Checklist d’organisation d’un concours de veaux

Un concours de veaux demande une préparation précise, car les participants, les animaux et le public suivent des contraintes différentes. Commencez par fixer la date, le lieu et le règlement, puis ouvrez les inscriptions et confirmez les données de chaque veau. La semaine précédente, vérifiez les transports, la météo, les enclos, l’eau et l’alimentation. Le jour J, prévoyez un bureau de contrôle, une aire de jugement clairement délimitée et une circulation sûre pour les animaux.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Établir le règlement de contrôle
2 personnes
Réserver un juge
Confirmer la présence du vétérinaire d'astreinte
Ouvrir la liste des participants
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Traiter l’inscription des participants
Recueillir les besoins alimentaires
Contrôler les données des veaux
2 personnes
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
Envoyer la confirmation aux participants
Préparer la remise des prix
2 personnes
Commander les prix et les certificats
Déterminer les quantités de catering
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Contrôler les transports de veaux
Vérifier les prévisions météo
Inspecter les enclos des animaux
2 personnes
Baliser le terrain en toute sécurité
3 personnes
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Vérifier les points d’eau
2 personnes
Nettoyer les boxes des vaches et des veaux
3 personnes
Pailler les boxes
3 personnes
Délimiter l'aire de jugement
3 personnes
Balisage du parcours du public
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer l'éclairage
2 personnes
Installer le système de sonorisation
2 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Aménager le bureau de contrôle
2 personnes
Aménager la salle vétérinaire
2 personnes
Numéroter les boxes
2 personnes
Remplir les gamelles d'eau
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Mettre en place le buffet du déjeuner
3 personnes
Installer les lots
2 personnes
Placer les panneaux d’information
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

Accueillir les participants
3 personnes
Enregistrer les données des veaux
2 personnes
Distribuer les dossards
2 personnes
Conduire les veaux vers les enclos
4 personnes
Annoncer l'ouverture
Constituer les groupes de contrôle
2 personnes
Amener les veaux dans le ring
4 personnes
Noter les résultats de contrôle
2 personnes
Informer le public
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir le déjeuner et les snacks
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vérifier le bien-être animal
2 personnes
Garder les enclos propres et secs
3 personnes
Vérifier l’eau et la nourriture
2 personnes
Saisir les résultats du contrôle
2 personnes
Préparer la remise des prix
2 personnes
Organiser la remise des prix
3 personnes
Servir le dîner
3 personnes
Répondre aux questions du public
2 personnes
Effectuer le dernier contrôle des animaux
2 personnes
Faire le check-out des participants
2 personnes
Charger les veaux en toute sécurité
4 personnes
Rassembler les objets perdus

Suivi

Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Démonter l'anneau de contrôle
4 personnes
Vider les cages
4 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Ranger les tentes et le mobilier
4 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
Envoyer les résultats aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 80
Barrières de vestiairesqté 12
Comptoir d'inscription
Bureau de contrôle
Poubellesqté 8
Enclos pour animauxqté 30
Gamellesqté 30
Bacs à boissonsqté 30
Râteliers à foinqté 30

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Louchesqté 8
Thermosqté 6
Plateaux de serviceqté 10
Plateauxqté 6

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Réfrigérateursqté 2
Glacièresqté 4
Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Licols pour veauxqté 30
Brosses pour veauxqté 10
Brouettesqté 3
Pellesqté 4
Fourches à foinqté 4
Tuyaux d’arrosageqté 2
Stations de lavage des mainsqté 3
Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 4
Talkies-walkiesqté 6
Presse-papiersqté 6
Stylosqté 30
Plastifieuse
Enrouleurs électriquesqté 3

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Panneaux du siteqté 12
Numéros de rangqté 10
Porte-dossardsqté 30
Fond de scène

Éclairage

Projecteurs de chantier LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes de pocheqté 6

Catering

Courses

Nettoyage

Seauxqté 6
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 4
Raclettes de solqté 3
Chiffons de nettoyageqté 20

Matériel de sport

Poteaux de ring de contrôleqté 20
Ruban de balisageqté 8
Raccords de barrièreqté 24
Tapis antidérapants en caoutchoucqté 20

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Couteaux de chefqté 4
Pincesqté 6
Mesures à verserqté 4
Mugs isothermesqté 12

Conseils

Fixez la date, le lieu et le règlement au moins 8 semaines à l’avance. Réservez également le juge et confirmez rapidement la présence du vétérinaire d’astreinte.
Fermez les inscriptions 10 à 14 jours avant le concours. Gardez ensuite quelques jours pour contrôler les données des veaux, attribuer les numéros de départ et envoyer les confirmations.
Inspectez les enclos et les accès 3 à 5 jours avant l’événement. Vérifiez le paillage, les points d’eau, les râteliers à foin et l’absence de passages dangereux pour les animaux.
Contrôlez les transports la veille et prévoyez une zone d’arrivée séparée du public. Les licols, les brosses et les brouettes doivent être disponibles avant l’ouverture du contrôle.
Commandez les prix et les certificats au moins 3 semaines avant la remise des prix. Pour la restauration, calculez les quantités après la clôture des inscriptions et gardez une marge de 10 %.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour un concours de veaux ?: Ouvrez les inscriptions environ 6 à 8 semaines avant le concours. Clôturez-les 10 à 14 jours avant la date prévue afin de contrôler les informations et de préparer les numéros de départ.
Quand réserver le juge et le vétérinaire pour un concours de veaux ?: Réservez le juge dès que la date et le lieu sont confirmés, idéalement 6 semaines à l’avance. Confirmez le vétérinaire d’astreinte au plus tard 2 semaines avant l’événement.
Que faut-il vérifier dans les enclos avant le concours ?: Faites une inspection complète 3 à 5 jours avant l’ouverture, puis un dernier contrôle le matin même. Vérifiez le nettoyage, le paillage, les points d’eau, l’alimentation, les barrières et la sécurité des déplacements.
Combien de temps à l’avance commander les prix et les certificats ?: Passez la commande au moins 3 semaines avant le concours, surtout si les certificats doivent être personnalisés. Contrôlez les quantités et les noms des catégories une semaine avant la remise des prix.

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