Checklist voor een goed georganiseerde kalverkeuring

Een kalverkeuring vraagt om meer voorbereiding dan alleen een keuringsring en deelnemerslijst. Je regelt tegelijk de inschrijving, kalfgegevens, dierenverblijven, veiligheid, jury, catering en prijsuitreiking. Begin met datum, locatie en reglement en werk daarna toe naar een gecontroleerde opbouw. Vooral transporten, waterpunten, stroom en de bevestiging van de dierenarts worden gemakkelijk te laat geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Keuringsreglement vastleggen
2 personen
Keurmeester vastleggen
Dierenarts stand-by bevestigen
Deelnemerslijst openen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier publiceren
Deelnemersregistratie verwerken
Dieetwensen verzamelen
Kalfgegevens controleren
2 personen
Startnummers toewijzen
2 personen
Deelnemersbevestiging versturen
Prijsuitreiking voorbereiden
2 personen
Prijzen en certificaten bestellen
Cateringhoeveelheden bepalen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Kalftransporten controleren
Weersverwachting controleren
Dierenverblijven inspecteren
2 personen
Terrein veilig afzetten
3 personen
Stroompunten controleren
2 personen
Waterpunten controleren
2 personen
Koeien- en kalverhokken reinigen
3 personen
Hokken instrooien
3 personen
Keuringsring uitzetten
3 personen
Publieksroute markeren
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Verlichting ophangen
2 personen
Geluidsinstallatie plaatsen
2 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Keuringsbureau inrichten
2 personen
Dierenartsruimte inrichten
2 personen
Hokken voorzien van nummers
2 personen
Drinkbakken vullen
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Lunchbuffet klaarzetten
3 personen
Prijzen uitstallen
2 personen
Informatieborden plaatsen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Kalfgegevens registreren
2 personen
Startnummers uitdelen
2 personen
Kalveren naar hokken begeleiden
4 personen
Opening aankondigen
Keuringsgroepen samenstellen
2 personen
Kalveren naar de ring brengen
4 personen
Keuringsresultaten noteren
2 personen
Publiek informeren
Koffie en thee serveren
2 personen
Lunch en hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Dierenwelzijn controleren
2 personen
Hokken schoon en droog houden
3 personen
Water en voer controleren
2 personen
Keuringsuitslag invoeren
2 personen
Prijsuitreiking voorbereiden
2 personen
Prijsuitreiking uitvoeren
3 personen
Avondmaaltijd serveren
3 personen
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
Laatste dierencontrole uitvoeren
2 personen
Deelnemers uitchecken
2 personen
Kalveren veilig laden
4 personen
Verloren voorwerpen verzamelen

Nazorg

Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Catering opruimen
3 personen
Keuringsring afbreken
4 personen
Hokken leegmaken
4 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Tenten en meubilair opruimen
4 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Uitslag aan deelnemers versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 80
Kleedkamerhekkenaantal 12
Registratiebalie
Keuringsbureau
Afvalbakkenaantal 8
Dierenhokkenaantal 30
Voerbakkenaantal 30
Drinkbakkenaantal 30
Hooiruivenaantal 30

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Opscheplepelsaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Serveerschalenaantal 10
Dienbladenaantal 6

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelkastenaantal 2
Koelboxenaantal 4
Geluidsinstallatie
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Kalfhalstersaantal 30
Kalfborstelsaantal 10
Kruiwagensaantal 3
Scheppenaantal 4
Hooivorkenaantal 4
Waterslangenaantal 2
Handwasstationsaantal 3
EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 4
Portofoonsaantal 6
Klembordenaantal 6
Pennenaantal 30
Laminator
Stroomhaspelsaantal 3

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Terreinbordenaantal 12
Rijnummersaantal 10
Startnummerhoudersaantal 30
Podiumachtergrond

Verlichting

LED-bouwlampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 4
Zaklampenaantal 6

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Emmersaantal 6
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Vloertrekkersaantal 3
Poetsdoekenaantal 20

Sportmateriaal

Keuringsringpalenaantal 20
Afzetlintaantal 8
Hekverbindersaantal 24
Rubberen antislipmattenaantal 20

Keuken

Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Koks messenaantal 4
Tangenaantal 6
Maatkannenaantal 4
Thermosbekersaantal 12

Tips

Leg het keuringsreglement, de keurmeester en de dierenarts minimaal 6 weken vooraf vast. Zo kunnen deelnemers hun kalfgegevens tijdig aanleveren en weet je wie op de keuringsdag verantwoordelijk beslist.
Open de inschrijving uiterlijk 4 weken vooraf en sluit de deelnemersbevestiging niet later dan 7 dagen voor de keuring. Controleer dan ook kalfgegevens, dieetwensen en de verdeling van startnummers.
Controleer 1 dag vooraf alle dierenverblijven, drinkbakken, voerbakken en hoo istruiven. Reinig de koeien- en kalverhokken, strooi ze opnieuw in en zet de keuringsring pas uit nadat de looproutes veilig zijn.
Plan de terreincontrole op de ochtend van de keuring: test stroompunten, verlengkabels en stekkerdozen en controleer waterpunten. Zet partytenten, registratiebalie, keuringsbureau en afvalbakken zo neer dat deelnemers en dieren elkaar niet hinderen.
Maak de prijsuitreiking en catering uiterlijk 1 week vooraf concreet. Tel prijzen en certificaten na, bepaal de hoeveelheden eten en drinken en zet thermoskannen, bekers, borden en bestek klaar voordat de eerste deelnemers arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kalverkeuring organiseren?: Begin minimaal 6 weken vooraf met datum, locatie, reglement, keurmeester en dierenarts. Open de inschrijving uiterlijk 4 weken voor de keuring en rond de deelnemersbevestiging 7 dagen vooraf af.
Wanneer moet ik de kalfgegevens en startnummers controleren?: Controleer de aangeleverde kalfgegevens zodra de inschrijving sluit, bij voorkeur 2 weken voor de keuring. Wijs de startnummers uiterlijk 7 dagen vooraf toe, zodat je de deelnemersbevestiging tijdig kunt versturen.
Wanneer moet ik de dierenverblijven en keuringsring klaarmaken?: Reinig de hokken en strooi ze 1 dag vooraf opnieuw in. Zet de keuringsring en terreinindeling op dezelfde dag klaar en doe op de ochtend zelf nog een controle van veiligheid, water en stroom.
Wat moet ik op de dag van een kalverkeuring controleren?: Controleer vóór de start de deelnemersregistratie, startnummers, kalftransporten, hokken, drink- en voerbakken, waterpunten, stroompunten en de geluidsinstallatie. Houd daarnaast de weersverwachting en de bereikbaarheid van de dierenarts in de gaten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.