Zo organiseer je een kampioensfeest zonder stress

Begin met de datum, locatie en het verwachte aantal gasten. Open daarna de aanmeldingen, leg muziek en entertainment vast en werk het programma uit. Zodra de inschrijvingen binnen zijn, kun je catering, taart, naamkaartjes en de prijsuitreiking precies voorbereiden. De meeste problemen ontstaan op de laatste dag: te weinig koeling, een vergeten dieetwens of een programma zonder duidelijke overgang. Plan daarom een aparte opbouwronde en houd contactgegevens, draaiboek en benodigdheden bij de hand.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldingen openen
4
Muziek en entertainment reserveren
5
Programma opstellen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
7
Dieetwensen verzamelen
8
Aantal gasten bevestigen
9
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
10
Taart bestellen
11
Teamfoto's verzamelen
12
Prijsuitreiking voorbereiden
2 personen
13
Boodschappenlijst controleren
2 personen
14
Boodschappen doen
3 personen
15
Dranken en voorraad controleren
2 personen
16
Taart ophalen
17
Versiering sorteren
2 personen
18
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
19
Draaiboek en contactlijst printen
20
Locatie openen en controleren
2 personen
21
Vloer en toiletten schoonmaken
3 personen
22
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
23
Buffet en bar inrichten
3 personen
24
Koelboxen vullen
2 personen
25
Dranken koud zetten
2 personen
26
Hapjes voorbereiden
4 personen
27
Broodjes en beleg klaarzetten
3 personen
28
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
29
Versiering ophangen
3 personen
30
Teamfoto's ophangen
2 personen
31
Muziek testen
2 personen
32
Prijsuitreiking klaarzetten
2 personen
33
Briefing ontvangstteam
4 personen

Event

34
Gasten ontvangen
4 personen
35
Aanwezigheid registreren
2 personen
36
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
37
Hapjes serveren
3 personen
38
Dranken bijvullen
2 personen
39
Buffet bijvullen
3 personen
40
Prijsuitreiking begeleiden
3 personen
41
Teamfoto maken
2 personen
42
Taart aansnijden en serveren
3 personen
43
Koffie en thee serveren
2 personen
44
Afvalbakken legen
2 personen
45
Laatste ronde aankondigen
46
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

47
Eten en drank veilig opbergen
3 personen
48
Meubilair opruimen
5 personen
49
Servies afwassen
3 personen
50
Locatie schoonmaken
4 personen
51
Versiering verwijderen
3 personen
52
Apparatuur uitschakelen
2 personen
53
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
54
Afval afvoeren
3 personen
55
Materialen terugbrengen
2 personen
56
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
57
Locatie eindcontrole uitvoeren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 100
Buffettafelsaantal 3
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Herbruikbare bordenaantal 120
Herbruikbare kommenaantal 100
Herbruikbare glazenaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 15
Schenkkanenaantal 8
Thermoskannenaantal 6

Catering

Koelboxenaantal 6
IJsblokbakkenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Taartscheppenaantal 2
Koffiefiltersaantal 150
Boodschappen

Decoratie

Clubvlaggenaantal 12
Feestslingersaantal 10
Ballonnenaantal 150
Ballonpompaantal 2
Kampioensbanner
Tafeldecoratieaantal 10
Naamkaartjesaantal 100
Fotolijstenaantal 12
Confettikanonnenaantal 4

Sportmateriaal

Kampioensbeker
Medaillelintenaantal 25
Herinneringsmedaillesaantal 25

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Microfoon
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Mobiele telefoonopladeraantal 2

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
Ledlampenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 3
Maatbekersaantal 3
Keukenschalenaantal 8
Serveermessenaantal 4

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 3
Bezem en blikaantal 2

Tips

Bevestig het aantal gasten enkele dagen voor het feest en gebruik dat aantal voor catering, taart, servies en naamkaartjes. Houd dieetwensen in dezelfde lijst bij, zodat ze niet tussen losse berichten verdwijnen.
Leg de volgorde van het programma vast voordat je de prijsuitreiking voorbereidt. Reserveer tijd voor teamfoto’s, de uitreiking en het aansnijden van de taart; zonder overgang loopt vooral het laatste uur snel uit.
Controleer dranken en voorraad vóór je boodschappen doet. Zet dranken op tijd koud in koelboxen en vul ijsblokbakken pas vlak voor gebruik, zodat het ijs niet onnodig smelt tijdens de opbouw.
Richt eerst buffet en bar in en plaats daarna tafels, stoelen en decoratie. Zo blijven serveerschalen, tangen, glazen en thermoskannen bereikbaar en hoef je geen versiering te verplaatsen.
Maak op de dag zelf één controle vóór opening: vloer en toiletten, luidsprekers, kampioensbeker, medaillelinten, herinneringsmedailles en het geprinte draaiboek. Plan hiervoor minimaal 30 minuten voordat gasten binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een kampioensfeest versturen?: Stuur de uitnodigingen bij voorkeur 3 tot 4 weken vóór het feest. Geef gasten minimaal 10 dagen om zich aan te melden, zodat je daarna aantallen, dieetwensen en cateringhoeveelheden kunt vastleggen.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een kampioensfeest?: Reken op 2 tot 3 uur voor schoonmaken, tafels en stoelen plaatsen, buffet en bar inrichten, decoratie ophangen en dranken koelen. Plan daarna nog 30 minuten voor een laatste controle vóór opening.
Wanneer bestel ik de taart voor een kampioensfeest?: Bestel de taart uiterlijk 7 dagen vooraf en bevestig het definitieve aantal gasten zodra de aanmeldingen sluiten. Plan het ophalen op de dag zelf, met voldoende tijd om de taart gekoeld en onbeschadigd neer te zetten.
Hoe bereid ik de prijsuitreiking van een kampioensfeest voor?: Leg uiterlijk 3 dagen vooraf de volgorde, namen en eventuele teksten vast. Leg de kampioensbeker, medaillelinten en herinneringsmedailles vóór de start klaar en test de luidsprekers minimaal 30 minuten eerder.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.