Checklist pour organiser une journée portes ouvertes à la caserne

Une journée portes ouvertes de caserne demande plus qu’un programme de démonstrations. Il faut coordonner les autorisations, les espaces accessibles, l’accueil des visiteurs, la sécurité et la restauration. Cette checklist de 73 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre, depuis la fixation des horaires jusqu’à l’inspection finale du site. Elle prévoit aussi les détails souvent réglés trop tard : badges, signalétique, bénévoles, boissons fraîches et matériel de sonorisation.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et les horaires d'ouverture
2 personnes
Définir le programme et les démonstrations
3 personnes
Recenser les espaces nécessaires
2 personnes
Faire les réservations de matériel
2 personnes
Vérifier les autorisations et les déclarations
2 personnes
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la journée portes ouvertes en ligne
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer le nombre de visiteurs
Répartir les bénévoles
2 personnes
Préparer les démonstrations en toute sécurité
3 personnes
Planifier les visites guidées
2 personnes
Calculer les quantités de catering
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Créer l’itinéraire et la signalisation
2 personnes
Préparer les panneaux d'information
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Vérifier les prévisions météo
Inspecter la caserne et le terrain
3 personnes
Installer les véhicules de manière soignée
4 personnes
Balisage sécurisé des zones de travail
3 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager un espace de présentation sans scène
2 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Vérifier l'éclairage
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Aménager les stands d'information
4 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Monter le buffet traiteur
4 personnes
Vérifier et réapprovisionner les toilettes
2 personnes
Aménager le vestiaire et les objets trouvés
2 personnes
Donner le briefing de sécurité
4 personnes

Événement

Assurer la présence aux postes des bénévoles
8 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Enregistrer les inscriptions
2 personnes
Présenter le programme
2 personnes
Accompagner les visites guidées
4 personnes
Présenter les véhicules
4 personnes
Encadrer la démonstration d’extinction d’incendie
5 personnes
Accompagner les enfants dans les activités
4 personnes
Distribuer le matériel d’information
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Nettoyer les toilettes entre-temps
2 personnes
Annoncer le programme du soir
Gérer la lumière et le son
2 personnes
Servir le dîner
4 personnes
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes
Accompagner les derniers visiteurs
3 personnes

Suivi

Ranger le service traiteur
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Collecter et trier les déchets
4 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Nettoyer les toilettes en profondeur
2 personnes
Nettoyer les locaux de la caserne
3 personnes
Remettre les véhicules et le matériel en place
4 personnes
Ranger le stock réutilisable
2 personnes
Vérifier les dommages sur le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Gérer les objets trouvés
Archiver les photos et les documents

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tente de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 80
Tables hautesqté 6
Portantsqté 2
Nappesqté 12

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 100
Bols réutilisablesqté 80
Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Couvertsqté 100
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 10

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 4
Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Saladiersqté 8
Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Pinces de serviceqté 12

Équipement

Système de sonorisation mobile
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Pilesqté 24
Poteaux de délimitationqté 24
Ruban de balisageqté 6
Cônes de signalisationqté 20
Talkies-walkiesqté 8
Presse-papiersqté 6
Stylosqté 30
Porte-nomsqté 30
Mégaphone
Lampes de pocheqté 8

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes à pilesqté 10

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 150
Ruban pour ballonsqté 2
Ruban adhésifqté 6
Cordeqté 100

Matériel de sport

Casques pour enfantsqté 20
Pistolets à eauqté 12
Pions d’entraînementqté 20
Barrières d’obstaclesqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commencez par la date, les horaires et le programme avant de réserver le matériel : le nombre d’espaces et de démonstrations détermine directement les besoins en tables, chaises, éclairage et sonorisation.
Vérifiez les autorisations et déclarations plusieurs semaines à l’avance. Les démonstrations, l’accueil du public et l’utilisation de certains espaces peuvent nécessiter des validations distinctes.
Prévoyez un responsable par zone et répartissez les bénévoles avant l’ouverture. Un point d’accueil, les visites guidées, la restauration et chaque démonstration doivent avoir une personne identifiée.
Ne gardez pas les achats alimentaires pour la veille. Confirmez d’abord le nombre de visiteurs et les besoins alimentaires, puis achetez les produits frais, refroidissez les boissons et installez les stocks non périssables au bon moment.
Faites un parcours test avant l’arrivée du public : entrée, badges, panneaux, visites et sortie. Vérifiez aussi les prévisions météo, les rallonges, les multiprises, les piles et l’éclairage extérieur avant l’inspection finale.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il préparer une journée portes ouvertes de caserne ?: Commencez plusieurs semaines avant la date prévue. Les autorisations, réservations de matériel, invitations, inscriptions et répartition des bénévoles doivent être traitées avant les préparatifs de la dernière semaine.
Comment organiser les démonstrations pendant une journée portes ouvertes ?: Définissez le programme avant de confirmer les horaires d’ouverture, puis attribuez un espace et un responsable à chaque démonstration. Préparez un itinéraire clair et faites un essai de chaque séquence avant l’arrivée des visiteurs.
Quand confirmer le nombre de visiteurs et les quantités de catering ?: Confirmez le nombre de visiteurs après la période d’inscription et avant les courses. Utilisez ce chiffre pour calculer les boissons, les en-cas, la vaisselle et les besoins spécifiques, puis gardez une petite marge pour les arrivées sans inscription.
Que faut-il vérifier la veille d’une journée portes ouvertes à la caserne ?: Inspectez la caserne et le terrain, contrôlez la signalétique, les espaces de visite, le matériel électrique et les prévisions météo. Refroidissez les boissons, préparez les en-cas et vérifiez que les badges, microphones, rallonges et piles sont disponibles.

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