Kamerconcert organiseren: checklist en planning

Een kamerconcert vraagt om een strakke voorbereiding, omdat muziek, publieksontvangst en catering in dezelfde ruimte samenkomen. Begin met de locatie, datum, musici en het programma; daarna volgen uitnodigingen, aanmeldingen en catering. Plan de praktische inrichting niet pas op de dag zelf: stoelen, muzieklessenaars, pianokruk, verlichting en ontvangsttafel moeten klaarstaan voordat bezoekers binnenkomen. Gebruik deze checklist om 47 taken en 42 benodigdheden in de juiste volgorde af te werken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Concertdatum bevestigen
2 personen
Musici vastleggen
Programma samenstellen
2 personen
Uitnodigingen opstellen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Catering reserveren
Piano stemmen
Programma's laten drukken
Bezoekerslijst controleren
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Programma's sorteren
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Locatie openen
2 personen
Ruimtes controleren
2 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Tafels opstellen
2 personen
Muzieklessenaars plaatsen
2 personen
Instrumenten klaarzetten
3 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Cateringtafel inrichten
3 personen
Versiering ophangen
2 personen
Programma's klaarleggen
2 personen
Muzikale repetitie begeleiden
2 personen
Licht en ventilatie instellen
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
3 personen

Event

Entree openen
3 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Programma's uitdelen
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Concert aankondigen
Concert begeleiden
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauzehapjes serveren
3 personen
Bezoekers uitgeleide doen
2 personen

Nazorg

Servies afwassen
3 personen
Zaal opruimen
4 personen
Afval verzamelen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Materialen controleren
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen afhandelen
Eindafrekening controleren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 60
Tafelsaantal 6
Kledingrek
Kapstokkenaantal 60
Muzieklessenaarsaantal 6
Pianokruk

Servies

Wijnglazenaantal 60
Waterglazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 60
Schotelsaantal 60
Gebaksbordjesaantal 60
Besteksetsaantal 60

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Waterkaraffenaantal 6
Serveerbladenaantal 6
Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 2
Serveertangenaantal 4

Apparatuur

Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Pianolamp

Decoratie

Tafelkledenaantal 6
Bloemstukkenaantal 4
Lichtkettingenaantal 3
Fotolijstjesaantal 4

Papierwaren

Programma'saantal 65
Richtingsbordenaantal 6
Naamkaartjesaantal 10
Pennenaantal 10

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Bezemsaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Rubberen handschoenenaantal 4

Veiligheid

Zaklampenaantal 2
Kabelmattenaantal 6
Kleine EHBO-doos

Administratie

Geldkist
Clipboardsaantal 3

Tips

Leg de concertdatum en musici eerst vast. Verstuur uitnodigingen zodra het programma voldoende duidelijk is, zodat je tijd houdt om aanmeldingen en dieetwensen te verwerken.
Plan het stemmen van de piano ruim vóór het concert en controleer op de dag zelf opnieuw de pianokruk, muzieklessenaars en pianolamp. Zo voorkom je dat een technisch detail de repetitie onderbreekt.
Reserveer voor de ontvangst een vaste plek voor de bezoekerslijst, naamkaartjes en richtingsborden. Zet de ontvangsttafel minimaal 60 minuten vóór aanvang klaar.
Maak de zaalindeling vooraf op papier. Controleer of alle stoelen goed staan, de tafels niet in de looproute staan en verlengsnoeren en stekkerdozen geen struikelgevaar vormen.
Koel dranken en richt de cateringtafel vóór de deuren opengaan in. Zet wijnglazen, waterglazen, koffievoorzieningen, serveerbladen en servies per onderdeel bij elkaar, zodat vrijwilligers snel kunnen bijvullen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kamerconcert organiseren?: Leg locatie en musici bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen ongeveer 4 tot 6 weken voor het concert en sluit de aanmeldingen uiterlijk 7 dagen van tevoren.
Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een kamerconcert?: Zet voor iedere bevestigde bezoeker één stoel klaar en voeg 5 tot 10 procent reserve toe. Bij 40 aanmeldingen betekent dat 42 tot 44 stoelen, afhankelijk van de beschikbare ruimte.
Wanneer moet ik de piano laten stemmen voor een kamerconcert?: Laat de piano 1 tot 2 weken voor het concert stemmen. Plan op de concertdag nog minstens 60 minuten voor het klaarzetten en controleren van instrument, pianokruk en pianolamp.
Hoe laat moet de zaal klaar zijn voor een kamerconcert?: Rond de zaal, ontvangsttafel en cateringtafel minimaal 60 minuten vóór aanvang af. Houd daarna nog 30 minuten over voor een laatste controle van bezoekerslijst, programma's, stoelen, drank en looproutes.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.