Jubiläumswettkampf organisieren: So bleibt der Tag im Ablauf
Bei einem Jubiläumswettkampf müssen Spielbetrieb, Gäste und Feier gleichzeitig funktionieren. Beginne deshalb mit Termin, Ort und Spielplan, bevor du Einladungen verschickst oder Verpflegung planst. Danach sammelst du Anmeldungen, Ernährungswünsche und Teamaufstellungen und reservierst rechtzeitig die Schiedsrichter. Kurz vor dem Termin prüfst du Sportmaterial, Technik und Ausstattung vor Ort. Der Ablauf auf dieser Seite führt dich von der ersten Festlegung bis zum geöffneten Veranstaltungsort.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort bestätigen
2 Personen
- 2
Spielplan festlegen
2 Personen
- 3
Schiedsrichter reservieren
- 4
Einladungen verschicken
2 Personen
- 5
Anmeldungen bearbeiten
- 6
Ernährungswünsche erfassen
- 7
Cateringmengen festlegen
2 Personen
- 8
Erinnerung an Besucher senden
- 9
Teamaufstellungen sammeln
2 Personen
- 10
Preise und Medaillen bestellen
- 11
Einkaufen gehen
2 Personen
- 12
Getränke kühlen
2 Personen
- 13
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 14
Wettkampfmaterialien prüfen
2 Personen
- 15
Wettkampfshirts bereitlegen
- 16
Location öffnen
2 Personen
- 17
Feld und Tore prüfen
2 Personen
- 18
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 19
Partyzelte aufbauen
4 Personen
- 20
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 21
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
- 22
Kaffee- und Teestation vorbereiten
2 Personen
- 23
Musik und Mikrofon testen
2 Personen
- 24
Anmeldetisch vorbereiten
2 Personen
- 25
Erste-Hilfe-Koffer bereitstellen
Event
- 26
Teams und Schiedsrichter empfangen
3 Personen
- 27
Besucher registrieren
3 Personen
- 28
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 29
Teams einlaufen lassen
2 Personen
- 30
Jubiläumsspiel begleiten
4 Personen
- 31
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 32
Snacks auffüllen
2 Personen
- 33
Ruhemodus und Durchsagen übernehmen
- 34
Mannschaftstrikots einsammeln
2 Personen
- 35
Sieger ehren
3 Personen
- 36
Erinnerungsfoto machen
2 Personen
- 37
Buffet und Umtrunk betreuen
3 Personen
- 38
Benutztes Geschirr sammeln
2 Personen
- 39
Location für Besucher schließen
2 Personen
Nachbereitung
- 40
Abfall sammeln
3 Personen
- 41
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 42
Partyzelte abbauen
4 Personen
- 43
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 44
Spielfeld und Umkleiden reinigen
3 Personen
- 45
Geräte ausschalten
2 Personen
- 46
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 47
Übrig gebliebenes Essen lagern
2 Personen
- 48
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 2
- KlappischeAnz. 8
- KlappstühleAnz. 60
- BuffetischeAnz. 3
- StehtischeAnz. 4
- UmkleidebänkeAnz. 6
Sportmaterial
- WettkampfbälleAnz. 3
- ErsatzbälleAnz. 2
- KegelAnz. 20
- TrainingswestenAnz. 24
- BallennetzeAnz. 2
- PfeifenAnz. 2
- Anzeigetafel
- WettkampfshirtsAnz. 24
Geschirr
- TellerAnz. 70
- GläserAnz. 100
- KaffeetassenAnz. 60
- BestecksetsAnz. 70
- ServierschalenAnz. 12
- KaffeekannenAnz. 3
Küche
- KühlboxenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 3
- ServierbesteckAnz. 12
- ThermoskannenAnz. 4
Ausstattung
- Bluetooth-Lautsprecher
- Mikrofon
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 3
Dekoration
- JubiläumsbannerAnz. 4
- BallonsAnz. 100
- BallongewichteAnz. 8
- TischdeckenAnz. 8
- WimpelketteAnz. 6
Beleuchtung
- LED-LichterkettenAnz. 4
- BatterielaternenAnz. 6
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- ReinigungsschwämmeAnz. 6
- EimerAnz. 3
- HandfegerAnz. 3
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege zuerst Spielplan und Teamgröße fest. Davon hängen benötigte Wettkampfbälle, Ersatzbälle, Trainingswesten, Tore und die Einsatzzeit der Schiedsrichter ab.
- Verschicke die Einladungen früh genug und setze einen festen Anmeldeschluss. Frage dabei gleichzeitig nach Ernährungswünschen, damit Cateringmengen und Snacks nicht erst am Vortag angepasst werden müssen.
- Plane die Erinnerung an Besucher etwa 5 bis 7 Tage vor dem Wettkampf. Nenne darin Beginn, Ort, Park- oder Zugangshinweise und bitte fehlende Teamaufstellungen spätestens 2 bis 3 Tage vorher nachzureichen.
- Prüfe Wettkampfbälle, Ballnetze, Kegel, Pfeifen und die Anzeigetafel nicht erst beim Aufbau. Ein kurzer Funktionstest am Vortag zeigt, ob Ersatzbälle oder weiteres Material fehlen.
- Teile den Aufbau in feste Stationen auf: Feld und Tore prüfen, Tische und Stühle stellen, Partyzelte aufbauen, Buffet einrichten und Mikrofon sowie Lautsprecher testen. So bleibt am Veranstaltungstag Zeit für Anmeldetisch, Erste-Hilfe-Koffer und die Ausgabe der Wettkampfshirts.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Jubiläumswettkampf organisieren?
- Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Termin, Ort und Spielplan. Schiedsrichter, Einladungen und Preise oder Medaillen sollten spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Termin feststehen.
- Wann sollte ich die Teamaufstellungen einsammeln?
- Fordere die Teamaufstellungen mit der Anmeldung an und setze einen verbindlichen Abgabetermin 2 bis 3 Tage vor dem Wettkampf. So kannst du den Spielplan prüfen und fehlende Angaben noch nachfragen.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau vor einem Jubiläumswettkampf?
- Plane mindestens 2 bis 3 Stunden für Zelte, Mobiliar, Buffet, Dekoration und Technik ein. Feld, Tore und Wettkampfmaterial solltest du zusätzlich am Vortag kontrollieren, nicht erst kurz vor dem ersten Spiel.
- Wann soll ich Getränke kühlen und Snacks vorbereiten?
- Kühle Getränke am Vorabend oder mindestens 4 Stunden vor Beginn, abhängig von der Menge und den Kühlboxen. Snacks und das Cateringbuffet bereitest du so vor, dass alles 30 bis 45 Minuten vor dem ersten Spiel bereitsteht.
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