Karatékamp organiseren: checklist en planning

Een karatékamp vraagt meer voorbereiding dan alleen trainers en trainingsmatten regelen. Je moet deelnemersgegevens, trainingsgroepen, maaltijden, noodcontacten en materiaal op elkaar afstemmen. Begin met datum, locatie en programma, en werk daarna toe naar registratie en de opbouw van de trainingsvloer. Met deze checklist zie je wat je wanneer controleert, zodat de eerste training niet wordt opgehouden door ontbrekende spullen of onduidelijke indelingen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Trainingslocatie reserveren
Trainers en begeleiders vastleggen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Noodcontacten controleren
2 personen
Deelnemerslijst afdrukken
Indeling trainingsgroepen maken
2 personen
Programma naar deelnemers sturen
Maaltijden en snacks bestellen
Sportmateriaal controleren
2 personen
Trainingsmatten reserveren
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Deelnemersmappen klaarmaken
2 personen
Naambadges voorbereiden
2 personen
Muziek en microfoon testen
2 personen
Locatie en weersverwachting controleren
Trainingsvloer vrijmaken
4 personen
Matten neerleggen
6 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Catering klaarzetten
3 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
4 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Polsbandjes uitdelen
2 personen
Opening en huisregels geven
2 personen
Warming-up begeleiden
3 personen
Karateclinic begeleiden
4 personen
Drinkpauze begeleiden
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Techniekstations begeleiden
5 personen
Dinerbuffet opbouwen
4 personen
Diner serveren
5 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Servies en tafels afruimen
4 personen
Teamspellen begeleiden
5 personen
Demonstraties verzorgen
3 personen
Afsluitende stretch begeleiden
3 personen
Certificaten uitdelen
3 personen
Deelnemers veilig laten vertrekken
4 personen

Nazorg

Sportmateriaal verzamelen
4 personen
Matten schoonmaken en stapelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
5 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Geleend materiaal retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen sorteren
Foto's en certificaten nasturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

Trainingsmattenaantal 35
Stootkussensaantal 10
Trap- en schopkussensaantal 8
Springtouwenaantal 12
Pionnenaantal 30
Hoepelsaantal 12
Weerstandsbandenaantal 12
Reservekaratebandenaantal 10
Stopwatchaantal 3
Fluitjesaantal 4

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 40
Afvalbakkenaantal 4
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 45
Bordenaantal 45
Besteksetsaantal 45
Opscheplepelsaantal 6
Schaaltjesaantal 10

Keuken

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 3
Serveerbladenaantal 6
Waterkannenaantal 6

Apparatuur

Draagbare speaker
Draadloze microfoon
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Decoratie

Karatébanierenaantal 4
Ballonnenaantal 40
Naambadgesaantal 45
Polsbandjesaantal 45
Certificatenaantal 40

Schoonmaak

Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Microvezeldoekenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 4
Desinfectiesprayaantal 4
Eerstehulpkoffer

Verlichting

LED-lichtsnoerenaantal 3

Boodschappen

Boodschappen

Tips

Leg het programma vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Vermeld per trainingsblok de tijden, zodat je deelnemers en trainers op tijd in groepen kunt indelen.
Sluit de aanmelding niet pas op de laatste dag. Controleer uiterlijk één week vooraf de deelnemerslijst, dieetwensen en noodcontacten en druk daarna een actuele versie af.
Plan materiaalcontrole minstens drie dagen vooraf. Tel de trainingsmatten, stootkussens, trap- en schopkussens en reservekaratebanden en leg ontbrekende spullen direct apart voor aanvulling.
Maak de registratie overzichtelijk met deelnemersmappen en naambadges. Zet de registratietafel minimaal 30 minuten voor de start klaar, samen met de deelnemerslijst en een duidelijke groepsindeling.
Controleer locatie en weersverwachting de dag ervoor én op de ochtend zelf. Maak de trainingsvloer vrij, leg de matten neer en test muziek, microfoon, verlengsnoeren en stekkerdozen vóór de deelnemers binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een karatékamp organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met datum, trainingslocatie, trainers en begeleiders. Open de aanmelding daarna en houd de laatste week vrij voor deelnemerscontrole, boodschappen en materiaal.
Wanneer moet ik de deelnemers van een karatékamp indelen in trainingsgroepen?: Maak de groepsindeling uiterlijk 5 tot 7 dagen voor de start, nadat de aanmeldingen zijn verwerkt. Stuur het programma en de groepsinformatie daarna naar alle deelnemers.
Hoeveel eerder moet de locatie voor een karatékamp worden opgebouwd?: Reken op minimaal 60 tot 90 minuten voor de start voor het vrijmaken van de trainingsvloer, neerleggen van de matten, plaatsen van tafels en stoelen en inrichten van de registratietafel.
Wanneer moet ik eten en drinken voor een karatékamp regelen?: Bestel maaltijden en snacks ongeveer één week vooraf, zodra het aantal deelnemers en de dieetwensen bekend zijn. Koel de dranken op de dag ervoor en controleer die ochtend de voorraad en serveerbenodigdheden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.