Kinderactiviteitenmiddag organiseren: checklist

Een kinderactiviteitenmiddag vraagt vooral om een duidelijke indeling: welke activiteit gebeurt waar, wie begeleidt die en wat ligt vooraf klaar? Begin met datum, locatie en programma en werk daarna toe naar aanmeldingen, vrijwilligers en materialen. Verzamel dieetwensen uiterlijk vóór je boodschappen doet. Controleer de weersverwachting en houd een binnenprogramma achter de hand. Op de dag zelf voorkom je wachtrijen door activiteitenstations, bewegwijzering en naambadges vóór de ontvangst klaar te zetten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Activiteitenprogramma opstellen
2 personen
Begroting en boodschappenlijst maken
2 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Activiteiten en materialen reserveren
2 personen
Ouderinformatie voorbereiden
Vrijwilligersindeling maken
2 personen
Spelregels en instructies schrijven
2 personen
Weersverwachting controleren
Binnenprogramma voorbereiden
2 personen
Aanmeldingen en dieetwensen controleren
Vrijwilligersinstructies delen
Boodschappen doen
3 personen
Materialen ophalen
2 personen
Koelwaren koelen
2 personen
Fruit en groenten voorbereiden
2 personen
Prijzentafels samenstellen
2 personen
Naambadges voorbereiden
Programma en bewegwijzering printen

Event

Locatie openen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Activiteitenstations inrichten
5 personen
Versiering ophangen
3 personen
Geluidsapparatuur testen
Eet- en drinkpunt inrichten
3 personen
Registratietafel klaarzetten
2 personen
Veiligheidsronde uitvoeren
2 personen
Vrijwilligers ontvangen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Kinderen registreren
3 personen
Ouders en kinderen welkom heten
2 personen
Creatieve activiteit begeleiden
3 personen
Sport- en spelronde begeleiden
4 personen
Speurtocht begeleiden
3 personen
Pauzedrankjes serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afval en tafels controleren
2 personen
Dans- en muziekactiviteit begeleiden
2 personen
Prijsjes uitreiken
2 personen
Kinderen veilig laten ophalen
3 personen
Eindcontrole locatie uitvoeren
2 personen

Nazorg

Activiteitenmateriaal verzamelen
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen en afvoeren
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opruimen
2 personen
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Klaptafelsaantal 3
Tafelkleedtafelsaantal 2
Partytentenaantal 2
Picknickkleedjesaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Bordenaantal 70
Besteksetsaantal 70
Mokkenaantal 30
Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 6

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Ballonnenboog
Vlaggenlijnenaantal 6
Tafeldecoratieaantal 8
Pijlbordenaantal 8
Naambadgehoudersaantal 60

Apparatuur

Bluetoothspeaker
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Lamineerapparaat

Keuken

Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Maatbekersaantal 2
Opslagbakkenaantal 10
Koelelementenaantal 12

Sportmateriaal

Voetballenaantal 4
Basketballenaantal 3
Zachte ballenaantal 8
Pionnenaantal 20
Hoepelsaantal 12
Springtouwenaantal 12
Estafettestokkenaantal 8
Doeltjesaantal 2
Spelparachute
Stoepkrijtaantal 12
Bellenblaasaantal 6
Sponsballenaantal 20
Waterbekersaantal 30
Blinddoekenaantal 10
Schatkist
Plastic hoepelringenaantal 20
Parcoursmattenaantal 6
Knutseltafellopersaantal 8
Schortenaantal 20
Verfkwastenaantal 40
Kleurpotlodenaantal 60
Viltstiftenaantal 60
Kinderschaarsetsaantal 20
Lijmstiftenaantal 20
Knutselbakkenaantal 10
Gezelschapsspellenaantal 8
Prijsbekersaantal 20
Medaillelintenaantal 30

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemaantal 2
Blik en vegeraantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Handzeepdispensersaantal 3

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 3
Batterijlantaarnsaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan per activiteit één begeleider en houd daarnaast minimaal één vrijwilliger vrij voor ontvangst, vragen en onverwachte situaties. Deel de vrijwilligersindeling en instructies uiterlijk 2 dagen vooraf.
Maak per activiteitenstation een aparte materialenbak met spelregels, benodigdheden en een korte uitleg. Zet stations minstens 30 minuten vóór de start klaar, zodat je nog kunt bijsturen.
Controleer aanmeldingen en dieetwensen opnieuw zodra de inschrijving sluit en nogmaals op de ochtend zelf. Leg fruit, groenten en andere etenswaren gescheiden klaar en koel koelwaren tijdig.
Print programma, pijlborden en spelregels op voorhand en maak extra exemplaren: reken op 1 programma per gezin en 2 spelregelkaarten per station. Naambadges liggen bij de ingang klaar.
Bereid een binnenprogramma voor zodra buitenactiviteiten van het weer afhangen. Test speaker, verlengkabels en stekkerdozen vóór de eerste kinderen arriveren en houd ballen en ander materiaal per activiteit apart.

Veelgestelde vragen

Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een kinderactiviteitenmiddag?: Reken op minimaal 1 begeleider per activiteitenstation en 1 extra vrijwilliger voor ontvangst en praktische hulp. Bij 4 stations plan je dus minstens 5 vrijwilligers; voeg bij jonge kinderen of een grote groep nog 1 of 2 mensen toe.
Wanneer moet je uitnodigingen voor een kinderactiviteitenmiddag versturen?: Stuur uitnodigingen bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf. Sluit de aanmelding ongeveer 7 dagen voor de middag, zodat je aantallen, dieetwensen, materialen en vrijwilligersindeling nog kunt controleren.
Hoeveel activiteitenstations heb je nodig?: Plan ongeveer 1 station per 8 tot 12 kinderen, afhankelijk van de activiteit. Bij 30 kinderen werken 3 of 4 stations meestal beter dan één centraal programma, omdat kinderen dan minder lang hoeven te wachten.
Wanneer controleer je de weersverwachting voor een kinderactiviteitenmiddag?: Controleer het weer 3 dagen vooraf en opnieuw op de ochtend van de activiteit. Neem uiterlijk 24 uur vooraf een besluit over buitenactiviteiten en zet het binnenprogramma klaar voordat de locatie opengaat.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.