Checklist voor een kazerne open dag organiseren

Een kazerne open dag vraagt om meer dan demonstraties en rondleidingen. Je moet bezoekersstromen, veiligheid, vrijwilligers, catering en techniek op elkaar afstemmen. Begin met datum, openingstijden en programma en werk daarna terug naar reserveringen, uitnodigingen en aanmeldingen. In de laatste week controleer je het terrein, de route, het weer en alle materialen. Zo voorkom je dat geluidsapparatuur, bewegwijzering of gekoelde dranken pas op de ochtend zelf geregeld worden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en openingstijden vastleggen
2 personen
Programma en demonstraties bepalen
3 personen
Benodigde ruimtes inventariseren
2 personen
Reserveringen voor materialen maken
2 personen
Vergunningen en meldingen controleren
2 personen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Open dag online publiceren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Bezoekersaantallen bevestigen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Demonstraties veilig uitwerken
3 personen
Rondleidingen plannen
2 personen
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Route en bewegwijzering maken
2 personen
Infoborden voorbereiden
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
Weersverwachting controleren
Kazerne en terrein inspecteren
3 personen
Voertuigen presentabel opstellen
4 personen
Werkzones veilig afzetten
3 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Podiumvrije presentatiehoek inrichten
2 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Verlichting controleren
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Infostands inrichten
4 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Cateringbuffet opbouwen
4 personen
Toiletten controleren en vullen
2 personen
Garderobe en gevonden voorwerpen inrichten
2 personen
Veiligheidsbriefing geven
4 personen

Event

Vrijwilligersposten bemannen
8 personen
Bezoekers ontvangen
4 personen
Aanmeldingen registreren
2 personen
Programma toelichten
2 personen
Rondleidingen begeleiden
4 personen
Voertuigen demonstreren
4 personen
Blusdemonstratie begeleiden
5 personen
Kinderen begeleiden bij activiteiten
4 personen
Voorlichtingsmateriaal uitdelen
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten tussentijds schoonmaken
2 personen
Avondprogramma aankondigen
Licht en geluid bedienen
2 personen
Avondmaaltijd uitserveren
4 personen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
3 personen
Laatste bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Catering opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Afval verzamelen en scheiden
4 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Toiletten grondig schoonmaken
2 personen
Kazerneruimtes schoonmaken
3 personen
Voertuigen en materialen terugplaatsen
4 personen
Bruikbare voorraad opbergen
2 personen
Materialen controleren op schade
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen afhandelen
Foto's en documenten archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 3
Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 80
Statafelsaantal 6
Garderoberekkenaantal 2
Tafelkledenaantal 12

Servies

Herbruikbare bordenaantal 100
Herbruikbare kommenaantal 80
Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Besteksetsaantal 100
Opscheplepelsaantal 12
Serveerbladenaantal 10

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Warmhoudkannenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Mengkommenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Serveertangenaantal 12

Apparatuur

Mobiele geluidsset
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Batterijenaantal 24
Afzetpaaltjesaantal 24
Afzetlintaantal 6
Verkeerskegelsaantal 20
Portofoonsaantal 8
Klembordenaantal 6
Pennenaantal 30
Naamkaarthoudersaantal 30
Megafon
Zaklampenaantal 8

Verlichting

Ledbouwlampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 10

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 150
Ballonlintaantal 2
Plakbandaantal 6
Touwaantal 100

Sportmateriaal

Kinderhelmenaantal 20
Waterstraalpistolenaantal 12
Oefenpionnenaantal 20
Hindernishekkensaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan demonstraties en rondleidingen in vaste tijdsblokken en zet per onderdeel een verantwoordelijke vrijwilliger klaar. Houd ruimte tussen programmaonderdelen voor wisselende bezoekersstromen en onverwachte uitloop.
Controleer uiterlijk één week vooraf welke vergunningen en meldingen nodig zijn. Werk demonstraties uit met duidelijke afzettingen, een veilige kijkafstand en een alternatief bij slecht weer.
Maak de bezoekersroute vóór de open dag één keer lopend vanaf entree tot uitgang. Plaats infoborden en bewegwijzering op beslispunten en controleer of bezoekers ook bij minder licht de route kunnen volgen.
Bereken catering op basis van het bevestigde bezoekersaantal en houd rekening met pieken rond opening en demonstraties. Koel dranken tijdig, zet houdbare voorraad apart klaar en verzamel dieetwensen vóór je boodschappen doet.
Test de mobiele geluidsset, draadloze microfoons, verlengkabels en stekkerdozen minimaal één dag vooraf op de plek waar ze gebruikt worden. Leg batterijen klaar en gebruik ledbouwlampen of lichtsnoeren als delen van het terrein later donker worden.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kazerne open dag organiseren?: Leg datum, openingstijden en programma bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Controleer vergunningen en meldingen direct daarna en verstuur uitnodigingen enkele weken voor de open dag.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een kazerne open dag?: Dat hangt af van het aantal bezoekers en het programma, maar plan per actieve demonstratie of rondleiding minimaal 2 begeleiders. Voeg daarnaast mensen toe voor entree, catering, routing en een coördinator die tijdens de hele opening aanspreekbaar is.
Wanneer moet ik het bezoekersaantal voor de catering bevestigen?: Verzamel aanmeldingen en dieetwensen tot ongeveer 7 dagen vooraf en bevestig daarna het werkelijke aantal. Doe houdbare boodschappen eerder en regel gekoelde dranken en verse hapjes zo laat mogelijk binnen die planning.
Wat moet ik een dag voor een kazerne open dag controleren?: Inspecteer het terrein, de ruimtes, de bezoekersroute en alle demonstratieplaatsen één dag vooraf. Test ook geluid en verlichting, zet naamkaartjes en infoborden klaar en controleer de weersverwachting voor tenten en buitenactiviteiten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.