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Camping-Kongress organisieren: die praktische Checkliste

Ein Camping-Kongress verbindet Fachprogramm, Übernachtung und gemeinsame Verpflegung. Deshalb müssen nicht nur Datum, Ort und Referenten feststehen, sondern auch Stellplätze, Anmeldungen, Technik und Catering zusammenpassen. Beginne mit Termin, Gelände und Programm und arbeite dich anschließend zu Teilnehmerdaten, Reservierungen und Material vor. In den letzten 48 Stunden zählen vor allem Beschilderung, Präsentationen, gekühlte Getränke und eine funktionierende Registrierung.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort festlegen

    2 Personen

  • Programm und Thema festlegen

    3 Personen

  • Referenten ansprechen

    2 Personen

  • Referenten endgültig bestätigen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Teilnehmerliste aktualisieren

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Programm drucken

  • Wegbeschreibung versenden

  • Parkeinteilung erstellen

    2 Personen

  • Campingplätze einteilen

    2 Personen

  • Reservierungen bestätigen

  • Catering bestellen

    2 Personen

  • Technik prüfen

    2 Personen

  • Präsentationen sammeln

  • Präsentationen auf USB-Stick speichern

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Catering nach Diät kennzeichnen

    2 Personen

  • Materialien zusammenstellen

    3 Personen

  • Tische und Stühle bereitstellen

    4 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • Präsentationswand ohne Bühne aufstellen

    2 Personen

  • Beamer und Leinwand installieren

    2 Personen

  • Mikrofone testen

    2 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    3 Personen

  • Stromkabel sicher verlegen

    2 Personen

  • Registrierungstheke einrichten

    2 Personen

  • Namenskarten sortieren

  • Infopunkte einrichten

    2 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Buffet vorbereiten

    3 Personen

  • Müllstationen aufstellen

    2 Personen

Event

  • Referenten empfangen

    2 Personen

  • Teilnehmer registrieren

    3 Personen

  • Willkommensgetränke servieren

    2 Personen

  • Eröffnungsrede moderieren

  • Präsentationen technisch unterstützen

    2 Personen

  • Kaffeepause vorbereiten

    2 Personen

  • Kaffee und Tee nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Fragerunde moderieren

  • Buffet auffüllen

    3 Personen

  • Abendbuffet servieren

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Benutztes Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Netzwerktische betreuen

    2 Personen

  • Lagerfeuer-Aktivität betreuen

    2 Personen

  • Sicherheit am Lagerfeuer prüfen

  • Letzte Runde ankündigen

  • Teilnehmende verabschieden

    2 Personen

  • Essensreste kühlen

    2 Personen

Nachbereitung

  • Abfall trennen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Partyzelte abbauen

    4 Personen

  • Technik abkoppeln

    2 Personen

  • Beleuchtung entfernen

    3 Personen

  • Gelände reinigen

    4 Personen

  • Sanitäranlagen prüfen

    2 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Catering einlagern

    2 Personen

  • Rechnungen und Belege zusammenfassen

  • Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 3
  • KlappischeAnz. 12
  • KlappstühleAnz. 90
  • BuffetischeAnz. 4
  • Registrierungstisch
  • StehtischeAnz. 8
  • TischwäscheAnz. 16

Ausstattung

  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • Laptop
  • LautsprecherAnz. 2
  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • MikrofonständerAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • USB-SticksAnz. 2
  • PowerbanksAnz. 4

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 6
  • LED-LampenAnz. 8
  • TaschenlampenAnz. 6

Dekoration

  • WillkommensbannerAnz. 3
  • WegweiserAnz. 12
  • Programmatische PosterAnz. 8
  • NamensschilderAnz. 90
  • BadgehalterAnz. 90
  • StifteAnz. 12
  • Flipchart-BlöckeAnz. 4
  • KlebezettelAnz. 8

Geschirr

  • Mehrweg-TellerAnz. 100
  • Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 100
  • Wiederverwendbare BecherAnz. 180
  • WeingläserAnz. 100
  • MesserAnz. 100
  • GabelnAnz. 100
  • LöffelAnz. 100
  • ServierlöffelAnz. 12
  • KaffeekannenAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 6

Küche

  • KühlboxenAnz. 6
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 4
  • SchälchenAnz. 16
  • ServierschalenAnz. 12
  • ScherenAnz. 4
  • FlaschenöffnerAnz. 4
  • WasserkannenAnz. 8
  • WarmhaltebehälterAnz. 4
  • KühlelementeAnz. 24
  • KaffeefilterAnz. 100
  • TeefilterAnz. 100
  • ThermometerAnz. 2

Camping

  • AbsperrpfostenAnz. 30
  • HeringeAnz. 40
  • AbsperrbandAnz. 4
  • KabelmattenAnz. 8
  • FeuerschalenAnz. 2
  • EimerAnz. 4
  • LöschdeckenAnz. 2

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 8
  • BesensetsAnz. 4
  • WischmopsAnz. 4
  • EimerAnz. 4
  • ReinigungshandschuheAnz. 8
  • HandseifenspenderAnz. 6
  • DesinfektionsmittelspenderAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Datum und Gelände mindestens 8 bis 12 Wochen vorher fest. Kläre dabei sofort, wie viele Campingplätze verfügbar sind und wo Partyzelte, Sitzplätze und Registrierung untergebracht werden.
  • Öffne das Anmeldeformular spätestens 6 Wochen vor dem Kongress. Frage neben Kontaktdaten auch Übernachtung, Stellplatzbedarf und Diätwünsche ab, damit Catering und Platzaufteilung nicht erst am Veranstaltungstag entstehen.
  • Bestätige Referenten und Beiträge spätestens 14 Tage vorher. Sammle alle Präsentationen 3 bis 5 Tage vor Beginn und speichere sie zusätzlich auf mindestens zwei USB-Sticks.
  • Plane den Aufbau in zwei Phasen: Möbel, Beschilderung und Beleuchtung am Vortag; Technikprüfung, Namensschilder, Programm und Catering am Veranstaltungstag mindestens 2 Stunden vor Einlass.
  • Kühle Getränke und bereite Snacks spätestens 60 Minuten vor dem ersten Programmpunkt vor. Beschrifte Speisen nach Diätwunsch und halte Taschenlampen, Powerbanks sowie Verlängerungskabel für den Außenbereich bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Camping-Kongress planen?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Gelände und Programm. Für Referenten, Anmeldungen, Stellplätze und Catering bleiben dann mindestens 4 bis 6 Wochen Vorlauf.
Wann sollte das Anmeldeformular für einen Camping-Kongress öffnen?
Öffne die Anmeldung etwa 6 Wochen vor dem Kongress. Schließe sie 7 bis 10 Tage vorher, damit Teilnehmerliste, Namensschilder, Stellplätze und Catering rechtzeitig angepasst werden können.
Wann muss die Technik beim Camping-Kongress geprüft werden?
Prüfe Beamer, Leinwand, Laptop, Lautsprecher, Mikrofone und Stromversorgung am Vortag vollständig. Am Veranstaltungstag sollte eine zweite Kontrolle spätestens 2 Stunden vor Einlass erfolgen.
Wie viele Campingplätze und Sitzplätze muss man einplanen?
Plane für jede angemeldete Übernachtung mindestens einen zugewiesenen Stellplatz und für jeden erwarteten Sitzgast einen Stuhl ein. Halte zusätzlich etwa 5 bis 10 Prozent Reserve für Nachmeldungen oder Umstellungen bereit.

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