Zo organiseer je een jubileumwedstrijd

Begin met de vaste basis: bevestig datum en locatie, leg het wedstrijdprogramma vast en reserveer de scheidsrechter. Daarna verzamel je aanmeldingen, teamopstellingen en dieetwensen, zodat je catering en wedstrijdindeling op tijd kunt afronden. Plan de wedstrijddag in twee blokken: eerst veld, materialen en ontvangst, daarna buffet, muziek en versiering. De meeste problemen ontstaan doordat ballen, microfoon, stroom of koeling pas vlak voor de start worden gecontroleerd.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Wedstrijdprogramma vastleggen
2 personen
3
Scheidsrechter reserveren
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Cateringhoeveelheden bepalen
2 personen
8
Herinnering aan bezoekers sturen
9
Teamopstellingen verzamelen
2 personen
10
Prijzen en medailles bestellen
11
Boodschappen doen
2 personen
12
Dranken koelen
2 personen
13
Hapjes voorbereiden
3 personen
14
Wedstrijdmaterialen controleren
2 personen
15
Wedstrijdshirts klaarleggen
16
Locatie openen
2 personen
17
Veld en doelen controleren
2 personen
18
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
19
Partytenten opbouwen
4 personen
20
Versiering ophangen
3 personen
21
Cateringbuffet inrichten
3 personen
22
Koffie- en theepunt klaarzetten
2 personen
23
Muziek en microfoon testen
2 personen
24
Inschrijftafel klaarzetten
2 personen
25
EHBO-koffer plaatsen

Event

26
Teams en scheidsrechter ontvangen
3 personen
27
Bezoekers registreren
3 personen
28
Koffie en thee serveren
2 personen
29
Teams laten warmlopen
2 personen
30
Jubileumwedstrijd begeleiden
4 personen
31
Dranken bijvullen
2 personen
32
Hapjes aanvullen
2 personen
33
Ruststand en omroep verzorgen
34
Wedstrijdtenues verzamelen
2 personen
35
Winnaars huldigen
3 personen
36
Herinneringsfoto maken
2 personen
37
Buffet en borrel begeleiden
3 personen
38
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
39
Locatie afsluiten voor bezoekers
2 personen

Nazorg

40
Afval verzamelen
3 personen
41
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
42
Partytenten afbreken
4 personen
43
Servies afwassen
3 personen
44
Veld en kleedkamers schoonmaken
3 personen
45
Apparatuur uitschakelen
2 personen
46
Geleende materialen retourneren
2 personen
47
Overgebleven eten opslaan
2 personen
48
Locatie opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 3
Statafelsaantal 4
Kleedkamerbankenaantal 6

Sportmateriaal

Wedstrijdballenaantal 3
Reserveballenaantal 2
Pionnenaantal 20
Trainingshesjesaantal 24
Ballennettenaantal 2
Fluitjesaantal 2
Scorebord
Wedstrijdshirtsaantal 24

Servies

Bordenaantal 70
Glazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 60
Besteksetsaantal 70
Serveerschalenaantal 12
Koffiekannenaantal 3

Keuken

Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Serveerbestekaantal 12
Thermoskannenaantal 4

Apparatuur

Bluetoothspeaker
Microfoon
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 3

Decoratie

Jubileumbannersaantal 4
Ballonnenaantal 100
Ballongewichtenaantal 8
Tafelkledenaantal 8
Vlaggenlijnaantal 6

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Schoonmaaksponzenaantal 6
Emmersaantal 3
Handvegersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Stuur de uitnodigingen uiterlijk vier weken vooraf en vraag een uiterste aanmelddatum. Stuur zeven dagen voor de wedstrijd een herinnering met aanvangstijd, locatie en eventuele parkeerinformatie.
Maak de teamindeling en het programma minimaal één week vooraf definitief. Leg voor elk onderdeel een reservebal, trainingshesje en extra wedstrijdshirt klaar; zo hoef je bij een ontbrekend shirt niet te improviseren.
Bepaal de catering pas nadat de aanmeldingen en dieetwensen zijn verwerkt. Zet gekoelde dranken in koelboxen en bereid hapjes zo veel mogelijk op de dag zelf, zodat het buffet niet uren vooraf klaarstaat.
Plan de opbouw minstens twee uur voor de eerste wedstrijd. Controleer het veld, de doelen, het scorebord en de wedstrijdballen voordat je tafels, partytenten en het buffet definitief opstelt.
Test muziek en microfoon vóór de ontvangst en leg verlengsnoeren en stekkerdozen veilig buiten looproutes. Plaats de EHBO-koffer bij de inschrijftafel en wijs vooraf één persoon aan die de ontvangst bewaakt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een jubileumwedstrijd organiseren?: Begin ongeveer zes tot acht weken vooraf. Reserveer dan de locatie en scheidsrechter, verstuur de uitnodigingen en houd de laatste week vrij voor teamindeling, catering en materiaalcontrole.
Wanneer stuur ik de uitnodigingen voor een jubileumwedstrijd?: Stuur ze vier tot zes weken voor de wedstrijddatum. Geef een aanmelddatum die ongeveer twee weken voor het evenement ligt, zodat je daarna aantallen, dieetwensen en teams kunt verwerken.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw?: Plan minimaal twee uur vóór de eerste aftrap. Reken extra tijd als je partytenten, versiering, buffet, koffiepunt, geluidsapparatuur en een inschrijftafel tegelijk moet klaarzetten.
Wanneer controleer ik de wedstrijdmaterialen?: Doe een volledige controle uiterlijk één dag vooraf en herhaal de korte controle bij het openen van de locatie. Kijk onder meer naar wedstrijdballen, reserveballen, fluitjes, pionnen, scorebord, shirts en de doelen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.