek uitschakelen
2 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Zalen schoonmaken
5 personen
Sanitair controleren
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 14
Stoelenaantal 120
Registratietafel
Buffettafelsaantal 4
Krukkenaantal 12
Kapstokkenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 140
Bordenaantal 140
Besteksetsaantal 140
Koffiekopjesaantal 30
Serveerschalenaantal 18
Serveerbestekaantal 12
Waterkannenaantal 12
Thermoskannenaantal 8

Decoratie

Naamkaartjeshoudersaantal 120
Papieren naamkaartjesaantal 130
Welkomstbord
Ballonnenaantal 80
Ballonnenlintaantal 2
Vlaggenlijnenaantal 8
Tafelkledenaantal 18
Pijlbordenaantal 12

Apparatuur

Laptopaantal 2
Projectoraantal 2
Projectieschermaantal 2
Draagbare speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 3
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
HDMI-kabelsaantal 4
Presentatieklikkersaantal 2

Keuken

Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 4
Opslagbakkenaantal 20
Aluminiumfolieaantal 3
Vershoudfolieaantal 3
Opscheplepelsaantal 8

Sportmateriaal

Zachte ballenaantal 12
Hoepelsaantal 10
Pionnenaantal 20
Springtouwenaantal 12
Yoga- of speelmattenaantal 20
Pittenzakkenaantal 20

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Schoonmaakemmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezem en blikaantal 3
Handzeepdispensersaantal 6
Handdoekdispensersaantal 6

Verlichting

LED-lichtslingersaantal 4
Staande lampenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum, programma en locatie minimaal 8 weken vooraf vast. Reserveer meteen de benodigde zalen, workshopruimtes, registratietafel en buffettafels, zodat de indeling niet op het laatste moment hoeft te veranderen.
Verstuur uitnodigingen zodra het aanmeldformulier klaarstaat en sluit de inschrijving uiterlijk 2 weken voor de conferentie. Gebruik daarna de aanmeldingen om oudercontacten, dieetwensen en vervoersbehoeften definitief te controleren.
Maak de workshopgroepen 5 tot 7 dagen vooraf en druk naamkaartjes, programma’s en werkbladen op basis van die indeling. Bundel de materialen per workshop in aparte sets, zodat begeleiders niet tijdens de registratie hoeven te zoeken.
Test laptop, projector, projectiescherm, speakers, draadloze microfoons en HDMI-kabels uiterlijk de dag ervoor in de juiste zaal. Leg ook verlengsnoeren en stekkerdozen klaar; die worden vaak pas gemist wanneer een presentatie begint.
Bereid catering en boodschappen uiterlijk de dag ervoor voor en bewaar koelproducten gekoeld. Reken per deelnemer op een herbruikbare beker, bord en bestekset en zet waterkannen en thermoskannen vóór de ontvangst op hun plek.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kinderconferentie organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 10 weken vooraf met datum, programma, locatie en sprekers. Plan de definitieve deelnemerslijst, workshopgroepen en materialen in de laatste 2 weken.
Wanneer sluit je de inschrijving voor een kinderconferentie?: Sluit de inschrijving ongeveer 2 weken voor de conferentiedag. Zo houd je tijd over om oudercontacten, dieetwensen, vervoer en workshopgroepen te verwerken.
Wanneer moet de techniek voor een kinderconferentie worden getest?: Test de laptop, projector, speakers, microfoons en kabels uiterlijk 1 dag vooraf in de zaal waar ze worden gebruikt. Controleer op de ochtend zelf nog de aansluitingen en het geluidsniveau.
Wanneer maak je de workshopgroepen en naamkaartjes?: Maak de workshopgroepen 5 tot 7 dagen vooraf, nadat de aanmeldingen en eventuele voorkeuren zijn gecontroleerd. Druk de naamkaartjes en programma’s daarna op basis van de definitieve indeling.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.