Kaartspelavond organiseren: checklist en planning

Een kaartspelavond loopt soepel als je vooraf meer regelt dan alleen de spellen. Reserveer eerst de locatie en bepaal hoeveel speeltafels en stoelen je nodig hebt. Verzamel bij de aanmeldingen meteen dieetwensen en deel spelers later logisch over de tafels in. Controleer de spelregels, leg scoreblokken, pennen en zandlopers klaar en plan tijd voor ontvangst, uitleg en spelrondes. Met deze checklist werk je van voorbereiding naar een avond waarop iedereen snel kan beginnen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Spellen selecteren
2 personen
Spelregels controleren
2 personen
Indeling speeltafels maken
Boodschappenlijst opstellen
Boodschappen doen
2 personen
Spelmateriaal verzamelen
2 personen
Naambadges voorbereiden
Muziek afspeellijst maken

Event

Locatie openen
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Tafels aankleden
2 personen
Spellen klaarleggen
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Buffet klaarzetten
2 personen
Gasten ontvangen
3 personen
Spelregels uitleggen
2 personen
Spelrondes begeleiden
4 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Laatste ronde aankondigen
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Spellen sorteren
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Overgebleven eten verpakken
2 personen
Spelmateriaal controleren
2 personen
Geleende spullen retourneren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 40
Tafelkledenaantal 6
Buffettafel

Spelmateriaal

Kaartspellenaantal 12
Standaard kaartspellenaantal 12
Pokerchipssetsaantal 6
Scoreblokkenaantal 8
Pennenaantal 40
Zandlopersaantal 6
Spelregelsmappenaantal 6

Servies

Drinkglazenaantal 50
Koffiekopjesaantal 40
Bordenaantal 50
Schaaltjesaantal 20
Besteksetsaantal 50
Serveerbladenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 2
Keukenmessenaantal 3
Serveertangenaantal 4

Apparatuur

Bluetoothspeaker
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 4

Decoratie

Naambadgehoudersaantal 40
Menubord

Verlichting

Tafellampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Stoffer en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de tafelschikking uiterlijk een week vooraf. Houd per tafel ruimte voor de spellen, scoreblokken, pennen en drankglazen en wijs vooraf aan welke spelers samen starten.
Kies niet pas op de avond zelf welke spellen worden gespeeld. Leg per ronde een spel klaar en controleer de spelregels minstens 2 dagen vooraf, zodat uitleg niet onnodig uitloopt.
Verzamel dieetwensen direct bij de aanmelding en doe de boodschappen uiterlijk 1 dag vooraf. Zet hapjes in schaaltjes klaar en houd een aparte plek vrij voor koffie, thee en koude dranken.
Open de locatie minimaal 60 minuten voor de eerste gasten. Gebruik die tijd voor tafels, stoelen, tafelkleden, verlichting, muziek, spellen en het testen van verlengkabels en stekkerdozen.
Leg naambadges en spelregelsmappen bij de ontvangst klaar. Reserveer de eerste 15 minuten voor binnenkomst en uitleg; daarna kun je de spelrondes zonder onderbreking starten.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tafels heb ik nodig voor een kaartspelavond?: Reken per speeltafel op 4 tot 6 spelers, afhankelijk van het kaartspel. Voor 20 gasten heb je meestal 4 tot 5 speeltafels nodig, plus eventueel een aparte buffettafel.
Hoe lang van tevoren moet ik een kaartspelavond organiseren?: Begin minimaal 3 weken vooraf met de locatie en uitnodigingen. Rond de spelkeuze en tafelschikking 7 dagen vooraf af en doe de boodschappen uiterlijk 1 dag voor de avond.
Hoeveel drankjes heb ik nodig voor een kaartspelavond?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Zet daarnaast koffie, thee en water klaar, zodat spelers niet alleen frisdrank of alcohol kiezen.
Hoe vroeg moet ik aanwezig zijn voor een kaartspelavond?: Kom minimaal 60 minuten voor aanvang naar de locatie. Voor een grotere groep met meerdere tafels is 90 minuten veiliger, omdat het opstellen, klaarleggen en testen van apparatuur tijd kost.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.