Zo organiseer je een kaartspelavond zonder chaos

Begin met de locatie, het aantal deelnemers en de spellen die je wilt spelen. Pas daarna maak je de tafelindeling en bepaal je hoeveel spelmateriaal, stoelen, glazen en hapjes nodig zijn. Verzamel dieetwensen uiterlijk een week vooraf en controleer alle spelregels voordat je uitnodigingen definitief maakt. Op de dag zelf werk je van opbouw naar ontvangst: tafels en spellen klaarzetten, dranken koelen, uitleg geven en de rondes bewaken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Uitnodigingen versturen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Spellen selecteren
2 personen
6
Spelregels controleren
2 personen
7
Indeling speeltafels maken
8
Boodschappenlijst opstellen
9
Boodschappen doen
2 personen
10
Spelmateriaal verzamelen
2 personen
11
Naambadges voorbereiden
12
Muziek afspeellijst maken

Event

13
Locatie openen
2 personen
14
Tafels opstellen
3 personen
15
Stoelen plaatsen
3 personen
16
Tafels aankleden
2 personen
17
Spellen klaarleggen
3 personen
18
Dranken koud zetten
2 personen
19
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
20
Hapjes voorbereiden
3 personen
21
Buffet klaarzetten
2 personen
22
Gasten ontvangen
3 personen
23
Spelregels uitleggen
2 personen
24
Spelrondes begeleiden
4 personen
25
Hapjes serveren
2 personen
26
Dranken bijvullen
2 personen
27
Laatste ronde aankondigen
28
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

29
Spellen sorteren
2 personen
30
Servies afwassen
3 personen
31
Afval verzamelen
2 personen
32
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
33
Locatie schoonmaken
3 personen
34
Overgebleven eten verpakken
2 personen
35
Spelmateriaal controleren
2 personen
36
Geleende spullen retourneren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 40
Tafelkledenaantal 6
Buffettafel

Spelmateriaal

Kaartspellenaantal 12
Standaard kaartspellenaantal 12
Pokerchipssetsaantal 6
Scoreblokkenaantal 8
Pennenaantal 40
Zandlopersaantal 6
Spelregelsmappenaantal 6

Servies

Drinkglazenaantal 50
Koffiekopjesaantal 40
Bordenaantal 50
Schaaltjesaantal 20
Besteksetsaantal 50
Serveerbladenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 2
Keukenmessenaantal 3
Serveertangenaantal 4

Apparatuur

Bluetoothspeaker
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 4

Decoratie

Naambadgehoudersaantal 40
Menubord

Verlichting

Tafellampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Stoffer en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Kies vooraf per tafel één hoofdspel en leg de spelregels zichtbaar klaar. Controleer minstens 3 dagen vooraf of elk spel compleet is, inclusief scoreblokken, pennen en eventuele zandlopers.
Maak de tafelindeling op basis van het verwachte aantal spelers en houd per tafel ruimte vrij voor kaarten, chips en drankglazen. Zet naamkaartjes klaar als deelnemers elkaar niet allemaal kennen.
Koop drinken en hapjes pas nadat de aanmeldingen en dieetwensen zijn verwerkt. Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en vul daarna gericht aan.
Plan op de locatie minstens 60 minuten voor aanvang voor tafels, stoelen, tafelkleden, verlichting en techniek. Test de bluetoothspeaker en leg verlengkabels zo neer dat niemand erover struikelt.
Laat iedere spelronde starten met een korte uitleg van maximaal 5 minuten en spreek vooraf een eindtijd af. Wijs één begeleider aan die vragen opvangt, scores controleert en nieuwe rondes aankondigt.

Veelgestelde vragen

Hoeveel spellen heb je nodig voor een kaartspelavond?: Voor een avond met 12 tot 16 deelnemers zijn 4 tot 6 spellen meestal genoeg, afhankelijk van de groepsgrootte per tafel. Leg per tafel één spel klaar en houd minimaal één reserveoptie achter de hand.
Hoe lang duurt een kaartspelavond?: Plan voor een complete avond ongeveer 3 tot 4 uur, inclusief ontvangst, uitleg en pauzes. Reken per spelronde op 30 tot 60 minuten en zet minstens 15 minuten klaar voor de opbouw.
Wanneer moet ik de uitnodigingen versturen?: Stuur de uitnodigingen 3 tot 4 weken vooraf en vraag om aanmelding uiterlijk 7 dagen voor de avond. Dan kun je de tafelindeling, dieetwensen, boodschappen en hoeveelheid spelmateriaal op tijd regelen.
Hoeveel ruimte heb je nodig voor een kaartspelavond?: Reken per speeltafel op ongeveer 6 tot 8 vierkante meter voor tafel, stoelen en bewegingsruimte. Voeg ruimte toe voor een buffet, koffiehoek en ontvangst, zodat spelers niet langs elkaar heen hoeven te lopen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.