LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Checklist voor een jubileumtennistoernooi

Een jubileumtennistoernooi vraagt om meer dan banen en een wedstrijdschema. Je moet deelnemers op tijd bevestigen, catering en dieetwensen verwerken en controleren of alle sportmaterialen aanwezig zijn. Plan daarnaast een aparte ontvangstbalie, een buffet en een drankpunt, zodat de speeldag niet vastloopt. Met deze checklist werk je van datum en reserveringen naar voorbereiding, opbouw en ontvangst.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Toernooidatum vastleggen

  • Tennisbanen reserveren

  • Clubruimte reserveren

  • Toernooiformaat bepalen

    2 personen

  • Uitnodigingen opstellen

  • Uitnodigingen versturen

  • Aanmeldingen verwerken

  • Dieetwensen verzamelen

  • Wedstrijdschema opstellen

    2 personen

  • Deelnemers bevestigen

  • Prijzen en medailles bestellen

  • Catering bestellen

  • Boodschappenlijst controleren

  • Boodschappen doen

    2 personen

  • Dranken koelen

    2 personen

  • Hapjes voorbereiden

    3 personen

  • Toernooimaterialen verzamelen

    2 personen

  • Weersverwachting controleren

Event

  • Tafels en stoelen klaarzetten

    4 personen

  • Partytenten opzetten

    4 personen

  • Banen controleren

    2 personen

  • Netten en scoreborden plaatsen

    2 personen

  • Wedstrijdballen klaarleggen

  • Ontvangstbalie inrichten

    2 personen

  • Buffet en drankpunt inrichten

    3 personen

  • Versiering ophangen

    2 personen

  • Vrijwilligers instrueren

    2 personen

  • Deelnemers registreren

    3 personen

  • Toernooi openen

    2 personen

  • Wedstrijden begeleiden

    4 personen

  • Scores registreren

    2 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Hapjes serveren

    3 personen

  • Lunchbuffet aanvullen

    3 personen

  • Finales begeleiden

    3 personen

  • Jubileumtoespraak houden

  • Prijzen uitreiken

    2 personen

  • Borrel begeleiden

    3 personen

  • Afval verzamelen

    2 personen

Nazorg

  • Buffet en drankpunt opruimen

    3 personen

  • Tafels en stoelen opruimen

    4 personen

  • Partytenten afbreken

    4 personen

  • Servies afwassen

    3 personen

  • Clubruimte schoonmaken

    3 personen

  • Banen schoon en leeg opleveren

    2 personen

  • Materialen terugbrengen

    2 personen

  • Overgebleven voorraad opslaan

  • Borg en gehuurde spullen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Partytentenaantal 2
  • Tafelsaantal 8
  • Stoelenaantal 80
  • Buffettafelsaantal 3
  • Afvalbakkenaantal 6
  • Kapstokkenaantal 2

Sportmateriaal

  • Tennisballenaantal 48
  • Scorebordenaantal 6
  • Scorekaartenaantal 60
  • Pennenaantal 20
  • Fluitjesaantal 4

Apparatuur

  • Laptop
  • Printer
  • Verlengkabelsaantal 4
  • Stekkerdozenaantal 4
  • Draagbare speaker
  • Microfoon
  • Koelboxenaantal 4

Servies

  • Herbruikbare glazenaantal 100
  • Koffiekopjesaantal 60
  • Bordenaantal 100
  • Besteksetsaantal 100
  • Serveerschalenaantal 12
  • Opscheplepelsaantal 8

Keuken

  • Koffiezetapparatenaantal 2
  • Waterkokersaantal 2
  • Thermoskannenaantal 4
  • Snijplankenaantal 3
  • Messenaantal 6

Decoratie

  • Jubileumbanner
  • Ballonnenaantal 40
  • Tafelkledenaantal 8

Verlichting

  • Lichtslingersaantal 4

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Leg de toernooivorm vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Daarmee kun je in de uitnodiging meteen aangeven hoeveel wedstrijden deelnemers ongeveer spelen en wanneer aanmeldingen sluiten.
  • Verwerk dieetwensen direct bij de aanmeldingen en geef het definitieve aantal deelnemers uiterlijk bij de cateringbestelling door. Zo voorkom je dat speciale maaltijden of extra servies te laat worden geregeld.
  • Maak het wedstrijdschema pas definitief nadat de deelnemers zijn bevestigd. Print scorekaarten en leg pennen, fluitjes, scoreborden en wedstrijdballen per baan klaar voordat de ontvangst begint.
  • Controleer de weersverwachting uiterlijk 48 uur vooraf en bepaal dan of partytenten, extra tafels en stoelen nodig zijn. Zet de tenten en het buffet niet pas tijdens de eerste wedstrijden op.
  • Test laptop, printer, microfoon en draagbare speaker op locatie vóór de start. Leg verlengkabels en stekkerdozen klaar en richt de ontvangstbalie zo in dat deelnemers hun bevestiging snel kunnen vinden.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een jubileumtennistoernooi organiseren?
Leg de datum en tennisbanen bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen daarna direct, zodat je uiterlijk 2 weken voor het toernooi het deelnemersaantal en de dieetwensen kunt bevestigen.
Wanneer maak ik het wedstrijdschema voor een jubileumtennistoernooi?
Maak een voorlopig schema zodra het toernooiformaat vaststaat en werk het definitieve schema uit nadat de aanmeldingen zijn gesloten. Plan de definitieve versie uiterlijk 3 tot 5 dagen voor de speeldag, zodat je scorekaarten kunt printen.
Hoeveel tennisballen heb ik nodig voor een jubileumtennistoernooi?
Leg per baan minimaal één nieuw pak wedstrijdballen klaar en houd daarnaast reserveballen achter de hand. Bij meerdere banen is het verstandig om per baan minstens 3 extra ballen beschikbaar te hebben voor verlies of slijtage.
Wanneer regel ik catering en drank voor het toernooi?
Bestel de catering zodra het verwachte aantal deelnemers bekend is, meestal 2 tot 3 weken vooraf. Koel de dranken uiterlijk de avond ervoor en zet buffet, herbruikbare glazen, kopjes en serveerschalen vóór de ontvangst klaar.

Plannen die hierop lijken

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!