Kinderkonferenz organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Plane Räume und Säle erst endgültig ein, wenn Workshops und Gruppengrößen feststehen. So vermeidest du, dass eine Gruppe später ohne passende Sitzplätze oder Technik dasteht.
• Verschicke praktische Informationen an Eltern spätestens 7 Tage vor der Kinderkonferenz. Nenne darin Beginn, Ende, Anreise, Transport, Verpflegung und eine Kontaktmöglichkeit für Rückfragen.
• Erstelle die endgültige Teilnehmerliste nach Ablauf der Anmeldefrist und teile danach die Workshop-Gruppen ein. Bereite Namensschilder erst auf Grundlage dieser Liste vor, damit Nachmeldungen und Änderungen nicht doppelte Arbeit verursachen.
• Bündele die Materialien für jeden Workshop separat und beschrifte die Pakete mindestens am Vortag. Prüfe Präsentationen, Laptop, Projektor, Leinwand, Mikrofone und Kabel mit der tatsächlich verwendeten Technik.
• Plane die Verpflegung nach bestätigten Teilnehmerzahlen und erfassten Ernährungswünschen. Kühlprodukte gehören erst kurz vor Beginn in die Kühlung; Teller, Besteck, Becher, Wasserkannen und Serviergeschirr sollten bereits vor dem Einlass bereitstehen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Kinderkonferenz organisieren?

Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Programm und Location. Referenten, Begleiter und Workshopinhalte brauchen meist mehr Vorlauf als Einladungen und Materialeinkauf.

Wann sollten die Einladungen zur Kinderkonferenz verschickt werden?

Verschicke die Einladungen etwa 6 Wochen vor dem Termin. Setze eine Anmeldefrist ungefähr 3 Wochen vor der Veranstaltung, damit noch Zeit für Teilnehmerliste, Gruppen und Namensschilder bleibt.

Wann müssen Eltern die Informationen zur Kinderkonferenz erhalten?

Sende die praktischen Informationen spätestens 7 Tage vor Beginn. Bei organisiertem Transport oder besonderen Ernährungswünschen solltest du die Angaben bereits 10 bis 14 Tage vorher bestätigen.

Wann sollte die Technik für eine Kinderkonferenz getestet werden?

Teste Laptop, Projektor, Leinwand, Lautsprecher, Funkmikrofone und Kabel mindestens 1 Tag vorher am Veranstaltungsort. Führe am Veranstaltungstag zusätzlich 30 Minuten vor dem Einlass einen kurzen Funktionstest durch.

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