Kampeerclubkamp organiseren: checklist en planning

Een kampeerclubkamp vraagt om meer voorbereiding dan alleen tenten meenemen. Je regelt eerst het terrein, de deelnemers en het vervoer, en werkt daarna toe naar eten, materiaal en de inrichting ter plaatse. Vooral dieetwensen, slaapplaatsen, koel bewaren van versproducten en materiaal per team worden snel vergeten. Gebruik deze checklist om de 51 taken in de juiste volgorde af te werken en controleer vóór vertrek of tenten, kookmateriaal, verlichting en water compleet zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Kampeerterrein reserveren
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Aankomstinformatie versturen
Vervoer en carpool indelen
2 personen
Menu en hoeveelheden bepalen
2 personen
Kampeerspullen inventariseren
2 personen
Weersverwachting controleren
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Versproducten koel bewaren
2 personen
Kampeerspullen lenen
2 personen
Tentindeling maken
2 personen
Materialen per team inpakken
3 personen
Eten voorbereiden
3 personen

Event

Aankomst en terrein controleren
2 personen
Materialen uitladen
4 personen
Tenten opzetten
8 personen
Slaapplaatsen inrichten
6 personen
Tafels en banken opstellen
4 personen
Kookstation inrichten
3 personen
Verlichting ophangen
2 personen
Deelnemers ontvangen
3 personen
Veiligheidsinstructies geven
2 personen
Groepen en slaapplaatsen aanwijzen
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Kampactiviteiten begeleiden
4 personen
Diner koken
4 personen
Tafels dekken
3 personen
Diner serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Kampvuurplek klaarmaken
3 personen
Kampvuur begeleiden
3 personen
Avondsnacks uitdelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Terrein tussentijds opruimen
3 personen
Avondafsluiting aankondigen

Nazorg

Tenten en spullen controleren
3 personen
Ontbijt klaarmaken
4 personen
Ontbijt serveren
3 personen
Tenten afbreken
8 personen
Slaapmateriaal inpakken
5 personen
Tafels en banken opruimen
4 personen
Afval scheiden en afvoeren
3 personen
Kookmateriaal schoonmaken
3 personen
Terrein schoon opleveren
4 personen
Materiaal thuis drogen
3 personen
Geleend materiaal retourneren
2 personen
Beschadigd materiaal apart leggen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Kampeertentenaantal 8
Tafelsaantal 6
Bankenaantal 8
Klapstoelenaantal 30
Picknickkleedjesaantal 6

Kampeeruitrusting

Slaapmattenaantal 30
Slaapzakkenaantal 30
Grondzeilenaantal 8
Haringenaantal 80
Tenthamersaantal 6
Scheerlijnenaantal 16
Waterjerrycansaantal 4

Servies

Herbruikbare bordenaantal 40
Herbruikbare kommenaantal 40
Herbruikbare bekersaantal 50
Besteksetsaantal 40
Opscheplepelsaantal 6

Keuken

Kookpannenaantal 4
Koekenpannenaantal 2
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 6
Mengkommenaantal 4
Vergietenaantal 2

Apparatuur

Campinggasstellenaantal 2
Gasflessenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4

Verlichting

Oplaadbare lampenaantal 8
Hoofdlampenaantal 10

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6

Sportmateriaal

Voetballenaantal 2
Frisbeesaantal 3

Spelmateriaal

Kaartspellenaantal 6
Gezelschapsspellenaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 2
Zaklampenaantal 4

Schoonmaak

Afwasteilenaantal 3
Herbruikbare vaatdoekenaantal 12
Handvegers en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer het kampeerterrein voordat je uitnodigingen verstuurt. Vermeld daarna in de aankomstinformatie het adres, de aankomsttijd, wat deelnemers zelf meenemen en hoe de carpoolindeling werkt.
Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen en bepaal daarna pas het menu en de hoeveelheden. Reken per maaltijd op een aparte portie voor elke gemelde dieetwens en leg die herkenbaar apart.
Maak niet één grote materiaallijst, maar pak materialen per team in: bijvoorbeeld tentopbouw, koken, slaapplaatsen en verlichting. Zo staan grondzeilen, haringen en tenthamers bij de tenten en blijven campinggasstellen en gasflessen bij het kookstation.
Controleer de weersverwachting uiterlijk 24 uur voor vertrek en pas de voorbereiding daarop aan. Zet koelboxen klaar voor versproducten, neem extra grondzeilen mee bij regen en zorg dat oplaadbare lampen en hoofdlampen volledig geladen zijn.
Plan bij aankomst eerst het terrein controleren en uitladen, daarna tenten en slaapplaatsen, en pas vervolgens tafels, banken en het kookstation. Reserveer hiervoor minimaal 90 minuten voordat je de deelnemers ontvangt, zodat de veiligheidsinstructies niet tussendoor hoeven.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een kampeerclubkamp reserveren?: Reserveer het kampeerterrein zodra je een gewenste datum en een voorlopig aantal deelnemers hebt. Doe dit bij voorkeur minimaal 8 weken vooraf, zodat je nog tijd hebt voor uitnodigingen, aanmeldingen en vervoer.
Hoeveel tijd heb je nodig om een kampeerclubkamp op te bouwen?: Plan minimaal 90 minuten voor aankomstcontrole, uitladen, tenten opzetten, slaapplaatsen inrichten en het kookstation klaarzetten. Bij een grote groep of veel tenten is 2 tot 3 uur realistischer.
Wanneer moet ik dieetwensen voor een kampeerclubkamp verzamelen?: Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en sluit de inventaris uiterlijk 7 dagen voor vertrek. Dan kun je het menu, de hoeveelheden en eventuele aparte bereiding nog aanpassen.
Hoe pak je kampeermateriaal in voor een clubkamp?: Pak het materiaal uiterlijk de dag vóór vertrek per team in en controleer elke krat aan de hand van de checklist. Houd koelboxen, gasflessen en lampen apart herkenbaar, zodat ze bij aankomst direct naar de juiste plek gaan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.