Checklist pour organiser un après-midi d'activités pour enfants

Un après-midi d'activités pour enfants demande surtout une bonne coordination entre le programme, les inscriptions, les bénévoles et le matériel. Prévoyez les informations utiles aux parents, les besoins alimentaires et une solution en intérieur en cas de pluie. Les dernières 24 heures servent aux courses, au rangement du matériel et aux préparatifs du goûter. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, sans découvrir le jour même qu'il manque des tables, des rallonges ou des personnes pour encadrer les ateliers.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Établir le programme des activités
2 personnes
Établir le budget et la liste de courses
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver les activités et le matériel
2 personnes
Préparer les informations pour les parents
Établir la répartition des bénévoles
2 personnes
Rédiger les règles et consignes du jeu
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Préparer le programme en intérieur
2 personnes
Vérifier les inscriptions et les besoins alimentaires
Partager les consignes aux bénévoles
Faire les courses
3 personnes
Récupérer le matériel
2 personnes
Réfrigérer les denrées fraîches
2 personnes
Préparer les fruits et légumes
2 personnes
Composer les tables de prix
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Imprimer le programme et la signalétique

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les postes d’activités
5 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Tester le matériel sonore
Aménager le point de restauration
3 personnes
Préparer la table d'inscription
2 personnes
Effectuer la ronde de sécurité
2 personnes
Accueillir les bénévoles
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Enregistrer les enfants
3 personnes
Accueillir les parents et les enfants
2 personnes
Encadrer l'activité créative
3 personnes
Encadrer l’épreuve sport et jeux
4 personnes
Encadrer la chasse au trésor
3 personnes
Servir les boissons de la pause
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Contrôler les déchets et les tables
2 personnes
Animer l’activité danse et musique
2 personnes
Remettre les prix
2 personnes
Veiller à ce que les enfants soient récupérés en toute sécurité
3 personnes
Effectuer le contrôle final du lieu
2 personnes

Suivi

Rassembler le matériel d’activité
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Collecter et évacuer les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Ranger les stocks restants
2 personnes
Gérer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Tables pliantesqté 3
Tables nappéesqté 2
Tentes de réceptionqté 2
Plaids de pique-niqueqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 80
Assiettesqté 70
Couvertsqté 70
Tassesqté 30
Plateaux de serviceqté 8
Pinces de serviceqté 6

Décoration

Ballonsqté 100
Arche de ballons
Guirlandes de fanionsqté 6
Décoration de tableqté 8
Panneaux indicateursqté 8
Supports de badges nominatifsqté 60

Équipement

Enceinte Bluetooth
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Glacièresqté 4
Thermosqté 4
Laminatrice

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Verres doseursqté 2
Bacs de rangementqté 10
Pains de glaceqté 12

Matériel de sport

Ballons de footballqté 4
Ballons de basketqté 3
Balles souplesqté 8
Cônesqté 20
Cerceauxqté 12
Cordes à sauterqté 12
Témoins de relaisqté 8
Petits butsqté 2
Parachute de jeu
Craie de trottoirqté 12
Machine à bullesqté 6
Balles épongeqté 20
Gobelets d'eauqté 30
Masquesqté 10
Coffre au trésor
Cerceaux en plastiqueqté 20
Tapis de parcoursqté 6
Chemins de table pour tables de bricolageqté 8
Tabliersqté 20
Pinceauxqté 40
Crayons de couleurqté 60
Feutresqté 60
Sets de ciseaux pour enfantsqté 20
Bâtons de colleqté 20
Bacs de bricolageqté 10
Jeux de sociétéqté 8
Coupesqté 20
Rubans de médailleqté 30

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balaiqté 2
Pelle et balayetteqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Distributeurs de savon pour les mainsqté 3

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 3
Lampes à pilesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez le programme avant d'acheter le matériel : prévoyez un créneau précis pour chaque activité, les transitions et au moins 15 minutes de marge pour les retards ou le rangement.
Demandez les inscriptions et les besoins alimentaires au plus tard 7 jours avant l'après-midi. Vous pourrez ainsi ajuster les quantités de goûter et repérer les enfants nécessitant une attention particulière.
Attribuez chaque poste à un bénévole avec une heure d'arrivée et une responsabilité claire. Pour l'installation, prévoyez au moins 60 minutes avant l'accueil afin de placer les tables, les chaises et les postes d'activités.
Préparez une version en intérieur avant de consulter la météo la veille. Si la pluie est annoncée, les activités doivent pouvoir être déplacées sans changer toutes les consignes au dernier moment.
Faites les courses et récupérez le matériel la veille, puis réfrigérez les produits frais. Préparez les fruits et légumes, les badges et la signalétique suffisamment tôt pour garder 30 minutes de réserve le jour même.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un après-midi d'activités pour enfants ?: Commencez idéalement 3 à 4 semaines avant la date. Gardez les 7 derniers jours pour les inscriptions, les besoins alimentaires, la répartition des bénévoles et la confirmation du matériel.
Quand envoyer les invitations pour un après-midi d'activités pour enfants ?: Envoyez-les 3 à 4 semaines à l'avance et fixez une date limite d'inscription environ 7 jours avant l'événement. Ce délai permet de confirmer les quantités de nourriture et le nombre d'encadrants.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour les activités enfants ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole par poste d'activité, plus 1 personne pour l'accueil et 1 personne capable de gérer les imprévus. Ajoutez une personne si les enfants sont répartis en plusieurs petits groupes.
Quand installer la salle et préparer le goûter ?: Ouvrez le lieu au moins 60 minutes avant l'arrivée des enfants pour installer les tables, les chaises, les panneaux et les activités. Préparez les aliments frais le jour même et gardez les produits réfrigérés jusqu'au service.

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