Kaartspelavond organiseren: checklist van voorbereiding tot start

Een kaartspelavond loopt soepel als je vooraf niet alleen spellen kiest, maar ook spelers, tafels en speltempo op elkaar afstemt. Begin met datum, locatie en uitnodigingen en verzamel meteen dieetwensen en spelvoorkeuren. Rond de deelnemerslijst op tijd af, zodat je het aantal tafels, stoelen, spellen en scorebladen kunt bepalen. Op de dag zelf draait het vooral om een duidelijke indeling, gekoelde dranken en spelmateriaal dat per tafel klaarligt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Spelvoorkeuren inventariseren
Deelnemerslijst afronden
Spellen selecteren
2 personen
Reserveringen maken
Spelregels controleren
2 personen
Scoreformulieren voorbereiden
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
Spelmateriaal verzamelen
2 personen
Dieetopties apart leggen
Locatie vrijmaken
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
2 personen
Tafels indelen per spel
2 personen
Servies klaarzetten
2 personen
Buffet inrichten
2 personen
Koffiepunt inrichten
Spellen en kaarten klaarleggen
2 personen
Regels en scorebladen klaarleggen
Verlichting en muziek testen
Ontvangsttafel klaarzetten

Event

Gasten ontvangen
2 personen
Aanwezigheid registreren
Spelregels toelichten
2 personen
Eerste speelronde begeleiden
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Tweede speelronde begeleiden
3 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Warme dranken serveren
Derde speelronde begeleiden
3 personen
Tafels opnieuw indelen
2 personen
Finaleronde begeleiden
3 personen
Eindscores verzamelen
2 personen
Winnaar bekendmaken
Laatste drankronde verzorgen
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Afval verzamelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Spellen controleren en inpakken
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Koelboxen legen en reinigen
Overgebleven voorraad opbergen
Geleende materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Stoelenaantal 28
Tafelkledenaantal 6
Kledingrek

Servies

Drinkglazenaantal 36
Koffiemokkenaantal 24
Bordenaantal 36
Kommetjesaantal 24
Vorkenaantal 36
Messenaantal 36
Theelepelsaantal 36
Serveerschalenaantal 8
Serveerlepelsaantal 6
Serveertangenaantal 4

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
IJsblokjesbakkenaantal 3
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Spelmateriaal

Kaartspellenaantal 12
Reserve kaartspellenaantal 2
Kaartschudmachinesaantal 2
Kaartbeschermhoezenaantal 6
Scoreblokkenaantal 6
Pennenaantal 24
Keukenwekkersaantal 4
Spelregelkaartenaantal 12

Decoratie

Tafelnummersaantal 6
Welkomstbord
Ballonnenaantal 24
Papieren slingersaantal 4

Verlichting

Tafellampenaantal 6
Lichtsnoerenaantal 3

Keuken

Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Koelmattenaantal 6

Schoonmaak

Afwasbakkenaantal 2
Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Bezemsaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Microvezeldoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Rond de deelnemerslijst uiterlijk een week vooraf af. Met het definitieve aantal spelers kun je tafels per spel indelen en voorkomen dat één tafel een speler tekortkomt.
Controleer de spelregels minimaal drie dagen vooraf en leg per tafel een spelregelkaart, scoreblok en meerdere pennen klaar. Zo verlies je bij de start geen tijd met zoeken of uitleggen.
Zet dieetopties apart en herkenbaar klaar voordat je het buffet inricht. Verzamel dieetwensen al bij de aanmelding, niet pas op de avond zelf.
Test verlichting, muziek en verlengsnoeren vóór de gasten arriveren. Controleer vooral of koffiezetapparaten, waterkokers en koelboxen veilig op de beschikbare stekkerdozen passen.
Leg spellen en kaarten per tafel klaar en houd reserve kaartspellen achter de hand. Plan bovendien een korte pauze tussen rondes, zodat spelers tijd hebben voor drankjes en het wisselen van tafel.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tafels heb ik nodig voor een kaartspelavond?: Dat hangt af van het aantal spelers en het aantal spelers per spel. Rond de deelnemerslijst uiterlijk een week vooraf af en deel daarna de tafels per spel in; houd bij voorkeur één extra tafel vrij voor materiaal of een reserve-indeling.
Wanneer moet ik uitnodigingen voor een kaartspelavond versturen?: Stuur de uitnodigingen minimaal drie weken vooraf. Vraag direct om aanmelding, dieetwensen en spelvoorkeuren en sluit de inschrijving ongeveer zeven dagen voor de avond.
Hoeveel scorebladen en pennen moet ik klaarleggen?: Leg per speeltafel minstens één scoreblok en twee pennen klaar. Voorzie daarnaast voor elke tafel twee extra pennen en enkele reserve scorebladen, zodat een lege pen de ronde niet onderbreekt.
Wanneer moet ik de kaartspellen en drankjes klaarzetten?: Verzamel en controleer het spelmateriaal uiterlijk de dag ervoor. Koel de dranken op de dag zelf enkele uren vooraf en leg spellen, regels en scorebladen klaar voordat de eerste gasten binnenkomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.