Organiser une fête des champions, étape par étape

Commencez par confirmer la date et le lieu, puis construisez le programme avant d’ouvrir les inscriptions. Le nombre définitif de participants détermine le traiteur, le gâteau, les boissons, les badges et la disposition des tables. Prévoyez ensuite la remise des prix, les photos d’équipe et l’animation musicale. Les oublis arrivent surtout dans les derniers jours : besoins alimentaires, retrait du gâteau, boissons à rafraîchir et impression du déroulé.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Envoyer les invitations
2 personnes
3
Ouvrir les inscriptions
4
Réserver la musique et les animations
5
Élaborer le programme
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
2 personnes
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Confirmer le nombre d’invités
9
Calculer les quantités de catering
2 personnes
10
Commander le gâteau
11
Rassembler les photos d’équipe
12
Préparer la remise des prix
2 personnes
13
Vérifier la liste des courses
2 personnes
14
Faire les courses
3 personnes
15
Vérifier les boissons et les stocks
2 personnes
16
Aller chercher le gâteau
17
Trier la décoration
2 personnes
18
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
19
Imprimer le déroulé et la liste de contacts
20
Ouvrir et vérifier le lieu
2 personnes
21
Nettoyer le sol et les toilettes
3 personnes
22
Installer les tables et les chaises
4 personnes
23
Aménager le buffet et le bar
3 personnes
24
Remplir les glacières
2 personnes
25
Mettre les boissons au frais
2 personnes
26
Préparer les en-cas
4 personnes
27
Mettre en place les sandwiches et les garnitures
3 personnes
28
Installer le point café et thé
2 personnes
29
Suspendre la décoration
3 personnes
30
Accrocher les photos de l’équipe
2 personnes
31
Tester la musique
2 personnes
32
Préparer la remise des prix
2 personnes
33
Briefing de l’équipe d’accueil
4 personnes

Événement

34
Accueillir les invités
4 personnes
35
Enregistrer la présence
2 personnes
36
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
37
Servir des amuse-bouches
3 personnes
38
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
39
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
40
Animer la remise des prix
3 personnes
41
Prendre la photo de l’équipe
2 personnes
42
Couper et servir le gâteau
3 personnes
43
Servir le café et le thé
2 personnes
44
Vider les poubelles
2 personnes
45
Annoncer le dernier tour
46
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

47
Ranger la nourriture et les boissons en toute sécurité
3 personnes
48
Ranger le mobilier
5 personnes
49
Faire la vaisselle
3 personnes
50
Nettoyer le lieu
4 personnes
51
Retirer la décoration
3 personnes
52
Éteindre l’équipement
2 personnes
53
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
54
Évacuer les déchets
3 personnes
55
Rapporter le matériel
2 personnes
56
Ranger le stock restant
2 personnes
57
Effectuer le contrôle final du site
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 100
Tables de buffetqté 3
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 120
Bols réutilisablesqté 100
Verres réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 15
Carafesqté 8
Thermosqté 6

Catering

Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 4
Pinces de serviceqté 8
Pelles à gâteauqté 2
Filtres à caféqté 150
Courses

Décoration

Drapeaux du clubqté 12
Guirlandes de fêteqté 10
Ballonsqté 150
Pompe à ballonsqté 2
Banderole du champion
Décoration de tableqté 10
Badges nominatifsqté 100
Cadres photoqté 12
Canons à confettisqté 4

Matériel de sport

Coupe du champion
Rubans de médailleqté 25
Médailles souvenirqté 25

Équipement

Haut-parleursqté 2
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Chargeur de téléphone portableqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes LEDqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 3
Verres doseursqté 3
Saladiersqté 8
Couteaux de serviceqté 4

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 2
Seauxqté 3
Balai et pelleqté 2

Conseils

Fixez la date, le lieu et le programme avant d’envoyer les invitations. Ouvrez les inscriptions dès que ces éléments sont stabilisés, puis prévoyez une date limite de réponse au moins 10 jours avant la fête.
Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription et relancez les personnes qui n’ont pas répondu. Arrêtez le nombre d’invités 7 jours avant l’événement pour calculer le catering, le gâteau et les boissons.
Préparez la remise des prix séparément du reste de la décoration : coupes, rubans, médailles et ordre des récompenses doivent être vérifiés au moins 2 jours avant. Rassemblez aussi les photos d’équipe afin de ne pas chercher les fichiers le jour même.
Faites les courses et contrôlez les stocks 1 à 2 jours avant. Mettez les boissons au frais le plus tard possible, remplissez les glacières juste avant l’ouverture et vérifiez les filtres à café, la vaisselle et les ustensiles de service.
Réservez au moins 2 heures avant l’arrivée des invités pour ouvrir le lieu, nettoyer les toilettes et le sol, installer les tables et les chaises, puis aménager le buffet et le bar. Gardez le déroulé imprimé et une liste de contacts à portée de main.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une fête des champions ?: Envoyez-les idéalement 4 à 6 semaines avant la fête, surtout si des familles doivent s’organiser. Fixez dès le départ une date limite de réponse, environ 10 jours avant l’événement.
Quand confirmer le nombre d’invités ?: Confirmez le nombre définitif 7 jours avant la fête. Ce délai permet d’ajuster les quantités de catering, les boissons, le gâteau, les badges nominatifs et le nombre de chaises.
Combien de temps prévoir pour installer la salle ?: Comptez au minimum 2 heures pour ouvrir le lieu, nettoyer, installer les tables et chaises, préparer le buffet et décorer. Ajoutez 30 minutes si la remise des prix ou les photos demandent une installation particulière.
Quand récupérer le gâteau et mettre les boissons au frais ?: Récupérez le gâteau le jour même ou la veille selon les consignes du pâtissier, puis conservez-le à l’abri. Mettez les boissons au frais quelques heures avant l’accueil et remplissez les glacières juste avant l’arrivée des invités.

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