Kampeercongres organiseren: checklist en planning

Een kampeercongres combineert een inhoudelijk programma met overnachtingen, buitenlocaties en praktische logistiek. Leg daarom eerst datum, locatie, thema en programma vast en werk daarna naar deelnemers, sprekers en reserveringen toe. Verzamel dieetwensen en presentaties ruim vooraf, zodat catering en techniek niet op het laatste moment moeten worden aangepast. Op deze pagina staan alle taken en spullen voor registratie, kampeerplaatsen, sessies, maaltijden en de opbouw overzichtelijk bij elkaar.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Programma en thema bepalen
3 personen
Sprekers benaderen
2 personen
Sprekers definitief bevestigen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst bijwerken
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Programma afdrukken
Routebeschrijving versturen
Parkeerindeling maken
2 personen
Kampeerplaatsen indelen
2 personen
Reserveringen bevestigen
Catering bestellen
2 personen
Techniek controleren
2 personen
Presentaties verzamelen
Presentaties op usb zetten
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Catering per dieet labelen
2 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Partytenten opzetten
4 personen
Podiumvrije presentatiewand plaatsen
2 personen
Beamer en scherm installeren
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Stroomkabels veilig leggen
2 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Naamkaartjes sorteren
Infopunten inrichten
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Buffet klaarzetten
3 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen

Event

Sprekers ontvangen
2 personen
Deelnemers registreren
3 personen
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
Openingswoord begeleiden
Presentaties technisch ondersteunen
2 personen
Koffiepauze klaarzetten
2 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Vragenronde begeleiden
Buffet aanvullen
3 personen
Avondbuffet serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
Netwerktafels begeleiden
2 personen
Campfire-activiteit begeleiden
2 personen
Veiligheid bij kampvuur controleren
Laatste ronde aankondigen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen
Etensresten koelen
2 personen

Nazorg

Afval scheiden
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Techniek afkoppelen
2 personen
Verlichting verwijderen
3 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Sanitair controleren
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven catering opslaan
2 personen
Facturen en bonnetjes bundelen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 90
Buffettafelsaantal 4
Registratietafel
Statafelsaantal 8
Tafellinnenaantal 16

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
Luidsprekersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Stekkerdozenaantal 8
Verlengkabelsaantal 8
Usb-sticksaantal 2
Powerbanksaantal 4

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
Ledlampenaantal 8
Zaklampenaantal 6

Decoratie

Welkomstbannersaantal 3
Richtingbordjesaantal 12
Programmapostersaantal 8
Naamkaartjesaantal 90
Badgehoudersaantal 90
Stiftenaantal 12
Flip-overblokkenaantal 4
Kleefbriefjesaantal 8

Servies

Herbruikbare bordenaantal 100
Herbruikbare kommenaantal 100
Herbruikbare bekersaantal 180
Wijnglazenaantal 100
Messenaantal 100
Vorkenaantal 100
Lepelsaantal 100
Opscheplepelsaantal 12
Koffiekannenaantal 4
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Schaaltjesaantal 16
Serveerschalenaantal 12
Scharenaantal 4
Flesopenersaantal 4
Waterkannenaantal 8
Warmhoudbakkenaantal 4
Koelelementenaantal 24
Koffiefiltersaantal 100
Theefiltersaantal 100
Thermometeraantal 2

Camping

Piketpalenaantal 30
Haringenaantal 40
Afzetlintaantal 4
Kabelmattenaantal 8
Kampvuurkorvenaantal 2
Emmersaantal 4
Branddekensaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Handzeepdispensersaantal 6
Desinfectiemiddeldispensersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Bevestig sprekers uiterlijk 4 weken voor het kampeercongres definitief en vraag hun presentaties uiterlijk 7 dagen vooraf op. Zet alle bestanden daarna op minimaal 2 usb-sticks en controleer ze op de laptop.
Open het aanmeldformulier zodra datum, locatie en programma vaststaan. Vraag daarin direct naar dieetwensen en kampeerbehoeften; werk de deelnemerslijst daarna minstens 2 keer per week bij.
Maak de kampeerindeling uiterlijk 1 week vooraf en koppel elke deelnemer aan een gereserveerde plaats. Stuur tegelijk de routebeschrijving, parkeerindeling en praktische aankomstinformatie.
Plan de techniekcontrole minimaal 2 uur voor de eerste presentatie. Test beamer, projectiescherm, luidsprekers, draadloze microfoons, verlengkabels en stekkerdozen op de plek waar ze worden gebruikt.
Zet registratie, catering en buitenverlichting niet pas bij aankomst klaar. Reserveer minstens 60 minuten voor tafels, stoelen, naamkaartjes, buffettafels, richtingsbordjes, lichtslingers en ledlampen; leg zaklampen en powerbanks apart klaar voor de avond.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kampeercongres organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, programma en thema. Benader sprekers in de eerste 2 weken en bevestig kampeerplaatsen, catering en techniek uiterlijk 2 weken voor het congres.
Wanneer moet ik de kampeerplaatsen reserveren?: Reserveer de kampeerplaatsen zodra de locatie en congresdatum vaststaan, meestal 6 tot 8 weken vooraf. Bevestig de reserveringen opnieuw nadat de deelnemerslijst ongeveer 2 weken voor het congres is bijgewerkt.
Wanneer verstuur ik uitnodigingen voor een kampeercongres?: Stuur uitnodigingen ongeveer 6 weken vooraf, zodra programma en locatie voldoende vaststaan. Sluit de aanmeldingen 7 tot 10 dagen voor de startdatum, zodat naamkaartjes, catering en de kampeerindeling nog kunnen worden afgerond.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een kampeercongres?: Plan minimaal 2 uur voor de opbouw en techniekcontrole, plus extra tijd als partytenten of veel kampeerplaatsen moeten worden ingericht. Leg registratie en materialen uiterlijk 60 minuten voor de ontvangst klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.