Checklist voor een goed georganiseerd karatetoernooi

Een karatetoernooi vraagt om meer dan wedstrijdmatten en medailles. Je moet eerst de categorieën, het reglement en het wedstrijdschema vastleggen, daarna deelnemers, scheidsrechters en vrijwilligers op elkaar afstemmen. Op de wedstrijddag draait alles om een snelle registratie, duidelijke scoreverwerking en veilig materiaal. Gebruik deze checklist om het toernooi stap voor stap voor te bereiden en controleer vooral wat vaak pas op het laatste moment wordt geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
Wedstrijdcategorieën bepalen
2 personen
Scheidsrechters vastleggen
2 personen
EHBO-hulpverleners vastleggen
2 personen
Aanmeldformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Wedstrijdschema maken
2 personen
Deelnemers bevestigen
2 personen
Reservering controleren
Prijzen en medailles bestellen
Programmaboekjes maken
2 personen
Deelnemerslijsten afdrukken
Wedstrijdkaarten afdrukken
Boodschappen doen
2 personen
Sportmateriaal controleren
2 personen
Medailles sorteren
2 personen
Catering voorbereiden
3 personen
Materiaal klaarzetten
3 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Wedstrijdmatten leggen
6 personen
Wedstrijdtafels opstellen
4 personen
Publieksstoelen opstellen
4 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Cateringtafel inrichten
3 personen
Omroepinstallatie testen
2 personen
EHBO-tafel inrichten
2 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Deelnemers registreren
4 personen
Startbriefing geven
3 personen
Scheidsrechters briefen
2 personen
Publiek verwelkomen
3 personen
Wedstrijden begeleiden
8 personen
Wedstrijdresultaten verwerken
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Wedstrijdmatten schoonmaken
2 personen
Pauze aankondigen
Finalisten bekendmaken
2 personen
Prijsuitreiking begeleiden
4 personen
Afscheid van deelnemers
2 personen

Nazorg

Publieksstoelen opruimen
4 personen
Wedstrijdmatten opruimen
6 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Materialen inventariseren
2 personen
Huurmateriaal retourneren
2 personen
Uitslagen publiceren
Deelnemers bedanken
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Wedstrijdtafelsaantal 6
Registratietafelsaantal 2
Cateringtafelsaantal 3
Stoelenaantal 180
Afvalbakkenaantal 8

Sportmateriaal

Wedstrijdmattenaantal 6
Reserve wedstrijdmattenaantal 2
Rode wedstrijdbandenaantal 12
Blauwe wedstrijdbandenaantal 12
Startnummersaantal 150
Scorebordenaantal 6
Stopwatchesaantal 8
Fluitjesaantal 8
Scheidsrechtersvlaggenaantal 12
Scoreformulierenaantal 300
Klemplankenaantal 12
Pennenaantal 40
Karatebandenaantal 30
Trainingskegelsaantal 20
EHBO-koffersaantal 2
IJscompressenaantal 20
Drinkwaterkannenaantal 8

Apparatuur

Laptopsaantal 2
Tabletsaantal 2
Printersaantal 2
Omroepinstallatie
Microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Handcamera'saantal 2

Decoratie

Podiumachtergronddoekenaantal 2
Vlaggenaantal 12
Wegwijzerbordenaantal 10
Tafelkledenaantal 8

Verlichting

LED-werklampenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 200
Herbruikbare bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Serveerschalenaantal 20
Schenkkannenaantal 8

Keuken

Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Serveerbestekaantal 12

Schoonmaak

Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Sponzenaantal 10
Microvezeldoekenaantal 20

Catering

Medaillesaantal 48
Bekers voor prijswinnaarsaantal 12
Programmaboekjesaantal 180
Naamstickersaantal 200
Boodschappen

Tips

Leg wedstrijdcategorieën en het reglement vast vóór je het aanmeldformulier verstuurt. Deelnemers moeten vooraf weten in welke categorie ze uitkomen en welke regels gelden.
Plan de registratie ruim vóór de eerste wedstrijd. Leg deelnemerslijsten, startnummers, wedstrijdkaarten, pennen en klemplanken klaar bij de registratietafels, zodat wijzigingen niet aan de wedstrijdtafel ontstaan.
Controleer per wedstrijdmat een complete set materiaal: scorebord, stopwatch, fluitje, wedstrijdbanden, scoreformulieren en scheidsrechtersvlaggen. Leg ook reserve wedstrijdmatten en extra pennen apart.
Wijs vrijwilligers niet alleen algemene taken toe, maar ook een plek en tijdstip. Je hebt onder meer mensen nodig voor registratie, wedstrijdtafels, catering, materiaal en het verwerken van scores.
Doe de laatste controle op locatie vóór de deuren opengaan. Leg de wedstrijdmatten, tafels, stoelen, omroepinstallatie, verlengkabels en stekkerdozen klaar en zet EHBO-koffers en ijscompressen direct bereikbaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een karatetoernooi organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, reglement en categorieën. Leg scheidsrechters en EHBO-hulpverleners daarna zo snel mogelijk vast, zodat je het programma op tijd kunt publiceren.
Wanneer moet ik de inschrijving voor een karatetoernooi sluiten?: Sluit de inschrijving bij voorkeur 7 tot 10 dagen vóór het toernooi. Dan heb je tijd om aanmeldingen te controleren, deelnemers te bevestigen, categorieën te verdelen en het wedstrijdschema te maken.
Hoeveel wedstrijdmatten heb ik nodig voor een karatetoernooi?: Dat hangt af van het aantal gelijktijdige wedstrijden en de beschikbare ruimte. Reken per wedstrijdvlak op één complete matopstelling en houd minimaal één reserve wedstrijdmat achter de hand voor schade of verschuiven.
Wanneer moet ik medailles en programmaboekjes regelen?: Bestel medailles zodra het aantal categorieën en de verwachte deelnemersaantallen vaststaan, bij voorkeur uiterlijk 4 weken vooraf. Maak programmaboekjes en druk deelnemerslijsten en wedstrijdkaarten pas na de definitieve inschrijving.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.